5 wichtige Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Patientenaufnahmeprozesses

Von der Anrufaufnahme bis zum Empfangs- / Registrierungsprozess kann Ihre Arztpraxis eine Reihe von Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Patienten optimal aufgenommen und in Ihre Praxis gebracht werden. Sie möchten sicher sein, dass Sie einen reibungslosen Aufnahmeprozess haben: Einen, der sicherstellt, dass Ihre Praxis über alle notwendigen Informationen zu Ihren Patienten verfügt und Ihren Patienten ein reibungsloseres Erlebnis bietet. Probieren Sie diese Strategien aus, um sicherzustellen, dass Sie den Patientenaufnahmeprozess in Ihrer Praxis optimieren.

Erster Schritt: Optimieren Sie Ihre Formulare

Ihre Aufnahmeformulare bieten den Ärzten und Krankenschwestern in Ihrer gesamten Praxis eine Fülle von Informationen. Sie stellen wichtige Informationen über Ihren Patienten bereit, von Alter und Geschlecht bis zu dem Grund, warum sie sich in Ihrem Büro befinden. Während Sie sicher sein möchten, dass Sie alle relevanten Informationen erfassen, ist es auch wichtig sicherzustellen, dass Sie die Patienten nicht auffordern, mehr Informationen als wirklich notwendig bereitzustellen. Übermäßige Informationsanfragen können den Aufnahmevorgang verlangsamen und es den Patienten erschweren, in Ihrem Büro eingecheckt zu werden. Probieren Sie einige dieser Strategien aus, um den Prozess zu optimieren.

• Entscheiden Sie sich für Online-Formulare anstelle von Papierformularen. Dies hilft nicht nur, Missverständnisse auf der Seite des Arztes zu vermeiden (keine schlechte Handschrift oder Kästchen mehr, die “möglicherweise” überprüft wurden), sondern hilft auch dabei, die Informationen schneller vor die Mitarbeiter zu bringen.
• Lassen Sie unnötige Informationen weg.
• Machen Sie es erforderlich, dass Patienten alle erforderlichen Informationen ausfüllen, einschließlich des Grundes für ihren Besuch in Ihrem Büro an einem bestimmten Tag, bevor sie das Formular ausfüllen können.
• Stellen Sie sicher, dass Sie Versicherungsinformationen als Teil der Aufnahme sammeln. Patienten sollten ihre Versicherungskarten beim Besuch dabei haben!
• Passen Sie Ihre Formulare an die Antworten der Patienten an. Eine häufig gestellte Frage lautet beispielsweise: “Trinken Sie Alkohol?” Wenn der Patient mit “Nein” antwortet, müssen keine weiteren Fragen beantwortet werden. Wenn der Patient hingegen mit “Ja” antwortet, sollte eine neue Frage erscheinen: “Wie viel / wie oft trinken Sie?” Dies wird dazu beitragen, den Prozess für viele Patienten zu rationalisieren.

Zweiter Schritt: Sammeln Sie auch online Unterschriften

Egal, ob Sie Papierkram ausfüllen oder Ihre HIPAA-Richtlinie unterschreiben, entscheiden Sie sich für die Online-Sammlung. Diese papierlose Methode erleichtert es Ihrem Büropersonal erheblich, die erforderlichen Informationen über Patienten zu verbinden, abzulegen und diese Informationen in Ihren verschlüsselten Systemen zu schützen. In vielen Fällen ist eine schnelle Unterschrift auf einem Block viel effektiver und effizienter als ein Papiersystem – und im Laufe der Zeit kann es Ihrem Büro eine erhebliche Menge an Geld auf Papier sparen.

Schritt drei: Versicherung SO schnell wie möglich validieren

Das Sammeln von Patientenzahlungen ist oft einer der schwierigsten Teile des Patientenaufnahmeprozesses. Viele Ämter machen es rückwärts: Anstatt zu Beginn des Termins, bevor der Patient gesehen wird, zu sammeln, versuchen sie, Zuzahlungen, Selbstbehalte und andere Zahlungen nach erbrachten Leistungen zu sammeln. In einigen Fällen kann das Sammeln dieser Mittel unglaublich schwierig werden! Befolgen Sie stattdessen diese Schritte, um sicherzustellen, dass Sie die Patientenzahlung im Voraus einziehen können.

