Cómo Escribir un Correo Electrónico de Recordatorio de Evento Efectivo

Ahora que los clientes están acostumbrados a recibir toneladas de promociones, solo la preocupación y el aprecio sinceros pueden atraer su atención hacia una campaña de marketing por correo electrónico. Y los correos electrónicos de recordatorio de eventos son una buena manera de hacerlo.

Una vez que las personas hayan comprado sus productos, ya sea un boleto para una conferencia o un video tutorial, puede pensar que su misión se ha completado aquí. Pero los humanos, al estar extremadamente ocupados, tienden a olvidarse de cualquier tipo de evento. Y tenemos que recordarles educadamente que se presenten a un concierto o a un seminario web. Al enviar correos electrónicos de recordatorio, en realidad mostramos nuestro respeto y preocupación. De esta manera, también nos mantenemos en contacto y construimos relaciones más sólidas con nuestros clientes.

¿Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio efectivo para un evento?

En primer lugar, tenemos que recordar que un correo electrónico de recordatorio de evento nunca va solo, es necesario crear una serie para que estos correos electrónicos sean efectivos.

Además, el contenido de un correo electrónico de recordatorio para un evento depende del tipo de evento per se. Hay dos tipos principales de ellos: en línea y fuera de línea.

Un correo electrónico de recordatorio de evento va precedido de una invitación al evento y seguido de un correo electrónico de “seguimiento”.

• invitación;
• recordatorio/serie de correos de recordatorio;
• seguimiento.

Puede encontrar esta plantilla de correo electrónico de recordatorio de seminario web de gran utilidad, ya que ya tiene una estructura adecuada que se adapta a cualquier tipo de evento: Nombre del evento, fecha y hora, nombres y fotos de los panelistas/anfitriones, y agenda.

Eventos en línea

Los eventos en línea más populares son los seminarios web y las transmisiones en vivo. Las tendencias son las plataformas de cursos en línea que promueven clases en línea y aprendizaje electrónico.

Todos necesitan registros y recordatorios adecuados. Debe haber al menos 4 correos electrónicos de recordatorio en una secuencia.

Correo electrónico 1. Confirmación de inscripción

Este es el primer correo electrónico que envía a sus asistentes inmediatamente después de registrarse en un evento. Aquí solo tiene que confirmar que el asiento está reservado para una persona.

Y sería agradable de su parte recordar el tema y la fecha del evento.

(Fuente: Correo electrónico de Tornasol)

Este es un correo electrónico activado que debe enviarse justo después del registro. No hagas esperar a la gente durante horas.

Correo electrónico 2. Información introductoria

El primer correo electrónico de recordatorio amistoso debe enviarse unos días después de la inscripción/dos semanas antes del evento.

¿Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio? Echemos un vistazo al siguiente ejemplo:

(Fuente: Correo electrónico de 6sense)

Este ejemplo de correo electrónico de recordatorio de evento se llama bueno porque contiene casi toda la información necesaria que debemos mencionar al crear una carta de recordatorio de evento:

• nombre de la empresa;
• tema del seminario web;
• fecha;
• panelistas;
• los beneficios que las personas obtienen al asistir a su evento.

Permítanos proporcionarle información más específica sobre un correo electrónico de recordatorio de evento adecuado.

Línea de asunto

Todos los correos electrónicos comienzan con una línea de asunto. Para aumentar la tasa de apertura, algunos sitios sugieren que escribas uno pegadizo o algo realmente provocativo. Personalmente, no me sentiría convencido de abrir y leer un correo electrónico de este tipo. Pero cuando sé que estoy inscrito para un seminario web, una línea perfecta sería “Webinar_Name Web” o “Reminder_Name”. Nada más.

Fecha

¿Cuándo es razonable mencionar fechas? Siempre…
Excepción: Si una reunión en línea está programada para hoy, debe decir “Hoy a…” o “Hoy en 2 horas”. Pero en otros casos, mencione la fecha completa, incluida la zona horaria.
Una opción perfecta es “Lunes, 21 de junio, a las 6 PM PST”.

Nota! Se supone que toda la información esencial del primer recordatorio de invitación de una secuencia debe colocarse en un banner.

Calendarios

Puede crear un evento en Google o iCalendar para sus mensajes de recordatorio de eventos y agregar a sus suscriptores, o pedirles que creen uno por su cuenta. Pero es muy importante poner una nota en un calendario.

Nota! Tanto Google Calendar como iCalendar son igualmente aplicables a la mayoría de los dispositivos de escritorio y móviles.

