jak správně vést konferenční hovor

pokud jste byli pověřeni vedením telefonní schůzky, může to být zastrašující, zejména pokud nevíte,jak vést konferenční hovor. Existuje spousta pohyblivých částí a v závislosti na okolnostech může být hodně na úspěchu hovoru.

ale nebojte se. Naučit se vést konferenční hovor je poměrně jednoduché. Sestavili jsme seznam náležitostí, které vám pomohou správně vést telefonní konferenci, aniž byste zmeškali rytmus. Plus, telefon konference služby značkové Bridge Line je mocný nástroj, který vám pomůže vést konferenční hovory jako profík.

před voláním

věc, kterou je třeba vědět o tom, jak vést konferenční hovor, je, že hodně práce se děje ještě před zahájením hovoru. Je důležité vytvořit program konferenčního hovoru, než se vydáte vést jeden. Jako cokoli, příprava je klíčem k vedení efektivní telefonní konference.

vyberte telefonní konferenční službu. Pokud vaše společnost ještě nemá telefonní konferenční službu, je na vás, abyste si ji vybrali. Existuje mnoho různých poskytovatelů konferenčních hovorů na trhu, takže budete muset udělat malý průzkum najít ten, který bude nejvhodnější pro potřeby vašeho podnikání. Je zřejmé, že jsme trochu zaujatý, protože nabízíme celou řadu funkcí konferenčního hovoru, jako jsou vyhrazené konferenční linky, profesionální telefonní pozdravy, bezplatné konferenční hovory a další (všechny konferenční funkce, které budete skutečně chtít použít), ale ujistěte se, že jste získali funkce, které budete potřebovat pro vaše konference. Vezměme si věci, jako je počet volajících, zda budete potřebovat mezinárodní dial-iny, a jak snadné je spravovat volající a hovory.

Naplánujte si čas konference. Nenechte se zastrašit naplánováním vhodného času, pokud si nemyslíte,že víte, jak uskutečnit konferenční hovor. Častokrát nejlepší způsob, jak naplánovat hovor je e-mailem všem přímo. Můžete zkusit použít plánovací nástroj, jako je Doodle, ale lidé s větší pravděpodobností odpoví, pokud oslovíte přímo.

Vytvořte agendu volání. Pravděpodobně nejdůležitějším krokem v tom, jak vést konferenční hovor, agenda je váš nejmocnější nástroj pro efektivní volání. Při vytváření agendy volání nezapomeňte určit, kdo bude mluvit za každou část hovoru. To stanoví jasná očekávání, pomůže všem vědět, za co budou během hovoru zodpovědní, a nakonec povede k lepší konferenci.

odeslat Dial-In Info. Několik dní před voláním se ujistěte, že každý má všechny informace, ke kterým se musí připojit. Zahrňte všechny detaily spojování, včetně telefonního čísla a všech přístupových kódů nebo pinů. Značkové Bridge Line nabízí bezpečné konferenční hovory a pin-méně nebo žádné PIN dial-iny, přičemž bolest z spojování konferenčních hovorů. Někdy může být užitečné poslat připomenutí 5-10 minut před zahájením hovoru, aby každý mohl snadno přistupovat k telefonickým informacím, aniž by musel kopat staré e-maily.

nahrávání hovoru. Ať už si děláte poznámky nebo jmenujete někoho jiného, aby si dělal poznámky, je důležité, aby byl záznam o tom, co se stalo na konferenčním hovoru. Naučit se, jak vést konferenční hovor, vám také pomůže naučit se, jak vést skvělé setkání. Jednou z nejdůležitějších částí každé schůzky je rozesílání shrnutí po faktu-což vyžaduje, aby si někdo během hovoru dělal poznámky.

Značková Bridge Line také nabízí služby záznamu a přepisu konferenčních hovorů. Ty se mohou hodit, pokud budete muset z nějakého důvodu zkontrolovat část výzvy. Psaní poznámek je stále nejlepší způsob, jak vytvořit shrnutí, ale úplné nahrávání nebo přepis je skvělá volba, pokud vedete důležitý hovor a nemůžete riskovat, že vám chybí okamžik.

Ukážeme Vám Rozdíl!

Naplánujte si demo našich konferenčních hovorů bez bolesti