Jak napsat efektivní e-mail s připomenutím události

Nyní, když jsou zákazníci zvyklí přijímat tuny propagačních akcí, může jejich pozornost přitáhnout k e-mailové marketingové kampani pouze upřímné obavy a uznání. A e-maily s připomenutím událostí jsou dobrým způsobem, jak to udělat.

jakmile si lidé zakoupí vaše produkty, ať už je to vstupenka na konferenci nebo video tutoriál, můžete si myslet, že vaše mise je zde hotová. Ale lidé, kteří jsou velmi zaneprázdněni, mají tendenci zapomínat na jakoukoli událost. A musíme jim zdvořile připomenout, aby se ukázali na koncert nebo webinář. Zasláním upomínkových e-mailů, ve skutečnosti projevujeme naši úctu a obavy. Tímto způsobem jsme také zůstat v kontaktu a budovat pevnější vztahy s našimi zákazníky.

Jak napsat efektivní upomínkový e-mail pro událost?

nejprve si musíme uvědomit, že e-mail s připomenutím události nikdy nejde sám — musíte vytvořit sérii, aby byly tyto e-maily účinné.

obsah upomínkového e-mailu pro událost také závisí na typu události jako takové. Existují dva hlavní typy z nich: online a offline.

e-mailu s připomenutím události předchází pozvánka na událost a následuje e-mail s” následnou kontrolou”.

• pozvánka;
• připomenutí / série upomínkových e-mailů;
• sledování.

můžete najít tuto šablonu e-mailu s připomenutím webináře, která je velmi užitečná, protože již má správnou strukturu, která vyhovuje všem druhům událostí: název události, datum a čas, jména a fotografie panelistů/hostitelů a agenda.

online události

nejoblíbenějšími online událostmi jsou webináře a živé přenosy. Trendy jsou online platformy kurzů propagující online kurzy a eLearning.

všichni potřebují řádné registrace a připomenutí. V pořadí by měly být alespoň 4 e-maily s připomenutím.

Email 1. Potvrzení registrace

Toto je první e-mail, který odešlete účastníkům ihned po registraci na akci. Zde stačí potvrdit, že sedadlo je vyhrazeno pro osobu.

a bylo by od vás hezké připomenout předmět a datum události.

(zdroj: Email z lakmusu)

Jedná se o spuštěný e-mail, který by měl být odeslán ihned po registraci. Nenechte lidi čekat na to celé hodiny.

Email 2. Úvodní informace

první Přátelský upomínkový e-mail by měl být zaslán několik dní po registraci / dva týdny před akcí.

Jak napsat e-mail s připomenutím? Podívejme se na níže uvedený příklad:

(zdroj: E-mail od 6sense)

tato ukázka e-mailu s připomenutím události se nazývá dobrá, protože obsahuje téměř všechny potřebné informace, které bychom měli zmínit při vytváření dopisu s připomenutím události:

• název společnosti;
• předmět webináře;
• Datum;
• panelisté;
• výhody, které lidé získají z účasti na vaší akci.

poskytneme vám konkrétnější informace týkající se správného e-mailu s připomenutím události.

předmět

všechny e-maily začínají předmětem. Chcete-li zvýšit otevřenou sazbu, některé weby naznačují, že píšete chytlavý nebo něco opravdu provokativního. Osobně bych se necítil přesvědčený, abych takový e-mail otevřel a přečetl. Ale když vím, že jsem přihlášen na webinář, perfektní řádek by byl “Webinar_Name …” nebo “Reminder_Name”. Nic jiného.

Datum

kdy je rozumné zmínit data? Vždy …
výjimka: pokud je online schůzka naplánována na dnešek, pak by měla říkat “Dnes v … “Nebo” dnes za 2 hodiny”. V ostatních případech však uveďte celé Datum včetně časového pásma.
perfektní volbou je “pondělí 21. června v 18 hodin PST”.

Poznámka! Všechny důležité informace o první připomenutí pozvánky v pořadí mají být umístěny na banneru.

kalendáře

můžete buď vytvořit událost v Google nebo iCalendar pro připomenutí události zpráv a přidat své předplatitele k ní, nebo požádat je, aby vytvořit jeden na vlastní pěst. Ale je naprosto důležité dát poznámku do kalendáře.

Poznámka! Kalendář Google I iCalendar jsou stejně použitelné pro většinu stolních a mobilních zařízení.

