So schreiben Sie eine effektive Ereigniserinnerung E-Mail

Da Kunden es gewohnt sind, unzählige Werbeaktionen zu erhalten, können nur aufrichtige Bedenken und Wertschätzung ihre Aufmerksamkeit auf eine E-Mail-Marketingkampagne lenken. Und Ereigniserinnerungs-E-Mails sind ein guter Weg, dies zu tun.

Sobald die Leute Ihre Produkte gekauft haben, sei es ein Ticket für eine Konferenz oder ein Video-Tutorial, denken Sie vielleicht, dass Ihre Mission hier erledigt ist. Aber Menschen, die extrem beschäftigt sind, neigen dazu, jede Art von Ereignis zu vergessen. Und wir müssen sie höflich daran erinnern, zu einem Konzert oder Webinar zu erscheinen. Durch das Versenden von Erinnerungs-E-Mails zeigen wir tatsächlich unseren Respekt und unsere Besorgnis. Auf diese Weise bleiben wir auch in Kontakt und bauen stärkere Beziehungen zu unseren Kunden auf.

Wie schreibe ich eine effektive Erinnerungs-E-Mail für ein Ereignis?

Zuallererst müssen wir uns daran erinnern, dass eine Ereigniserinnerungs—E-Mail niemals alleine geht – Sie müssen eine Serie erstellen, um diese E-Mails effektiv zu machen.

Außerdem hängt der Inhalt einer Erinnerungs-E-Mail für ein Ereignis von der Art des Ereignisses an sich ab. Es gibt zwei Haupttypen von ihnen: online und offline.

Einer Ereigniserinnerungs-E-Mail geht eine Ereigniseinladung voraus und es folgt eine “Follow-up”-E-Mail.

• Einladung;
• Erinnerung/Serie von Erinnerungs-E-Mails;
• Follow-up.

Sie können diese Webinar-Erinnerungs-E-Mail-Vorlage von großem Nutzen finden, da sie bereits eine geeignete Struktur hat, die zu jeder Art von Veranstaltung passt: Name der Veranstaltung, Datum und Uhrzeit, Namen und Fotos der Diskussionsteilnehmer / Gastgeber und Agenda.

Online-Veranstaltungen

Die beliebtesten Online-Veranstaltungen sind Webinare und Live-Streams. Trending sind Online-Kursplattformen, die Online-Kurse und eLearning fördern.

Alle benötigen ordnungsgemäße Registrierungen und Erinnerungen. Es sollten mindestens 4 Erinnerungs-E-Mails in einer Sequenz vorhanden sein.

E-Mail 1. Anmeldebestätigung

Dies ist die erste E-Mail, die Sie direkt nach der Anmeldung zu einer Veranstaltung an Ihre Teilnehmer senden. Hier müssen Sie nur bestätigen, dass der Sitzplatz für eine Person reserviert ist.

Und es wäre schön von Ihnen, das Thema und das Datum der Veranstaltung zu erinnern.

(Quelle: E-Mail von Lackmus)

Dies ist eine ausgelöste E-Mail, die direkt nach der Registrierung gesendet werden sollte. Lassen Sie die Leute nicht stundenlang darauf warten.

E-Mail 2. Einführende Informationen

Die erste freundliche Erinnerungs-E-Mail sollte einige Tage nach der Registrierung / zwei Wochen vor der Veranstaltung gesendet werden.

Wie schreibe ich eine Erinnerungs-E-Mail? Schauen wir uns das folgende Beispiel an:

(Quelle: E-Mail von 6sense)

Dieses E-Mail-Beispiel zur Ereigniserinnerung wird als gut bezeichnet, da es fast alle erforderlichen Informationen enthält, die wir beim Erstellen eines Ereigniserinnerungsschreibens erwähnen sollten:

• firmenname;
• Webinar-Betreff;
• Datum;
• Diskussionsteilnehmer;
• die Vorteile, die Menschen von der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung erhalten.

Lassen Sie sich von uns genauere Informationen zu einer ordnungsgemäßen Ereigniserinnerungs-E-Mail zukommen.

