sådan Leder du et konferenceopkald

hvis du har fået til opgave at gennemføre et telefonmøde, kan det være skræmmende, især hvis du ikke ved, hvordan du leder et konferenceopkald. Der er mange bevægelige dele, og afhængigt af omstændighederne kan meget køre på succesen med opkaldet.

men bare rolig. At lære at lede et konferenceopkald er ret ligetil. Vi har sammensat en liste over det væsentlige, der hjælper dig med at lede en telefonkonference korrekt uden at gå glip af et beat. Plus, Branded Bridge Lines telefonkonferencetjeneste er et kraftfuldt værktøj, der kan hjælpe dig med at lede konferenceopkald som en professionel.

før opkaldet

det, man skal vide om, hvordan man leder et konferenceopkald, er, at meget af arbejdet sker, selv før opkaldet begynder. Det er vigtigt at etablere et konferenceopkald dagsorden, før du satte sig for at lede en. Som alt andet er forberedelse nøglen til at lede en effektiv telefonkonference.

vælg en Telefonkonferencetjeneste. Hvis din virksomhed ikke allerede har en telefonkonferencetjeneste, falder det på dig at vælge en. Der er mange forskellige konferenceopkaldsudbydere på markedet, så du bliver nødt til at undersøge lidt for at finde en, der passer bedst til din virksomheds behov. Vi er selvfølgelig lidt forudindtaget, da vi tilbyder et væld af konferenceopkaldsfunktioner såsom dedikerede konferencelinjer, professionelle telefonhilsener, gratis konferenceopkald og mere (alle de konferencefunktioner, du faktisk vil bruge), men sørg for, at du får de funktioner, du har brug for til dine konferencer. Overvej ting som antallet af opkald, uanset om du har brug for internationale opkald, og hvor nemt det er at administrere opkald og opkald.

Planlæg et tidspunkt for konferencen. Bliv ikke skræmt ved at planlægge et passende tidspunkt, hvis du ikke tror, du ved, hvordan du foretager et konferenceopkald. Ofte er den bedste måde at planlægge et opkald ved at e-maile alle direkte. Du kan prøve at bruge et planlægningsværktøj som Doodle, men folk er mere tilbøjelige til at svare, hvis du når direkte ud.

Opret en Call Agenda. Sandsynligvis det vigtigste trin i, hvordan man leder et konferenceopkald, dagsordenen er dit mest kraftfulde værktøj til at have et effektivt opkald. Når du opretter en opkaldsdagsorden, skal du sørge for at angive, hvem der skal tale for hver del af opkaldet. Dette vil sætte klare forventninger, hjælpe alle med at vide, hvad de vil være ansvarlige for under opkaldet og i sidste ende føre til en bedre konference.

Send opkaldsoplysningerne ud. Få dage før opkaldet skal du sørge for, at alle har alle de oplysninger, de har brug for for at deltage. Inkluder alle sammenføjningsoplysningerne, herunder opkaldsnummeret og eventuelle adgangskoder eller PINs. Branded Bridge Line tilbyder sikre konferenceopkald og pin-mindre eller ingen PIN-opkald, tager smerten ud af at deltage i konferenceopkald. Det kan nogle gange være nyttigt at sende en påmindelse 5-10 minutter før opkaldet starter, bare så alle nemt kan få adgang til opkaldsoplysningerne uden at skulle grave gennem gamle e-mails.

optagelse af opkaldet. Uanset om du tager noter eller du udnævner en anden til at tage noter, er det vigtigt, at der er en oversigt over, hvad der skete på konferenceopkaldet. At lære at lede et konferenceopkald hjælper dig også med at lære at lede et godt møde. En af de vigtigste dele af ethvert møde cirkulerer et resume efter det faktum – hvilket kræver, at nogen noterer sig under opkaldet.

Branded Bridge Line tilbyder også konferenceopkald optagelse og transskription tjenester. Disse kan være nyttige, hvis du af en eller anden grund skal gennemgå en del af opkaldet. At tage noter er stadig den bedste måde at oprette en oversigt på, men at have en fuld optagelse eller transkription er en god mulighed, hvis du leder et vigtigt opkald og ikke kan risikere at gå glip af et øjeblik.

Lad Os Vise Dig Forskellen!

Planlæg en demo af vores smertefri konferenceopkald