(zdroj: Opravdu dobré e-maily)

odpočítávání časovače

přidat odpočítávání časovače informovat o zbývajícím čase. Účastníci potřebují vědět, jak brzy začne vaše akce.

další informace o tom, jak používat časovače v e-mailech, naleznete v odpočítávání ve svém e-mailovém blogu.

tlačítka CTA

když už mluvíme o tlačítkách, chci zmínit, že v současné době v pozvánkovém zpravodaji je vhodnější použít následující slova CTA:

• rezervujte si mé místo;
• získejte mé místo;
• uložte mé místo;
• Chyť své místo;
• přihlaste se k účasti.

ale nyní posíláme připomenutí těm, kteří jsou již u nás zaregistrováni. V důsledku toho můžeme přidat tlačítko” sdílet se svým přítelem”.

(zdroj: E-mail od Informatica)

výhody, které lidé získají účastí na webináři

lidé čtou knihy, noviny, blogy a navštěvují webináře, protože se chtějí naučit něco nového. Je tedy vhodné znovu zmínit, čeho dosáhnou účastí na webináři nebo online schůzce.
je na vašem uvážení, zda jej umístit na jasný banner nebo přidat jako prostý text ve vaší upomínkové zprávě pro událost.

(zdroj: opravdu dobré e-maily)

jména a fotografie reproduktorů

nezapomeňte zmínit panelisty. Za prvé, bylo by to zdvořilé. Za druhé, je to dobrá příležitost chytit zájem účastníků. Uveďte jména řečníků, některé úspěchy, a odkazy na webové stránky pro podrobnější informace o jejich projektech.

e-mailem 3. Otázky k diskusi s účastníky

pošlete toto připomenutí týden před webinářem.
měl by obsahovat všechny předchozí informace, plus:

otázky pro další diskusi

zapojte účastníky do přípravy na webinář. Buď je požádejte, aby odpověděli na dotazník na téma webináře, samozřejmě, pokud plánujete důkladně pracovat s výsledky a diskutovat o nich během relace, nebo je požádejte, aby si přečetli některé články na dané téma. Zmínit, že všechny otázky, které vzniknou po přečtení, budou projednány na webináři.

také je dobré se zeptat lidí, které konkrétní předměty by rádi podrobněji prozkoumali.
Btw, je to také dobrý způsob, jak zahřát zájem účastníků.

(zdroj: E-mail z e-mailu na Acid)

e-maily 4. Jen připomeňte

zde není hlavním cílem zahřát zájem, ale jednoduše udržet publikum.

čtvrtá zpráva kampaně by měla být zaslána brzy ráno v den X. lidé plánují své plány na den. Takže bude od vás opravdu milé, že jim zdvořile připomenete schůzku. Předtím, než pro tuto dobu jmenovali obchodní schůzku.

mělo by to být jednoduché, uveďte odkaz na webinář a pokud chcete říci pár slov, proč webinář stojí za návštěvu.

Důležité upozornění:

pošlete zprávu Viber / WhatsApp / Messenger (pokud k tomu máte souhlas uživatelů) nebo push-up zprávu oznamující vašim odběratelům, že jste odeslali e-mail s podrobnými informacemi.

Email 5. Poslední připomenutí

pošlete poslední e-mail sekvence hodinu před začátkem. Budete naléhat a dát účastníkům čas dokončit své pochůzky. Přidejte odkaz na schůzku.

(zdroj: E-mail z lakmusu)

i pro poslední zprávu by měl předmět říkat “připomenutí” nebo “webinář”. Např., ” začíná za 5 minut.
také bude dobré poslat webovou zprávu s odkazem.
děláme to s esputnikem.

následná zpráva

i když jste udělali vše správně, někteří lidé, kteří se přihlásili na webinář, se ho nebudou moci zúčastnit. Bude od vás opravdu milé, že jim nabídnete nahrávku.

možná i ti, kteří ji navštívili, by ji chtěli znovu sledovat, aby osvěžili některé okamžiky ve svých vzpomínkách.

(zdroj: E-mail z Kvora)

požádejte lidi o zpětnou vazbu. Vždy užitečné znát jejich názor na schůzku.