Betreffzeile

Alle E-Mails beginnen mit einer Betreffzeile. Um die Öffnungsrate zu erhöhen, schlagen einige Websites vor, dass Sie einen eingängigen oder etwas wirklich Provokatives schreiben. Persönlich würde ich mich nicht überzeugt fühlen, eine solche E-Mail zu öffnen und zu lesen. Aber wenn ich weiß, dass ich für ein Webinar angemeldet bin, wäre eine perfekte Zeile “Webinar_Name …” oder “Reminder_Name”. Sonst nichts.

Datum

Wann ist es sinnvoll, Daten zu erwähnen? Immer…
Ausnahme: Wenn ein Online-Meeting für heute geplant ist, sollte es “Heute um…” oder “Heute in 2 Stunden” heißen. In anderen Fällen geben Sie jedoch das vollständige Datum einschließlich der Zeitzone an.
Eine perfekte Option ist “Montag, 21.Juni, um 6 Uhr PST”.

Hinweis! Alle wesentlichen Informationen zur ersten Einladungserinnerung in einer Sequenz sollen auf einem Banner platziert werden.

Kalender

Sie können entweder ein Ereignis in Google oder iCalendar für Ihre Ereigniserinnerungsnachrichten erstellen und Ihre Abonnenten hinzufügen oder sie bitten, selbst eines zu erstellen. Aber es ist äußerst wichtig, eine Notiz in einen Kalender zu schreiben.

Hinweis! Sowohl Google Kalender als auch iCalendar sind für die meisten Desktop- und Mobilgeräte gleichermaßen anwendbar.

(Quelle: Wirklich gute E-Mails)

Countdown-Timer

Fügen Sie Countdown-Timer hinzu, um über die verbleibende Zeit zu informieren. Die Teilnehmer müssen wissen, wie schnell Ihre Veranstaltung beginnt.

Weitere Informationen zur Verwendung von Timern in E-Mails finden Sie im Countdown-Timer in Ihrem E-Mail-Blogbeitrag.

CTA-Schaltflächen

Wenn ich von den Schaltflächen spreche, möchte ich erwähnen, dass es derzeit in einem Einladungsnewsletter vorzuziehen ist, die folgenden CTA-Wörter zu verwenden:

• reservieren Sie meinen Platz;
• Holen Sie sich meinen Platz;
• speichern Sie meinen Platz;
• Schnappen Sie sich Ihren Platz;
• melden Sie sich an, um teilzunehmen.

Aber jetzt senden wir Erinnerungen an diejenigen, die bereits bei uns registriert sind. Folglich können wir eine Schaltfläche “Mit Ihrem Freund teilen” hinzufügen.

(Quelle: E-Mail von Informatica)

Vorteile, die Menschen durch die Teilnahme am Webinar erhalten

Menschen lesen Bücher, Zeitungen, Blogs und besuchen Webinare, weil sie etwas Neues lernen möchten. Daher ist es angebracht, noch einmal zu erwähnen, was sie durch die Teilnahme am Webinar oder an einem Online-Meeting erreichen werden.
Es liegt in Ihrem Ermessen, ob Sie es auf einem hellen Banner platzieren oder als Klartext in Ihre Erinnerungsnachricht für ein Ereignis einfügen möchten.

(Quelle: Really Good Emails)

Namen und Fotos der Referenten

Vergessen Sie nicht, die Diskussionsteilnehmer zu erwähnen. Vor allem wäre es höflich. Zweitens ist dies eine gute Gelegenheit, das Interesse der Abonnenten zu wecken. Nennen Sie die Namen der Redner, einige Erfolge und Links zur Website, um detailliertere Informationen zu ihren Projekten zu erhalten.

E-Mail 3. Fragen zur Diskussion mit den Teilnehmern

Senden Sie diese Erinnerung eine Woche vor dem Webinar.
Es sollte alle vorherigen Informationen enthalten, plus:

Fragen zur weiteren Diskussion

Beziehen Sie die Teilnehmer in die Vorbereitung des Webinars ein. Bitten Sie sie entweder, den Fragebogen zum Webinarthema zu beantworten, wenn Sie die Ergebnisse gründlich bearbeiten und während der Sitzung diskutieren möchten, oder bitten Sie sie, einige Artikel zu diesem Thema zu lesen. Erwähnen, dass alle Fragen, die nach dem Lesen entstehen, wird im Webinar diskutiert werden.

