Cómo Dirigir correctamente una Llamada de conferencia

Si se te ha encomendado llevar a cabo una reunión telefónica, puede ser intimidante, especialmente si no sabes cómo dirigir una llamada de conferencia. Hay muchas partes móviles y, dependiendo de las circunstancias, muchas pueden depender del éxito de la llamada.

Pero no se preocupe. Aprender a dirigir una conferencia telefónica es bastante sencillo. Hemos recopilado una lista de los elementos esenciales que te ayudarán a dirigir adecuadamente una conferencia telefónica sin perder el ritmo. Además, el servicio de conferencias telefónicas de la marca Bridge Line es una herramienta poderosa que puede ayudarlo a dirigir llamadas de conferencia como un profesional.

Antes de la llamada

Lo que hay que saber sobre cómo dirigir una llamada de conferencia es que gran parte del trabajo ocurre incluso antes de que comience la llamada. Es vital establecer una agenda de conferencia telefónica antes de comenzar a dirigir una. Como cualquier otra cosa, la preparación es clave para dirigir una conferencia telefónica efectiva.

Elija un Servicio de Conferencias Telefónicas. Si su empresa aún no tiene un servicio de conferencias telefónicas de consulta, le corresponde a usted elegir uno. Hay muchos proveedores de llamadas de conferencia diferentes en el mercado, por lo que tendrá que investigar un poco para encontrar uno que se ajuste mejor a las necesidades de su negocio. Obviamente, somos un poco parciales, ya que ofrecemos una gran cantidad de funciones de conferencia, como líneas de conferencia dedicadas, saludos telefónicos profesionales, llamadas de conferencia gratuitas y más (todas las funciones de conferencia que realmente querrá usar), pero asegúrese de obtener las funciones que necesitará para su conferencia. Considere cosas como el número de personas que llaman, si necesitará o no llamadas internacionales, y lo fácil que es administrar a las personas que llaman y las llamadas.

Programe una hora para la Conferencia. No se deje intimidar por programar una hora conveniente si cree que no sabe cómo realizar una conferencia telefónica. A menudo, la mejor manera de programar una llamada es enviando un correo electrónico a todos directamente. Puedes intentar usar una herramienta de programación como Doodle, pero es más probable que la gente responda si te comunicas directamente.

Crear una Agenda de llamadas. Probablemente el paso más importante en cómo dirigir una llamada de conferencia, la agenda es la herramienta más poderosa para tener una llamada efectiva. Al crear una agenda de llamadas, asegúrese de especificar quién hablará para cada parte de la llamada. Esto establecerá expectativas claras, ayudando a todos a saber de qué serán responsables en la llamada y, en última instancia, conducirá a una mejor conferencia.

Envíe la Información de acceso telefónico. Unos días antes de la llamada, asegúrese de que todos tengan toda la información que necesitarán para unirse. Incluya todos los detalles de unión, incluido el número de acceso telefónico y cualquier código de acceso o PIN. La línea Bridge de marca ofrece llamadas de conferencia seguras y conexiones sin pin o sin pin, lo que alivia el dolor de unirse a llamadas de conferencia. A veces puede ser útil enviar un recordatorio 5-10 minutos antes de que comience la llamada, para que todos puedan acceder fácilmente a la información de acceso telefónico, sin tener que buscar en correos electrónicos antiguos.

Grabando la llamada. Ya sea que tome notas o no, o que designe a otra persona para que tome notas, es vital que haya un registro de lo que sucedió en la conferencia telefónica. Aprender a dirigir una conferencia telefónica también te ayudará a aprender a dirigir una gran reunión. Una de las partes más importantes de cualquier reunión es distribuir un resumen después del hecho, lo que requiere que alguien tome notas durante la llamada.

La marca Bridge Line también ofrece servicios de grabación y transcripción de llamadas de conferencia. Estos pueden ser útiles si tiene que revisar parte de la llamada por cualquier motivo. Tomar notas sigue siendo la mejor manera de crear un resumen, pero tener una grabación o transcripción completa es una gran opción si está dirigiendo una llamada importante y no puede arriesgarse a perderse un momento.

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