Una Guía para Órdenes de Trabajo y Gestión de Órdenes de Trabajo (Muestra Incluida)

Una orden de trabajo es el tejido conectivo entre un cliente y el trabajo que desea realizar. Las órdenes de trabajo actúan como el rastro de papel que define lo que se debe hacer, por cuándo y por cuánto dentro de una organización. La gestión de órdenes de trabajo es el alma de muchas industrias que brindan servicio y mantenimiento.

La mayoría de nosotros hemos firmado o se nos ha dado una orden de trabajo, pero al igual que gran parte de lo que es común, realmente no tenemos una idea firme de lo que es y por qué es un enlace tan crucial en muchas transacciones comerciales.

¿Qué es una Orden de trabajo?

Una orden de trabajo es un documento que describe un trabajo entre un cliente y un contratista. Las órdenes de trabajo se pueden generar para su uso dentro de una organización, probablemente con un software de gestión de trabajo, pero generalmente sirven como un contrato entre el cliente y quien contrata para ejecutar el trabajo deseado.

Una orden de trabajo incluye una descripción del trabajo con una estimación de lo que costará realizarlo, incluida la mano de obra, las piezas y los materiales. Es posible que haya formularios adjuntos dependiendo del tipo de trabajo que esté asignando, lo que puede requerir permisos u otros documentos.

La orden de trabajo también tendrá información sobre el lugar donde se necesita el trabajo, quién lo llevará a cabo y el plazo en el que debe completarse. La información del cliente también se incluye y se puede utilizar como factura de la obra.

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¿Para Qué Se Utilizan Las Órdenes de Trabajo?

Las órdenes de trabajo estandarizan el flujo de trabajo y crean un proceso sencillo y rápido para la programación, asignación y seguimiento del trabajo, al tiempo que documentan los recursos y el seguimiento del rendimiento.

Las órdenes de trabajo se utilizan principalmente en la industria de la construcción para solicitudes de servicio, pero también se pueden usar para productos, inspecciones y auditorías. Es posible que no siempre se haga referencia a las órdenes de trabajo como tales. Por ejemplo, en la fabricación, una orden de trabajo a menudo se llama orden de venta cuando se va a llevar a cabo una construcción o ingeniería.

Independientemente de la industria en la que se use una orden de trabajo, se usa para rastrear y monitorear el estado del trabajo para asegurarse de que se termine a tiempo y dentro del presupuesto. Esto es cierto cuando las órdenes de trabajo se utilizan en el servicio de campo o dentro de una industria que se encarga de la inspección regular. En ese sentido, actúan casi como un informe sobre el estado de los proyectos.

Tipos de órdenes de Trabajo

En términos de estructura, hay varios tipos de órdenes de trabajo.

• Cotizaciones: Este tipo de orden de trabajo es una lista de productos con sus precios incluidos. Estas cotizaciones se capturan y el cliente puede tomar la decisión de si cumple con sus requisitos financieros para el trabajo. Estos productos no están comprometidos con el inventario.Pedidos
• : La diferencia entre una orden de trabajo de cotización y una orden de trabajo basada en pedidos es que esta última es una lista de productos que es más probable que compre el cliente. Por lo tanto, se pueden asignar a un inventario.
• Orden de Trabajo No Planificada: Esto aborda el trabajo que no se ha planificado con anticipación, como cuando la maquinaria se descompone o cuando hay un mantenimiento correctivo urgente y no planificado del producto.
• Orden de trabajo planificada: Cuando tiene un trabajo que se repite y se puede programar con anticipación, como el mantenimiento preventivo u otras actualizaciones automáticas, se denomina orden de trabajo planificada.
• Orden de trabajo interna: Estas son órdenes de trabajo que se originan de alguien en la organización y se envían a otra persona dentro de la misma organización. La mayoría de las órdenes de trabajo internas son digitales.
• Orden de trabajo externa: Cuando una orden de trabajo se origina fuera de la organización, se denomina orden de trabajo externa. A menudo se revisan y programan antes de la ejecución.
• Orden de trabajo manual: Los gerentes de mantenimiento a menudo programan órdenes de trabajo manuales a mano después de recibir una solicitud de trabajo. Asignan órdenes de trabajo manuales al miembro del equipo correspondiente, ya sea interna o externamente.
• Orden de trabajo automática: Cuando se puede configurar una orden de trabajo para programar automáticamente las tareas a los empleados correspondientes, a menudo a través de una herramienta de software, se denomina orden de trabajo automática.

Si estás hablando de una orden de trabajo de servicio, entonces en lugar de un producto, estás detallando el horario para que se entregue ese trabajo.

Estos tipos son algo flexibles, ya que una vez que se realiza la orden de trabajo, se puede cambiar de una cotización a una orden, detallando cuántos productos en la cotización se pueden comprometer. Un pedido a una cotización tiene información solo para pedidos, como una fecha de autorización.

Muestra de orden de trabajo

Es posible que se pregunte qué debe estar en una orden de trabajo para obtener el resultado más efectivo. Para obtener una mejor idea general de las órdenes de trabajo y lo que implican, veamos una muestra. ProjectManager.com tiene una serie de plantillas de gestión de proyectos gratuitas, y en la imagen siguiente se muestra una versión completa de nuestra plantilla de orden de trabajo. Describiremos los diferentes elementos de la orden de trabajo y cómo usarlos.

