So erstellen Sie eine effektive Ausschreibung

Es kann vorkommen, dass Ihre Organisation das Fachwissen eines externen Anbieters oder Beraters benötigt. Das richtige zu finden ist nicht immer einfach.

Ein RFP – ein Request for Proposal – kann helfen.

Das Schreiben einer Ausschreibung ist einfacher als es sich anhört – und viel einfacher als später aufzuräumen, weil der von Ihnen eingestellte Anbieter schlecht passte.

Denken Sie beim Schreiben einer Ausschreibung nur an “Müll raus, Müll zurück.” Die Anbieter, die reagieren werden, müssen ein klares Verständnis für Ihre Organisation und ihre Bedürfnisse haben.

Eine gut geschriebene Ausschreibung klärt Ihre Ziele und den Umfang der von Ihnen gewünschten Dienstleistungen. Es bietet auch ein strukturiertes Format, in dem der Anbieter seine Fähigkeiten, Kosten und Erwartungen präsentieren sollte. RFP-Vorlagen sind im Internet verfügbar, die Ihnen helfen könnten.

Ausschreibung schreiben

Der erste Schritt bei der Erstellung einer Ausschreibung ist die Definition des Projekts und Ihrer spezifischen Anforderungen. Was genau soll ein Anbieter tun? Wie? Wann? Wo?

Ausschreibungen haben normalerweise die folgenden Abschnitte, obwohl sich diese je nach Art Ihres Projekts etwas ändern können:

Einführung. Erklären Sie potenziellen Bietern in groben Zügen, warum Sie eine Ausschreibung veröffentlichen und was Sie mit der Einstellung eines von ihnen erreichen möchten. Sie können auch wichtige Punkte aus anderen Abschnitten zusammenfassen, z. B. wann ihre Antworten fällig sind und wann das Projekt beginnen würde.

Hintergrundinformationen. Dieser Abschnitt enthält Informationen zu Ihrer Organisation und den Verlauf des aktuellen Projekts, die zur Anforderung der Ausschreibung führen.

Anforderungen. Dies ist eine detaillierte Erklärung dessen, was der Anbieter tun soll, und eine Liste der Informationen, die Sie von den Kandidaten erwarten.

Es ist der wichtigste Abschnitt und benötigt normalerweise die meiste Zeit – sowohl für das Schreiben als auch für die Antwort des Anbieters. Es kann entweder als Imperativsätze geschrieben werden (“Listen Sie alle Ihre Standorte auf.”) oder fragend (“Wo befinden sich Ihre Niederlassungen?”).

Struktur der Antwort. Präsentieren Sie die Struktur, wie Sie die Antwort erhalten möchten. Wenn das Projekt komplex oder hochtechnisch ist, können Sie die Anforderungen in Stichpunkte aufteilen, auf die die Anbieter reagieren sollen.

Ein typisches Format für die Antwort könnte sein:

• Executive Summary (High-Level-Übersicht mit den wichtigsten Punkten)
• Hintergrundinformationen des Anbieters
• Vorgeschlagene Dienstleistungen oder Leistungen (wie der Anbieter die RFP-Anforderungen erfüllt)
• Preise
• Referenzen (frühere Kunden)

Auswahlkriterien. Teilen Sie den Anbietern mit, wie der Gewinner ausgewählt wird. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prioritäten, Ihre Must-Haves und Nice-to-Haves hervorzuheben, um die Antworten der Anbieter zu leiten.

Zeitleisten. Geben Sie die Frist für den Erhalt ihrer Antworten an, das Datum, an dem Sie den Gewinner bekannt geben, und das Datum, an dem das Projekt beginnt.

Denken Sie daran, dass je länger Ihre Ausschreibung ist und je detaillierter die Antwort der Bieter ist, desto mehr Zeit benötigen Sie, um eine gründliche Antwort vorzubereiten.

Anbieter bewerten

Der Bewertungsprozess beginnt tatsächlich, bevor Sie RFP–Antworten erhalten, dh wenn Sie entscheiden, wer die Empfänger der Ausschreibung sein sollen. Machen Sie ein paar Hausaufgaben, um gute Aussichten zu bekommen.

Möglicherweise wissen Sie bereits, wer die Anbieter von Interesse sind. Wenn nicht, versuchen Sie es mit den relevanten Fachorganisationen, fragen Sie vertrauenswürdige Kollegen und andere Anbieter, die nicht im Wettbewerb stehen, oder führen Sie sogar eine Online-Suche durch.

Holen Sie sich genügend Informationen, um Anbieter auszuschließen, die eindeutig nicht gut passen. Aber begrenzen Sie die Empfänger, damit Sie nicht mit Unmengen von Antworten enden, die eine Masse enttäuschter Parteien schaffen, die nie eine Chance hatten. Andererseits ist es gut, Vielfalt zu haben. Senden Sie es zum Beispiel an einige große nationale Anbieter und an einige kleine regionale Anbieter.

Wählen Sie einen Anbieter nicht nur nach dem Preis aus. Nachdem Sie die RFP-Antworten gelesen haben, schränken Sie die Liste auf die besten ein und interviewen Sie diese.

Persönliche Interviews liefern die meisten Informationen. Was ist die Chemie zwischen euch? Wie gut scheinen sie auf Ihre Bedenken zu hören? Überprüfen Sie Referenzen. Stellen Sie pointierte Fragen. Sie zögern vielleicht, etwas Negatives zu sagen, aber was sie nicht sagen, kann genauso nützlich sein.

Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, schreiben Sie einen guten Vertrag, der alle Einzelheiten enthält und sowohl Ihre Interessen als auch die Ihres Anbieters schützt. Ihr RFP und die Antwort des Verkäufers darauf bilden den Rahmen Ihres Vertrages. Wenn die Ausschreibung gut geschrieben ist, sollte der Vertragsverhandlungsprozess reibungsloser verlaufen.