(Fuente: Correos electrónicos realmente buenos)

Temporizadores de cuenta regresiva

Agregue temporizadores de cuenta regresiva para informar sobre el tiempo restante. Los asistentes deben saber qué tan pronto comienza su evento.

Para obtener más información sobre cómo usar temporizadores en correos electrónicos, consulte el Temporizador de cuenta regresiva en su publicación de blog de correo electrónico.

Botones de CTA

Hablando de los botones, quiero mencionar que actualmente en un boletín de invitación es preferible usar las siguientes palabras de CTA:

• reserva mi lugar;
• consigue mi asiento;
• guarda mi asiento;
• coge tu lugar;
• inscríbase para asistir.

Pero ahora enviamos recordatorios a aquellos que ya están registrados con nosotros. En consecuencia, podemos agregar un botón “compartir con tu amigo”.

(Fuente: Correo electrónico de Informatica)

Beneficios que obtiene la gente al asistir al seminario web

La gente lee libros, periódicos, blogs y visita seminarios web porque quiere aprender algo nuevo. Por lo tanto, es apropiado mencionar una vez más lo que van a lograr asistiendo al seminario web o a una reunión en línea.
Queda a su discreción si colocarlo en un banner brillante o agregarlo como texto sin formato en su mensaje de recordatorio para un evento.

(Fuente: Correos electrónicos realmente buenos)

Nombres y fotos de los oradores

No olvide mencionar a los panelistas. En primer lugar, sería educado. En segundo lugar, esta es una buena oportunidad para captar el interés de los suscriptores. Mencione los nombres de los oradores, algunos logros y enlaces al sitio web para obtener información más detallada sobre sus proyectos.

Correo electrónico 3. Preguntas para discutir con los asistentes

Envíe este recordatorio una semana antes del seminario web.
Debe contener toda la información anterior, además de:

Preguntas para más discusión

Involucrar a los asistentes en la preparación del seminario web. Por supuesto, pídales que respondan el cuestionario sobre el tema del seminario web, si planea trabajar a fondo con los resultados y discutirlos durante la sesión, o pídales que lean algunos artículos sobre el tema en cuestión. Mencione, que todas las preguntas que surgirán después de la lectura, se discutirán en el seminario web.

Además, una buena cosa que hacer es preguntar a las personas qué temas específicos les encantaría investigar más de cerca.
Por cierto, esta también es una buena manera de calentar el interés de los suscriptores.

(Fuente: Correo electrónico de Email on Acid)

Correos electrónicos 4. Solo recuerda

Aquí el objetivo principal no es calentar el interés, sino simplemente mantener a la audiencia.

El cuarto mensaje de la campaña debe enviarse temprano en la mañana el Día X. Las personas programan sus planes para el día. Por lo tanto, será muy amable de su parte recordarles educadamente sobre la reunión. Antes de que convocaran una reunión de negocios para esta época.

Debe ser simple, incluya el enlace al seminario web y, si lo desea, diga algunas palabras por qué vale la pena visitar el seminario web.

Importante a tener en cuenta:

Envíe un mensaje de Viber / WhatsApp / Messenger (si tiene el consentimiento de los usuarios para hacerlo) o un mensaje push-up que notifique a sus suscriptores que ha enviado un correo electrónico con información detallada.

Correo electrónico 5. Último recordatorio

Envíe el último correo electrónico de una secuencia una hora antes del inicio. Instarás y darás tiempo a los asistentes para que terminen sus mandados. Agregue el enlace a la reunión.

(Fuente: Correo electrónico de Tornasol)

Incluso para el último mensaje, la línea de asunto debe decir “Recordatorio” o “Seminario web”. Por ejemplo, ” Comienza en 5 minutos.
Además, será una buena idea enviar un mensaje web push con el enlace.
Lo hacemos con eSputnik.

Mensaje de seguimiento

Incluso si ha hecho todo correctamente, algunas de las personas que se inscribieron en el seminario web no podrán asistir. Será muy amable de su parte ofrecerles una grabación.

Tal vez incluso a los que lo visitaron les gustaría verlo de nuevo para refrescar algunos momentos en sus recuerdos.

(Fuente: Correo electrónico de Quorum)

Pida comentarios a la gente. Siempre es útil conocer su opinión sobre la reunión.

(Fuente: Correos electrónicos realmente buenos)

Y a aquellos que encontraron tiempo para responder a las preguntas, puede enviar un mensaje con otra oferta.

