Vad är syftet med ett Inköpsordersystem?

Vad är syftet med ett Inköpsordersystem?

vid någon tidpunkt under småföretagets verksamhet måste du definitivt köpa varor eller tjänster från ett annat företag. Oavsett om det är en massa små inköp eller några stora inköp, behöver du ett sätt att spåra beställningarna. Med ett inköpsordersystem kan du skapa och utföra orderna – från inköpsrekvisitionen hela vägen till leverantörsbetalning för att effektivisera din inköpsprocess.

hur ett Inköpsordersystem fungerar

när du har konfigurerat systemet med alla användare i din organisation – från personal som kan begära objekt till avdelningscheferna som godkänner inköp, till inköpsavdelningen som hanterar större inköp, blir det enkelt att automatisera godkännandeprocessen och skicka saker till leverantörsreskontraavdelningen för att hantera fakturabetalning.

inköpsrekvisition

när någon behöver varor eller tjänster för verksamheten skapar de en inköpsrekvisition som beskriver vad de behöver, vem de behöver det från, när de behöver det, var det kommer att levereras och hur mycket det kostar.

därifrån går det till lämplig anställd för godkännande. Om det inte är godkänt kan den anställde notera varför det avvisades eller begära ändringar före godkännande.

inköpsorder

när inköpsrekvisitionen är godkänd blir den en officiell inköpsorder som skickas till leverantören. När det har godkänts av leverantören blir det ett juridiskt bindande avtal och kräver att säljaren skickar de varor eller tjänster som har beställts.

varje PO tilldelas ett beställningsnummer för Enklare spårning genom systemet. Den innehåller allt från rekvisitionen, tillsammans med faktureringsadressen och eventuella ytterligare villkor.

beställning uppfylld

vid denna tidpunkt har säljaren skickat varorna eller tillhandahållit de beställda tjänsterna. Leverantören ska tillhandahålla spårningsinformation, så att din organisation vet när den ska förvänta sig att sändningen kommer fram.

mottagna varor

när sändningen anländer, bekräftar någon i organisationen mottagandet av varorna. Eftersom objekt kan komma i flera försändelser, är det viktigt att kontrollera följesedeln mot objekt som beställts varje gång, för att säkerställa att du fått endast objekt som du beställt, och bara betala för vad du får.

Fakturabehandling

inköpsordersystemet bör automatisera processen med trevägsmatchning, jämföra inköpsordern med de mottagna varorna, till leverantörsfakturan. I händelse av att något inte matchar, flaggas det för manuell intervention.

när allt matchar överförs det automatiskt till leverantörsavdelningen för betalning. Detta säkerställer att inga fakturor faller genom sprickorna, så att du snabbt kan betala alla dina leverantörer, vilket stärker leverantörsrelationer och potentiellt låter dig fånga rabatter för tidig betalning.

i organisationer där en avdelning hanterar budgeten, en annan gör inköp och ännu en betalar räkningarna, låter ett inköpsordersystem alla se vad som händer i realtid, medan papperssystem lämnar gott om utrymme för fel.

fördelar med ett Inköpsordersystem

förbättra Ordernoggrannheten

att skicka en inköpsorder till din leverantör är ett lagligt erbjudande att göra ett köp. Om leverantören accepterar beställningen utgör den ett juridiskt dokument mellan dig och leverantören. Innan leverantören accepterar beställningen finns det inget kontrakt.

använda inköpsorder ger korrekt dokumentation av vad som beställts, i händelse av en tvist. PO listar kvantiteter, artikelbeskrivningar, pris, rabatter, leveransdatum och instruktioner, så det finns minskad risk för fel jämfört med en muntlig order.

att se till att detaljerna på PO är korrekta kommer också att göra det mycket lättare att betala den tillhörande fakturan.

bättre inköpshantering

eftersom PO-systemet beskriver kostnader innan ett jobb börjar är det lättare att se hur budgetar påverkas. Du kan göra en beställning för ett enda projekt, eller flera projekt samtidigt.

när du beställer varor eller tjänster för ett projekt, tillämpa projektreferensen på beställningen så att du kan länka varorna på beställningen till projektet. Detta automatiserar fördelningen av lager och kostnader för projektet i varje skede av inköpsorder livscykel, så att du kan ge korrekta offerter.

om du vill att din POs ska vara korrekt måste du beräkna faktiska inköpsorderkvantiteter för att bestämma kostnaderna innan ett projekt börjar.

spara tid och pengar

när leverantörer skickar fakturor som refererar till ditt PO-nummer behöver anställda inte spendera tid på att kontrollera att räkningen är legitim. Eftersom PO blir ett kontrakt när leverantören accepterar det, eliminerar det eventuella tvister i det avseendet.

på grund av PO-processen bör fakturan föras in i ditt bokföringssystem med hänvisning till den ursprungliga PO, registrera leverans och uppdatera lagernivåerna automatiskt. Snabbare betalningstider innebär att du sparar pengar när det gäller fakturahanteringskostnader eftersom det tar mindre tid att bearbeta dem, så att ditt team kan vara produktivt med andra uppgifter.

gör affärer med myndigheter

majoriteten av myndigheter betalar inte fakturor förrän de får en giltig inköpsorder. Utan möjligheten att skapa POs är du begränsad när det gäller dina affärsmöjligheter.

om du producerar inköpsorder berättar du för andra att du är på toppen av din ekonomi och kassaflöde, så att du kan få mer förtroende över företag som inte använder ett inköpsordersystem.

effektivisera ditt lager

med en effektiv inköpsorderprogramvara på plats kan du enkelt se din finansiella investering på lager för bättre lagerhantering. Du kommer att kunna se aktuella lagernivåer, ordna nivåer, lager på is och gratis lager. Detta ger dig en nivå av tydlighet och kontroll som många företag saknar – vilket leder till lagerbrist. Att använda inköpsorder ger dig synlighet i alla dessa områden, förutom kostnader och försäljningsprocess, så att du bättre kan se vinstmarginalerna på var och en av dina produkter.

upptäck dina bästa leverantörer

vet du att dina bästa leverantörer är? Vet du vem du beställer de flesta av dina produkter från? Vet du vad du har betalat för tidigare produkter, och om du ska få rabatter per ditt kontrakt eller på grund av din köpvolym?

många företag lämnar dessa frågor obesvarade, och som sådana gör sig själva en stor otjänst.

ditt inköpsordersystem gör att du snabbare och enkelt kan se vilka leverantörer som tar hand om de flesta av dina behov. Du kommer också att kunna avgöra vilka leverantörer som inte håller upp sin del av fyndet – genom konsekventa sena leveranser, slut på lagervaror och så vidare.

denna information kan du se när det är dags att släppa en leverantör till förmån för en annan leverantör, eller när det är dags att förhandla bättre betalningsvillkor med några av dina leverantörer.

drift med ett solidt inköpsordersystem säkerställer att ditt företag har tillgång till mycket information som hjälper dig att fatta datadrivna beslut. Med information om vad du spenderar, var du spenderar det och vem du spenderar det med hjälper du dig att informera val i framtiden för att påskynda tillväxten och förbättra lönsamheten.