vikten av att planera ett affärsdokument

att skriva är den roliga delen. Redigering är den svåra delen. Vet du vad den första delen är? Planering! Vad du gör innan du skriver är lika viktigt som vad du skriver. Att planera ett affärsdokument och använda en kontur är värdefulla verktyg du bör nå först i din författares verktygslåda.

varför planera ett affärsdokument är viktigt

effektiv affärskommunikation kräver att du använder de tre C: erna: skriv tydligt, koncist och övertygande. Om ett affärsdokument är dåligt skrivet, innehåller många stavnings-eller grammatikfel, saknar organisation eller inte identifierar problemen, får din läsare ett dåligt intryck. För att behålla ditt rykte som professionell måste du därför ge tid för planering innan du börjar skriva ett affärsdokument.

vad planering innebär

planering tar tid—från några minuter till några timmar beroende på dokumentstorlek, detaljmängd och viktnivå.

att planera ett affärsdokument kräver att du:

• definiera tydligt syftet
• Känn din publik
• skissera viktiga punkter

håll fokus på syftet med Affärsdokumentet

identifiera ditt syfte och håll fokus. Visst, du kan behöva ta in ytterligare stödmaterial för att göra din poäng. Men den kompletterande informationen bör aldrig överträffa det primära syftet.

för att få din huvudpunkt att sticka ut, försök använda dessa tips:

• Håll formatet visuellt enkelt (undvik dekorativa, distraherande teckensnitt)
• identifiera omedelbart problemet
• förutse och svara på eventuella frågor som din läsare kan fråga
• ge data, bevis eller skäl som stöder din huvudpunkt
• Erbjud en lösning eller lägg ett förslag

kolla in följande exempel. Lägg märke till hur e-postmeddelandet identifierar problemet( mötet), förutser frågor (är det obligatoriskt?), ger motivation (det kommer att påverka dig direkt), och ger tydlig riktning vad läsaren behöver göra (skicka memo).

ämnesrad:möte på onsdag kl 10: 00

kära Sue,

jag skickar e-post till dig angående ett viktigt möte som kommer upp nästa vecka. Detta möte kommer att hållas på onsdag kl 10: 00, och alla anställda måste vara närvarande. Jag vet att du är ganska upptagen som chef för ekonomiavdelningen och uppskattar att mötets timing kanske inte är perfekt. Detta möte kommer dock att täcka ett nytt företagsomfattande initiativ som direkt påverkar din avdelning.

skicka ett meddelande till alla anställda under din övervakning angående detta möte och betona behovet av deras närvaro. Låt mig veta när detta är gjort.

jag uppskattar din hjälp i detta avseende. Tveka inte att nå ut till mig med några frågor.

med vänliga hälsningar,

Jeff

organisera ditt affärsdokument

du kan utöva din rätt att ha en oorganiserad garderob. Du kan inte utöva den rätten när det gäller affärsskrivning. Affärskommunikation kräver ett organiserat tillvägagångssätt. Om din läsare är förvirrad av vad du har skrivit eller inte vet vilken åtgärd du förväntar dig att ta, är det ett stort misslyckande.

gör det därför ett mål att skriva på ett organiserat, sammanhängande sätt. Meningarna och styckena ska flöda naturligt och vägleda läsaren från ett ämne till ett annat. Använd korrekt formatering av affärsdokument. Och en utmärkt övning som hjälper dig att organisera och presentera ditt skrivande är att använda en kontur.

använd en disposition

en disposition låter dig tänka på vad du behöver säga och hur du gör det i en ordning som är meningsfull. Börja med dina huvudpunkter. Lägg sedan till delämnen som stöder huvudpunkten. När du skriver ner dessa börjar du se var du kan behöva ändra ordningen. Eller uppmanas att lägga till Kompletterande information.

en annan fördel med att använda en kontur: det tvingar dig att sakta ner. Att skriva för snabbt leder till röriga misstag. En kontur gör att du slår paus, tänker långsamt på bilden du försöker måla för din läsare och eliminerar nonessentials.

här är ett exempel på en grundläggande disposition:

Titel: Lås din kontorsdörr

1. alla anställda måste börja låsa sina kontorsdörrar på natten
   1. ange orsakerna till att detta behövs
   2. förklara att detta gäller omedelbart
2. diskutera nya lås som ska installeras
   1. nya nycklar som ska ges ut
   2. Vad gör du om du förlorar din nyckel
3. slutsats: berömma anställda för deras stöd för detta nya initiativ

glöm inte att redigera ditt företagsdokument

ditt företagsdokument är inte klart förrän du har bevisat det. Läs, redigera, upprepa. Underminera inte trovärdigheten i ditt arbete med skrivfel, skiljetecken och felaktigheter.

Copyeditors använder detta trick för att hitta några långvariga grammatiska eller typografiska fel i texten: Läs det högt i sin helhet. Och gör det i långsam takt. Lyssna noga efter vad som låter av. Kanske skrev du förlora när du menade att säga lös. Eller du utelämnade ett ord. Och du kommer att höra när du har angett samma punkt två gånger i ett stycke.

att skriva ett professionellt affärsdokument är ingen lätt uppgift. Men med rätt planering, organisera dina tankar genom att använda en kontur och tillämpa ovanstående tips kan du behärska konsten att skriva affärsdokument.