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Statusberichte sind ein kritischer Bestandteil des Projektmanagements. Wir alle schreiben sie, aber kaum jemand liest sie. Ich weiß nicht, wie oft ich einen Stakeholder-Anspruch hatte, etwas nicht zu wissen, das in einem Statusbericht stand … an der Front page…in fett … mit Pfeilen, die darauf zeigen und sagen: “Das ist sehr wichtig.”

Okay, das letzte Bisschen war eine Übertreibung, aber der Rest war es nicht.

Ich hatte einmal einen Kunden, der sich weigerte, eine Rechnung zu bezahlen, weil er “nicht wusste, was wir taten.” Nachdem er monatelange Statusberichte überprüft hatte, stimmte er zu, die Rechnung zu bezahlen.

Ich habe diese Berichte nicht geschrieben, um meinen Tuchus abzudecken, sondern damit der Kunde weiß, was wir tun, und sich daran orientiert. Wie machen wir das Projektreporting so, dass der Projekterfolg gesteigert wird? Und wie kommunizieren wir angemessen mit verschiedenen Arten von Stakeholdern?

Seien Sie einfühlsam

Es gibt einige Stakeholder, die an jeder Entscheidung beteiligt sein möchten, um zu wissen, was jeder tut und warum. Es gibt andere, die nur wissen wollen, was, aber sich nicht darum kümmern, warum. Einige sind besessen von Daten; andere mit Dollars. Manche mögen schriftliche Berichte; andere bevorzugen Telefonanrufe. Sie können keine aussagekräftigen Projektberichte erstellen, ohne zu verstehen, was Ihre Stakeholder motiviert.

Hören Sie in Ihren Meetings mit den Stakeholdern zu, was ihnen wichtig ist, und stellen Sie sicher, dass Ihre Berichte diese Themen abdecken. Fragen ist nützlich, aber das Anhören ihrer Fragen gibt oft einen besseren Hinweis auf ihre Bedenken als ihre Antworten. Und seien Sie darauf vorbereitet, dass sich ihr Fokus ändert.

Ich hatte einmal einen Kunden, der sich anfangs nur um den Zeitplan kümmerte und auf halbem Weg seinen Fokus auf die Kosten verlagerte, möglicherweise weil sich jemand über ihnen in der Nahrungskette darum kümmerte.

Wenn Ihre Stakeholder mündliche Aktualisierungen bevorzugen, ist das in Ordnung, aber Sie müssen trotzdem etwas schriftlich festhalten, falls es später zu einer Meinungsverschiedenheit kommt. Dies kann ein vollständiger schriftlicher Bericht sein, den Sie telefonisch überprüfen (bevorzugt), oder es können Besprechungsprotokolle sein, die Sie unmittelbar danach an Ihren Stakeholder senden.

Tools wie LiquidPlanner können helfen, indem sie einen einfachen Zugriff darauf bieten, welche Aufgaben abgeschlossen wurden, welche Aufgaben hinzugefügt wurden, wie viel Budget Sie verbraucht haben und wie die jüngsten Entdeckungen den Plan verändert haben.

Be Actionable

Ein Grund, warum Statusberichte oft nicht bewertet werden, ist, dass sie manchmal nicht umsetzbar sind. Denken Sie als PM, der über den Status Ihres Projekts berichtet, darüber nach, welche Maßnahmen Ihrer Meinung nach ergriffen werden sollten und welche Informationen Ihre Stakeholder benötigen, um diese Maßnahme zu rechtfertigen.

Wenn Sie beispielsweise ein neues Risiko entdeckt haben und Ihre Minderungsoptionen in Betracht ziehen, muss Ihr Stakeholder diese Minderungsmaßnahmen möglicherweise genehmigen. Sie möchten, dass sie gut verstehen, was los ist, bevor Sie es genehmigen. Wenn Sie Unterstützung von einem anderen Team benötigen, das Ressourcen neu zuweisen muss, sollten die Stakeholder im Voraus darüber informiert werden, wann und warum.

Trennen Sie das Kritische vom tiefen Tauchgang

Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Teil der Projektberichterstattung. Es gibt viele Informationen, die Sie möglicherweise enthalten möchten, aber Sie müssen trennen, was Ihr Stakeholder wissen muss, von dem, was Sie wissen sollen oder was er wissen möchte.

Es sollte einen Abschnitt geben, der über der Falte auf der Titelseite liegt, dass, wenn sie das nur lesen, sie alles wissen würden, was kritisch ist. Der Rest des Berichts kann mehr Details oder weniger wichtige Themen enthalten. Wenn Sie Ihre Statusberichte als separates Dokument per E-Mail versenden, fügen Sie diese wichtigen Informationen in die E-Mail ein. Auf diese Weise können sie die wichtigsten Informationen sehen, auch wenn sie das Dokument nicht öffnen (wie es leider oft der Fall ist).

Konsistenz

Die Bereitstellung Ihrer Berichte am selben Wochentag, die jedes Mal gleich aussehen, hilft Ihren Stakeholdern, die Informationen effizient aufzunehmen. Sie möchten nicht, dass sie sich jede Woche am Kopf kratzen, um herauszufinden, “was das bedeutet” oder “Wo ist der Budgetstatus, den ich interessiere.” Ein guter Statusbericht wird das Problem eines nicht engagierten Stakeholders nicht lösen, aber wenn Sie Ihre Arbeit gut machen, freuen sie sich möglicherweise auf Ihre wöchentlichen Updates!