Außerdem ist es gut, die Leute zu fragen, welche spezifischen Themen sie gerne genauer untersuchen würden.
Übrigens ist dies auch eine gute Möglichkeit, das Interesse der Abonnenten zu wecken.

(Quelle: E-Mail von E-Mail auf Acid)

E-Mails 4. Erinnern Sie sich einfach

Hier besteht das Hauptziel nicht darin, das Interesse zu wecken, sondern einfach das Publikum zu halten.

Die vierte Botschaft der Kampagne sollte am frühen Morgen des Tages X gesendet werden. Es wird also wirklich nett von Ihnen sein, sie höflich an das Treffen zu erinnern. Bevor sie für diese Zeit ein Geschäftstreffen verabredeten.

Es sollte einfach sein, den Link zum Webinar einfügen und wenn Sie möchten, ein paar Worte sagen, warum das Webinar einen Besuch wert ist.

Wichtig zu beachten:

Senden Sie eine Viber / WhatsApp / Messenger-Nachricht (wenn Sie die Zustimmung der Benutzer dazu haben) oder eine Push-Up-Nachricht, die Ihre Abonnenten darüber informiert, dass Sie eine E-Mail mit detaillierten Informationen gesendet haben.

E-Mail 5. Letzte Erinnerung

Senden Sie die letzte E-Mail einer Sequenz eine Stunde vor dem Start. Sie werden die Teilnehmer auffordern und ihnen Zeit geben, ihre Besorgungen zu erledigen. Fügen Sie den Link zur Besprechung hinzu.

(Quelle: E-Mail von Lackmus)

Selbst bei der letzten Nachricht sollte in der Betreffzeile “Erinnerung” oder “Webinar” stehen. Z.B. ” Beginnt in 5 Minuten.
Es ist auch eine gute Idee, eine Web-Push-Nachricht mit dem Link zu senden.
Wir machen es mit eSputnik.

Follow-up-Nachricht

Selbst wenn Sie alles richtig gemacht haben, können einige der Personen, die sich für das Webinar angemeldet haben, nicht daran teilnehmen. Es wird wirklich nett von dir sein, ihnen eine Aufnahme anzubieten.

Vielleicht möchten sogar diejenigen, die es besucht haben, es noch einmal sehen, um einige Momente in ihren Erinnerungen aufzufrischen.

(Quelle: E-Mail vom Kollegium)

Bitten Sie die Leute um Feedback. Immer nützlich, um ihre Meinung über das Treffen zu wissen.

(Quelle: Wirklich gute E-Mails)

Und für diejenigen, die Zeit gefunden haben, die Fragen zu beantworten, können Sie eine Nachricht mit einem anderen Angebot senden.

Wussten Sie, dass Sie Fragebögen und offene Formulare in E-Mails einbetten können? Diese Formulare sammeln bis zu 5 mal mehr Feedback von Ihren Teilnehmern.

Weitere Informationen zu Umfragetypen und Möglichkeiten, sie in E-Mails hinzuzufügen, finden Sie im Blogbeitrag “E-Mails mit Umfrageeinladungen”.

Offline-Ereignisse

Mit einem Offline-Ereignis meinen wir ein Live-Konzert, eine Ausstellung oder ein Seminar usw. Eine große Mehrheit der Offline-Veranstaltungen sind Konferenzen und Konzerte.

(Quelle: Wirklich gute E-Mails)

Wie viele Erinnerungen sollten Sie hier senden?
Wir empfehlen nur drei…

Email 1. Bestätigung

Hier müssen Sie entweder eine Bestätigung senden, wenn es sich um eine kostenlose Veranstaltung handelt, oder Tickets, wenn es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt.

(Quelle: E-Mail von der Startskala)

E-Mail 2. Vollständige Informationen und Anweisungen

Die erste Erinnerungs-E-Mail enthält allgemeine Informationen. Stellen Sie sicher, dass Sie es eine Woche oder sogar einige Wochen vor der Veranstaltung senden.
Die wichtigsten Informationen wie Datum und Uhrzeit sollten auf einem großen, hellen Banner angezeigt werden.