• Fragen Sie bei jedem Termin nach Versicherungsinformationen. Validieren Sie diese Informationen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie mit der Deckung der einzelnen Patienten vertraut sind und wie viel sie für jeden Termin bezahlen müssen. Geben Sie ihnen frühzeitig Zugang zu diesen Informationen, damit sie den Termin absagen oder bei Bedarf verschieben können, um sich ihre finanzielle Verantwortung zu leisten.
• Sammeln Sie die Zahlung, bevor der Patient zum Arzt zurückkehrt. Dies stellt nicht nur sicher, dass Sie die Zahlung einziehen können, sondern ermöglicht es dem Patienten auch, nach Ablauf des Termins schneller zu gehen – und mögliche Missverständnisse zu vermeiden.

Vierter Schritt: Bieten Sie Papierkram vor dem Termin an

Bevor Ihr Patient überhaupt zum Termin kommt, sollte er die Möglichkeit haben, all diese Unterlagen auszufüllen und einsatzbereit zu machen. Dies erleichtert es, den Patienten bei seiner Ankunft im Büro direkt zu seinem Termin zurückzubringen. Wenn Sie diese Unterlagen online ausfüllen, können Sie Ihren Patienten vor Ihrer Ankunft ganz einfach einen Link senden. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Praxisnamen in der E-Mail-Adresse verwenden und als Teil der Betreffzeile angeben, um sicherzustellen, dass die Patienten die E-Mail so öffnen, wie sie an sie gesendet wird. Dies schafft einen reibungsloseren Prozess und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Patienten tatsächlich mit ausgefüllten Informationen zum Termin kommen.

Schritt fünf: Verwenden Sie die richtige Softwarelösung

Sie möchten eine Softwarelösung, die Ihnen hilft, Patientenbeziehungen zu verwalten und sicherzustellen, dass Sie Patienten beobachten können, während sie sich mit Ihrem Büro durch den Prozess bewegen, sei es in den ersten Schritten, um ein Patient zu werden, oder in den späteren Schritten, wenn sie ein wiederholter Patient werden oder häufiger mit Ihrem Büro interagieren. Sie benötigen eine Patientenbeziehungssoftware, die das Anrufvolumen verfolgt, potenzielle Patienten verfolgt und dazu beiträgt, Ihre Beziehung zu überweisenden Anbietern zu verbessern, damit Sie leichter mit Ihren Patienten in Kontakt treten können. Ihre Software kann es auch einfacher machen, Zahlungen einzuziehen, Informationen über Ihre Patienten zu identifizieren und Versicherungsinformationen zu bestätigen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Softwareanbieter auswählen, der Ihnen bei der Verwaltung all Ihrer Patienteninteraktionsbedürfnisse hilft und der sich problemlos in Ihre vorhandenen Systeme integrieren lässt.

Die Verwaltung Ihres Patientenaufnahmeprozesses ist eine fortlaufende Aktivität, die eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich bringen kann, insbesondere wenn Ihre Praxis größer wird. Wenn Sie diese wichtigen Schritte befolgen, können Sie jedoch sowohl für Ihre Büroangestellten als auch für Ihre Patienten ein reibungsloseres Erlebnis gewährleisten, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf die wichtigeren Elemente der Patientenversorgung zu konzentrieren.

Suchen Sie weitere Hilfe bei der Optimierung Ihres Patientenaufnahmeprozesses? Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir eine effizientere Aufnahme schaffen können, unabhängig davon, ob Sie Ihre Patientenerfassung verbessern oder einen besseren Kundenservice für alle Ihre Patienten anstreben. Advantage Healthcare Consulting stellt unsere Erfahrung Ihrer Praxis zur Verfügung, damit Sie effektivere Richtlinien und Verfahren erstellen können.