Información de contacto e interna

Nuestra plantilla de orden de trabajo gratuita se puede personalizar para adaptarse a los perímetros de su negocio, pero está completamente cargada con lo básico. En la parte superior es donde se captura gran parte de la información pertinente, como el nombre de la empresa, la dirección y el contacto.

También hay un lugar para agregar el número de orden de trabajo, que es clave para realizar un seguimiento del trabajo y encontrar la orden de trabajo rápidamente. Las fechas están incluidas para cuándo se emite la orden de trabajo, cuándo se espera que el trabajo comience, finalice y cuándo se complete.

Se puede establecer un nivel de prioridad. Se identifica a la persona que solicitó la orden de trabajo y se proporciona una identificación de cliente para uso interno. Para las organizaciones más grandes, se puede especificar el departamento.

Descripción del trabajo

La carne de la orden de trabajo es, por supuesto, el trabajo y su mano de obra y materiales relacionados. Aquí se describe el trabajo, se identifica a quién se factura y, si es necesario, se identifica a dónde se enviará el trabajo.

A continuación se muestra una descripción detallada del trabajo a realizar y cuántas horas se tardará en realizar cada tiempo de línea, así como la tasa del trabajador encargado del trabajo. Esto se totaliza.

Materiales requeridos

La siguiente sección de nuestra muestra de orden de trabajo enumera los materiales necesarios para completar el trabajo, cuánto de cada uno, el costo y cualquier impuesto aplicable. Todo esto se suma al total anterior para un subtotal. Cualquier cargo adicional se agrega a este subtotal para alcanzar el precio total de la orden de trabajo.

Finalmente, hay espacio para agregar información adicional. Luego hay una firma y una fecha. De nuevo, este es un ejemplo de orden de trabajo, pero algunos ajustes se pueden aplicar a casi cualquier orden de trabajo que tenga que producir.

Principios Clave de la Buena Gestión de Órdenes de Trabajo

Una orden de trabajo es, en efecto, una tarea. Es una forma de describir, asignar y rastrear un trabajo para asegurarse de que se complete a tiempo y dentro de un presupuesto acordado. Gestionar la creación y el flujo de una orden de trabajo a medida que se mueve desde el inicio hasta la ejecución y finalización es clave.

El proceso de gestión de órdenes de trabajo sigue tres sencillos pasos:

1. Crear una nueva orden de trabajo: Ya sea una orden de trabajo tangible o digital, es importante asignar a la persona o personas correctas detalles sobre esta tarea, incluida información como el propósito, el nivel de prioridad, la información descriptiva y más.
2. Tráfico a través de la organización: Asegúrese de que el destinatario tenga la información necesaria para completar la orden de trabajo de acuerdo con sus especificaciones.
3. Cierre la orden de trabajo cuando esté completa: Para mantener el flujo de trabajo organizado, asegúrese de que todas las órdenes de trabajo se hayan completado antes de crear una nueva orden de trabajo.

En cuanto a los que participan en la gestión de órdenes de trabajo, incluyen a la persona que solicitó el trabajo, la persona autorizada para aprobarlo y los que lo realizan.

Tener algún mecanismo de informes también ayudará a realizar un seguimiento del trabajo y asegurarse de que esté terminado en la fecha límite. Una vez terminado, se requiere el pago, por lo que la nómina debe estar involucrada para administrar los pagos iniciales y luego el pago final.

Cómo Gestor de proyectos.com Agiliza la Gestión de Órdenes de Trabajo

ProjectManager.com es un software galardonado que ayuda a organizar el trabajo e impulsar la eficiencia. La generación, el seguimiento y el pago de órdenes de trabajo se mejoran con nuestra herramienta basada en la nube que le proporciona datos en tiempo real para saber siempre si se está ajustando a lo programado.

Los tableros Kanban se pueden usar para crear órdenes de trabajo, agregar archivos adjuntos, establecer prioridades y realizar un seguimiento del progreso. Estos tableros son particularmente atractivos para aquellos que prefieren un flujo de trabajo visual. Las órdenes de trabajo se realizan en tarjetas digitales que luego se colocan debajo de columnas que representan las fases del trabajo, que se pueden personalizar para que coincidan con la nomenclatura de su organización.

Realizar un seguimiento del progreso para obtener mejores resultados

Realizar un seguimiento del progreso en paneles que reflejan automáticamente las actualizaciones de estado y calculan métricas como tiempo, tareas, costos y más. Por ejemplo, si está preparando una orden de trabajo mecánico y su equipo está en el campo, siempre y cuando tengan conectividad a Internet, pueden actualizar su estado o colaborar comentando a nivel de tarea.

El tiempo de trabajo registrado también se puede rastrear con hojas de tiempo que también optimizan la nómina. Son seguros y fáciles de usar. Nuestro almacenamiento de archivos ilimitado significa que puede usar la herramienta como un centro centralizado para administrar todas sus órdenes de trabajo.

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