Aber hier brauchen die Menschen noch mehr von Ihrer Sorge und Hilfe.
Hier ist die Liste der Informationen, die Sie auch in die Nachricht aufnehmen sollten:

Karte

Wenn die Veranstaltung in der eigenen Stadt der Abonnenten stattfindet, benötigen sie nur eine Karte, wie Sie dorthin gelangen.
Aber was ist, wenn Menschen quer durch das Land oder um die Welt reisen müssen?

Ihre Hilfe wird dringend benötigt: mit einem Hotel, Transfer, Sehenswürdigkeiten, welchen Flughafen Sie besser nutzen sollten, um schneller zum Hotel zu gelangen, und einigen lokalen Veranstaltungen.

(Quelle: Wirklich gute E-Mails)

Bereiten Sie die Menschen auf ungewöhnliche lokale Traditionen vor, um die Region kennenzulernen. In Griechenland sagen sie “Ne”, was eigentlich “Ja” bedeutet.

Tagesordnung der Veranstaltung

Fügen Sie der Nachricht eine Besprechungsagenda hinzu. Erwähnen Sie, wenn die Konferenz beginnt, wenn sie vorbei ist, ob es eine Mittagspause geben wird. Werden die Teilnehmer mit Speisen und Getränken versorgt? Wenn nein, wo finden Sie ein Cafe in der Nähe?
Sehen Sie sich das richtige Beispiel unten an.

(Quelle: Wirklich gute E-Mails)

Kleiderordnung

Informieren Sie die Leute über das Format des Meetings. Welche Kleidung angemessen zu tragen: Shorts oder Rauchen und eine Krawatte. Benachrichtigen Sie in der Konferenzerinnerungs-E-Mail, ob die Laptops und Notebooks während des Meetings für die Arbeit bereitgestellt werden. Oder bitten Sie die Leute, ihre zu bringen.
Senden Sie alle diese Informationen mindestens eine Woche vor dem Meeting.

Anweisung

Informieren Sie die Leute, was sie zuerst tun sollten, wenn sie ankommen. An wen sie sich im Notfall wenden können.

(Quelle: E-Mail von Apple)

E-Mail 3. Kontaktinformationen und Wegbeschreibung

Dies ist der letzte Erinnerungsbrief für ein Ereignis, das Sie vor dem persönlichen Meeting senden.
Senden Sie es einen Tag vor dem Treffen, wenn die Teilnehmer Ihre Landsleute sind. Wenn es sich um eine internationale Veranstaltung handelt, senden Sie diese Erinnerung 3 Tage vor dem Meeting.

Eine Offline-Ereigniserinnerung sollte Folgendes enthalten: den Tag, den Titel, den QR / individuellen Code für alle Teilnehmer, eine Karte mit Wegbeschreibung, Ihre Handynummer, keinen Social-Net-Link und eine Bestätigungsschaltfläche. Platzieren Sie all diese Informationen auf einem thematischen Banner.

Hinweis! Senden Sie auch eine SMS mit kurzen Informationen, falls die Teilnehmer unterwegs sind und keine Internetverbindung haben.

Bei internen Besprechungen können Sie nur den Tag, die Uhrzeit und den Ort angeben.

In diesem Fall sollten Sie jedoch Ihre Kollegen / Mitarbeiter bitten, zu bestätigen, dass sie es zur Veranstaltung schaffen.

Scheint, als wäre es das.

Dieser Beitrag enthält unserer Meinung nach eine Reihe großartiger E-Mail-Beispiele für Ereigniserinnerungen. Wir hoffen, dass sie Sie dazu inspiriert haben, Ihre eigenen E-Mails zu erstellen, um Ihre Teilnehmer nach ihrer Registrierung für eine von Ihnen veranstaltete Veranstaltung zu erreichen.

Sehen Sie sich ein kurzes Video zum Erstellen einer Ereigniserinnerungs-E-Mail mit unserem Editor an:

Abschließende Gedanken

• Senden Sie Erinnerungen, um Ihr Anliegen zu zeigen;
• Erstellen Sie eine Folge von E-Mails, um E-Mails effektiv zu machen;
• Zusätzliche Informationen zu Sehenswürdigkeiten, Wetter und Transfer werden Sie und Ihr Unternehmen bei den Besuchern beliebt machen;
• Das Design von E-Mail-Vorlagen für Ereigniserinnerungen spielt keine Rolle. Sie müssen nur die wichtigsten Daten markieren.