(zdroj: Opravdu dobré e-maily)

a těm, kteří našli čas odpovědět na otázky, můžete poslat zprávu s jinou nabídkou.

věděli jste, že do e-mailů můžete vkládat dotazníky a otevřené formuláře? Tyto formuláře shromažďují až 5krát více zpětné vazby od vašich účastníků.

další informace o typech průzkumů a způsobech jejich přidání do e-mailů naleznete v blogu “e-maily s pozvánkou na průzkum”.

Offline události

offline událostí máme na mysli živý koncert, výstavu nebo seminář atd. Drtivá většina offline akcí jsou konference a koncerty.

(zdroj: opravdu dobré e-maily)

kolik upomínek byste sem měli poslat?
doporučujeme jen tři …

Email 1. Potvrzení

zde musíte poslat buď potvrzení, Pokud se jedná o bezplatnou událost, nebo vstupenky, pokud se jedná o placenou událost.

(zdroj: E-mail od Launch Scale)

e-mail 2. Kompletní informace a pokyny

první upomínkový e-mail obsahuje obecné informace. Ujistěte se, že jej pošlete týden nebo dokonce několik týdnů před akcí.
nejdůležitější informace, jako je datum a čas, by měly být zobrazeny na velkém jasném banneru.

ale tady lidé potřebují ještě více Vašeho zájmu a pomoci.
zde je seznam informací, které byste měli také zahrnout do zprávy:

mapa

pokud se událost bude konat ve vlastním městě předplatitelů, budou potřebovat pouze mapu, jak se tam dostat.
ale co když lidé potřebují cestovat po celé zemi nebo po celém světě?

vaše pomoc bude velmi potřebná: s hotelem, transferem, památkami, které letiště je lepší využít, aby se do hotelu dostalo rychleji, a některými místními událostmi.

(zdroj: opravdu dobré e-maily)

připravte lidi na některé neobvyklé místní tradice, aby se seznámili s regionem. Stejně jako v Řecku říkají “Ne”, což ve skutečnosti znamená “Ano”.

program akce

přidejte do zprávy program schůzky. Uveďte, kdy začíná konference, až skončí, zda bude přestávka na oběd. Bude účastníkům poskytnuto jídlo a pití? Pokud ne, kde najdou kavárnu poblíž?
podívejte se na správný příklad níže.

(zdroj: opravdu dobré e-maily)

dejte lidem vědět formát schůzky. Jaké oblečení vhodné nosit: šortky nebo kouření a kravatu. V e-mailu s připomenutím konference informujte, zda jsou notebooky a notebooky poskytovány pro práci během schůzky. Nebo požádejte lidi, aby přinesli své.
zašlete všechny tyto informace nejméně týden před zasedáním.

instrukce

informovat lidi, co by měli udělat první po příjezdu. Koho mohou kontaktovat v případě nouze.

(zdroj: Email od Applu)

Email 3. Kontaktní informace a pokyny

toto bude poslední upomínkový dopis pro událost, kterou odešlete před osobním setkáním.
pošlete jej den před schůzkou, pokud jsou účastníky vaši krajané. Pokud se jedná o mezinárodní událost, pošlete toto připomenutí 3 dny před zasedáním.

offline připomenutí události by mělo zahrnovat: den, název, QR / individuální kód pro všechny účastníky, mapu s pokyny, číslo vašeho mobilního telefonu, nikoli odkaz na sociální síť a potvrzovací tlačítko. Umístěte všechny tyto informace na tematický banner.

Poznámka! Pošlete také SMS se stručnými informacemi, pokud jsou účastníci na cestě a nemají připojení k internetu.

u interních schůzek stačí uvést den, Čas a místo konání.

ale v tomto případě raději požádejte své kolegy / zaměstnance, aby potvrdili, že se na akci dostanou.

vypadá to, že je to tady.

tento příspěvek obsahuje řadu skvělých, podle našeho názoru, e-mailových příkladů připomenutí události. Doufáme, že vás inspirovali k vytvoření vlastních e-mailů pro oslovení vašich účastníků po registraci na akci, kterou hostujete.

podívejte se na krátké video o tom, jak vytvořit e-mail s připomenutím události s naším editorem:

Závěrečné myšlenky

• pošlete připomenutí, abyste projevili své obavy;
• vytvořte posloupnost e-mailů, aby byly e-maily efektivní;
• další informace o památkách, počasí a přenosu vás a vaši společnost osloví návštěvníky;
• design šablon e-mailů s připomínkami událostí nezáleží. Musíte pouze zvýraznit nejdůležitější data.