5 Formas clave de mejorar Su Proceso de Admisión de Pacientes

Desde la admisión de llamadas y el proceso de recepción / registro, su práctica médica puede hacer una serie de cosas para garantizar que los pacientes sean recibidos y traídos a su práctica de una manera óptima. Desea asegurarse de que tiene un proceso de admisión sin problemas: uno que garantice que su consultorio tenga toda la información necesaria sobre sus pacientes, así como que proporcione una experiencia más fluida para sus pacientes. Pruebe estas estrategias para asegurarse de que está optimizando el proceso de admisión de pacientes en su consulta.

Paso Uno: Optimice Sus Formularios

Sus formularios de admisión proporcionan una gran cantidad de información a los médicos y enfermeras a lo largo de su práctica. Establecen información crítica sobre su paciente, desde su edad y sexo, hasta la razón por la que está en su consultorio. Si bien desea asegurarse de capturar toda la información relevante, también es importante asegurarse de no pedirle a los pacientes que proporcionen más información de la que realmente es necesaria. Las solicitudes de información excesivas pueden ralentizar el proceso de admisión y dificultar que los pacientes se registren en su consultorio. Pruebe algunas de estas estrategias para optimizar el proceso.

• Opte por formularios en línea en lugar de formularios en papel. Esto no solo ayudará a evitar malentendidos en el extremo del médico (no más mala escritura o casillas que “podrían” haber sido marcadas), sino que ayudará a obtener la información frente a los miembros de su personal más rápido.
• Omitir información innecesaria.
• Hace necesario que los pacientes completen toda la información necesaria, incluido el motivo de su visita a su consultorio en un día determinado, antes de que puedan terminar el formulario.
• Asegúrese de recopilar información del seguro como parte de la admisión. Los pacientes deben tener sus tarjetas de seguro con ellos en la visita!
• Personalice sus formularios de acuerdo con las respuestas de los pacientes. Por ejemplo, una pregunta común es: “¿Bebes alcohol?”Si el paciente responde “No”, no hay necesidad de responder más preguntas. Por otro lado, si el paciente responde “Sí”, debería aparecer una nueva pregunta: “¿Cuánto / con qué frecuencia bebe?”Esto ayudará a agilizar el proceso para muchos pacientes.

Paso dos: Recopile firmas en línea También

Ya sea que esté llenando documentos o firmando su póliza HIPAA, siga adelante y opte por la recolección en línea. Este método sin papel hará que sea mucho más fácil para el personal de su oficina conectar la información necesaria sobre los pacientes, archivarla y proteger esa información dentro de sus sistemas cifrados. En muchos casos, una firma rápida en un bloc de notas es mucho más efectiva y eficiente que un sistema de papel, y con el tiempo, puede ahorrarle a su oficina una cantidad significativa de dinero en papel.

Paso tres: Validar el seguro LO antes posible

Cobrar los pagos de los pacientes a menudo es una de las partes más difíciles del proceso de admisión de pacientes. Muchas oficinas lo hacen al revés: en lugar de cobrar al comienzo de la cita, antes de que se vea al paciente, intentan cobrar copagos, deducibles y otros pagos después de que se hayan prestado los servicios. En algunos casos, recaudar esos fondos puede volverse increíblemente difícil. En su lugar, siga estos pasos para asegurarse de que puede cobrar el pago del paciente por adelantado.

• Solicite información de seguro en cada cita. Valide esa información.
• Asegúrese de estar familiarizado con la cobertura que tiene cada paciente y cuánto será responsable de pagar por cada cita. Déles acceso a esa información al principio del proceso para que puedan cancelar la cita o reprogramarla si es necesario para poder asumir sus responsabilidades financieras.
• Recoja el pago antes de que el paciente regrese a ver al médico. Esto no solo garantiza que pueda cobrar el pago, sino que también hace posible que el paciente se vaya más rápido cuando termine la cita, y evitará posibles malentendidos.

Paso cuatro: Ofrezca documentación previa a la cita

Antes de que su paciente llegue a la cita, debe tener la oportunidad de completar toda esa documentación y estar listo para comenzar. Esto hará que sea más fácil mover al paciente hacia atrás para su cita cuando llegue a la oficina. Si está llenando ese papeleo en línea, es fácil enviar un enlace a sus pacientes antes de que lleguen. Sugerencia: asegúrese de usar el nombre de su consultorio en la dirección de correo electrónico e incluirlo como parte de la línea de asunto para ayudar a garantizar que los pacientes abrirán el correo electrónico a medida que se les envíe. Esto creará un proceso más fluido y aumentará las probabilidades de que los pacientes lleguen a la cita con su información completada.

Paso Cinco: Utilice la solución de software adecuada

Desea una solución de software que le ayude a gestionar las relaciones con los pacientes y a garantizar que pueda observar a los pacientes a medida que avanzan en el proceso con su oficina, ya sea en los pasos iniciales para convertirse en paciente o en los pasos posteriores a medida que se convierten en pacientes recurrentes o interactúan con su oficina con mayor frecuencia. Necesita un software de relación con el paciente que rastree el volumen de llamadas, rastree a los pacientes potenciales y ayude a mejorar su relación con los proveedores de referencia para que le resulte más fácil conectarse con sus pacientes. Su software también puede facilitar el cobro de pagos, la identificación de información sobre sus pacientes y la confirmación de la información del seguro. Asegúrese de elegir un proveedor de software que le ayude a gestionar todas sus necesidades de interacción con el paciente y que se integre fácilmente con sus sistemas existentes.

Administrar el proceso de admisión de pacientes es una actividad continua que puede presentar una amplia gama de desafíos, particularmente a medida que su consulta se hace más grande. Sin embargo, al seguir estos pasos clave, puede garantizar una experiencia más fluida tanto para sus empleados de oficina como para sus pacientes, dejándole más tiempo para concentrarse en los elementos más importantes de la atención al paciente.

¿Está buscando más ayuda para optimizar su proceso de admisión de pacientes? Póngase en contacto con nosotros para saber cómo podemos crear una ingesta más eficiente, ya sea que esté mejorando la captura de pacientes o buscando un mejor servicio al cliente para todos sus pacientes. Advantage Healthcare Consulting proporciona nuestra experiencia a su práctica, lo que le permite crear políticas y procedimientos más efectivos.