So führen Sie eine Telefonkonferenz richtig

Wenn Sie mit der Durchführung einer Telefonkonferenz beauftragt wurden, kann dies einschüchternd sein, insbesondere wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine Telefonkonferenz leiten sollen. Es gibt viele bewegliche Teile und abhängig von den Umständen kann viel vom Erfolg des Anrufs abhängen.

Aber keine Sorge. Zu lernen, wie man eine Telefonkonferenz leitet, ist ziemlich einfach. Wir haben eine Liste der wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Ihnen helfen, eine Telefonkonferenz richtig zu führen, ohne einen Schlag zu verpassen. Außerdem ist der Telefonkonferenzdienst von Branded Bridge Line ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie Konferenzgespräche wie ein Profi führen können.

Vor dem Anruf

Was Sie über die Leitung einer Telefonkonferenz wissen sollten, ist, dass ein Großteil der Arbeit bereits vor Beginn des Anrufs erfolgt. Es ist wichtig, eine Telefonkonferenz-Agenda zu erstellen, bevor Sie sich daran machen, eine zu leiten. Wie alles, Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer effektiven Telefonkonferenz.

Wählen Sie einen Telefonkonferenzdienst aus. Wenn Ihr Unternehmen noch keinen Telefonkonferenzservice hat, liegt es an Ihnen, einen auszuwählen. Es gibt viele verschiedene Telefonkonferenzanbieter auf dem Markt, daher müssen Sie ein wenig recherchieren, um einen zu finden, der am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Offensichtlich sind wir ein wenig voreingenommen, da wir eine Vielzahl von Telefonkonferenzfunktionen wie dedizierte Konferenzleitungen, professionelle Telefonanrufe, gebührenfreie Telefonkonferenzen und mehr anbieten (alle Konferenzfunktionen, die Sie tatsächlich verwenden möchten), aber stellen Sie sicher, dass Sie die Funktionen erhalten, die Sie für Ihre Konferenz benötigen. Berücksichtigen Sie Dinge wie die Anzahl der Anrufer, ob Sie internationale Einwahlverbindungen benötigen oder nicht, und wie einfach es ist, Anrufer und Anrufe zu verwalten.

Vereinbaren Sie einen Termin für die Konferenz. Lassen Sie sich nicht einschüchtern, indem Sie einen geeigneten Zeitpunkt planen, wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine Telefonkonferenz durchführen sollen. Oft ist der beste Weg, einen Anruf zu planen, indem Sie allen direkt eine E-Mail senden. Sie können versuchen, ein Planungstool wie Doodle zu verwenden, aber die Leute reagieren eher, wenn Sie sich direkt an Sie wenden.

Erstellen Sie eine Anrufagenda. Wahrscheinlich der wichtigste Schritt bei der Leitung einer Telefonkonferenz, Die Agenda ist Ihr leistungsfähigstes Werkzeug für einen effektiven Anruf. Stellen Sie beim Erstellen einer Anrufagenda sicher, dass Sie angeben, wer für jeden Teil des Anrufs sprechen soll. Dies wird klare Erwartungen setzen, damit jeder weiß, wofür er während des Anrufs verantwortlich ist, und letztendlich zu einer besseren Konferenz führen.

Senden Sie die Einwahl-Info. Stellen Sie einige Tage vor dem Anruf sicher, dass alle Personen über alle Informationen verfügen, die sie für die Teilnahme benötigen. Geben Sie alle Verbindungsdetails an, einschließlich der Einwahlnummer und aller Zugangscodes oder PINs. Branded Bridge Line bietet sichere Telefonkonferenzen und Pin-lose oder keine PIN-Einwahl, den Schmerz aus der Teilnahme an Telefonkonferenzen nehmen. Es kann manchmal hilfreich sein, 5-10 Minuten vor Beginn des Anrufs eine Erinnerung zu senden, damit jeder problemlos auf die Einwahlinformationen zugreifen kann, ohne alte E-Mails durchsuchen zu müssen.

Aufzeichnung des Anrufs. Unabhängig davon, ob Sie sich Notizen machen oder jemand anderen damit beauftragen, sich Notizen zu machen, ist es wichtig, dass aufgezeichnet wird, was in der Telefonkonferenz passiert ist. Wenn Sie lernen, wie Sie eine Telefonkonferenz leiten, können Sie auch lernen, wie Sie eine großartige Besprechung leiten. Einer der wichtigsten Teile eines Meetings ist es, nachträglich eine Zusammenfassung zu veröffentlichen – was erfordert, dass sich jemand während des Anrufs Notizen macht.

Branded Bridge Line bietet auch Konferenzaufzeichnungs- und Transkriptionsdienste an. Diese können nützlich sein, wenn Sie aus irgendeinem Grund einen Teil des Anrufs überprüfen müssen. Notizen zu machen ist immer noch der beste Weg, um eine Zusammenfassung zu erstellen, aber eine vollständige Aufzeichnung oder Transkription ist eine großartige Option, wenn Sie einen wichtigen Anruf führen und nicht riskieren können, einen Moment zu verpassen.

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