¿Sabía que puede incrustar cuestionarios y abrir formularios en correos electrónicos? Estos formularios recopilan hasta 5 veces más comentarios de los asistentes.

Para obtener más información sobre los tipos de encuestas y las formas de agregarlas en correos electrónicos, consulta la publicación de blog “Correos electrónicos de invitación a encuestas”.

Eventos fuera de línea

Por un evento fuera de línea, nos referimos a un concierto en vivo, una exposición o un seminario, etc. La gran mayoría de los eventos offline son conferencias y conciertos.

(Fuente: Correos electrónicos realmente buenos)

¿Cuántos recordatorios debe enviar aquí?
Recomendamos solo tres Email

Correo electrónico 1. Confirmación

Aquí, debe enviar confirmación si se trata de un evento gratuito o entradas si se trata de un evento de pago.

(Fuente: Correo electrónico desde la escala de lanzamiento)

Correo electrónico 2. Información completa e instrucciones

El primer correo electrónico de recordatorio va con información general. Asegúrate de enviarlo una semana o incluso unas semanas antes del evento.
La información más importante, como la fecha y la hora, debe mostrarse en un banner grande y brillante.

Pero aquí la gente necesita aún más de su preocupación y ayuda.
Aquí está la lista de información que también debe incluir en el mensaje:

Mapa

Si el evento se llevará a cabo en la propia ciudad de los suscriptores, solo necesitarán un mapa de cómo llegar.
Pero, ¿qué pasa si la gente necesita viajar por todo el país o por todo el mundo?

Su ayuda será muy necesaria: con un hotel, traslado, lugares de interés, qué aeropuerto es mejor usar para llegar al hotel más rápido y algunos eventos locales.

(Fuente: Correos electrónicos Realmente buenos)

Prepare a la gente para algunas tradiciones locales inusuales para familiarizarse con la región. En Grecia dicen “Ne”, que en realidad significa “sí”.

Agenda del evento

Agregue una agenda de reunión al mensaje. Mencione cuándo comienza la conferencia, cuándo termina, si habrá una pausa para el almuerzo. ¿Se proporcionará comida y bebida a los asistentes? Si no, ¿dónde pueden encontrar un café cerca?
Mire el ejemplo adecuado a continuación.

(Fuente: Correos electrónicos realmente buenos)

Código de vestimenta

Deje que la gente conozca el formato de la reunión. Qué ropa es apropiada para usar: pantalones cortos o para fumar y una corbata. En el correo electrónico de recordatorio de la conferencia, notifique si las computadoras portátiles y portátiles se proporcionan para el trabajo durante la reunión. O pedir a la gente que traiga a los suyos.
Envíe toda esta información al menos una semana antes de la reunión.

Instrucción

Informe a las personas lo que deben hacer primero al llegar. A quién pueden contactar en caso de emergencia.

(Fuente: Correo electrónico de Apple)

Correo electrónico 3. Información de contacto y direcciones

Esta será la última carta de recordatorio para un evento que envíe antes de la reunión en persona.
Envíelo un día antes de la reunión, si los asistentes son sus compatriotas. Si se trata de un evento internacional, envíe este recordatorio 3 días antes de la reunión.

Un recordatorio de evento sin conexión debe incluir: el día, el título, el código QR/individual para todos los participantes, un mapa con direcciones, su número de teléfono celular, no un enlace de red social y un botón de confirmación. Coloque toda esta información en un banner temático.

Nota! Enviar un SMS, también, con información breve, en caso de que los participantes estén en camino y no tengan conexión a Internet.

Para reuniones internas, solo puede mencionar el día, la hora y el lugar.

Pero en este caso, es mejor que pida a sus colegas/empleados que confirmen que llegarán al evento.

Parece que esto es.

Esta publicación contiene una serie de excelentes, en nuestra opinión, ejemplos de correo electrónico de recordatorio de eventos. Esperamos que te hayan inspirado para crear tus propios correos electrónicos para llegar a tus asistentes después de su inscripción en un evento que organices.

Vea un breve video sobre cómo crear un correo electrónico de recordatorio de evento con nuestro editor:

Pensamientos finales

• enviar recordatorios para mostrar su preocupación;
• crear una secuencia de correos electrónicos para hacer que los correos electrónicos sean efectivos;
• información adicional sobre lugares de interés, clima y la transferencia lo atraerá a usted y a su empresa a los visitantes;
• el diseño de plantillas de correo electrónico de recordatorio de eventos no importa. Solo necesita resaltar los datos más importantes.