Was ist Kontaktmanagement?

• Kontaktmanagement ist der Prozess der Speicherung und Verfolgung von Daten über Kunden und Leads.
• Neben dem schnellen Zugriff auf Kundendaten können Sie durch Investitionen in das Kontaktmanagement Ihren Kundenstamm erweitern und diversifizieren.
• Ein Upgrade auf eine Customer Relationship Management-Software kann erweiterte Daten liefern, mit denen Sie das Engagement zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Kunden steigern können.
• Dieser Artikel richtet sich an Unternehmer, die ihre Kundenbeziehungen mithilfe von Kontaktverwaltungssoftware verbessern möchten.

Vorbei sind die Zeiten des Austauschs von Serviettennotizen und Visitenkarten. In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt kann es schwierig sein, sich den Namen jedes Kunden und seine individuellen Vorlieben zu merken. Deshalb ist es wichtig, Daten elektronisch zu speichern, sie bei Bedarf mit Teammitgliedern zu teilen und kontinuierlich Informationen zu sammeln, um erfolgreich mit Kunden und Kunden zu interagieren.

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Contact Management, eine digitale Methode zur Speicherung von Daten, kann Ihnen helfen, Ihren Kundenstamm zu erweitern und zu diversifizieren. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es schwieriger, Daten zu sammeln und festzustellen, welche Informationen für Sie, Ihre Mitarbeiter und die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens wertvoll sind.

Aber wer hat Zeit, all diese Informationen manuell einzugeben? Glücklicherweise kann eine Kontaktverwaltungssoftware automatisch Daten aus Einkäufen, Marketingkampagnen und früheren Gesprächen sammeln und analysieren.

Was ist Kontaktverwaltung?

Die Kontaktverwaltung ist ein Mittel zur Eingabe von Kunden- und Lead-Daten zur Speicherung, zum schnellen Zugriff, zur Bearbeitung und Nachverfolgung. Das Kontaktmanagement kann so einfach wie eine Tabellenkalkulation oder so komplex wie eine CRM-Software (Customer Relationship Management) sein.

Durch die Digitalisierung des Kontaktmanagements geben Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf wertvolle Kundendaten. Alle Abteilungen können dieselben Daten einsehen, sodass Sie die Kommunikation beschleunigen und Prozesse optimieren können. Wenn Sie die Kommunikation effizienter gestalten, können Sie sich weniger auf Geschäftsaufgaben als vielmehr auf Ihre Kunden konzentrieren.

In der heutigen Geschäftsumgebung müssen Sie mehr tun, als nur eine Verkaufs-E-Mail mit dem Namen einer Person zu personalisieren, um einen Verkauf zu tätigen. Kunden sind Unternehmen treu, die sich an ihre spezifischen Vorlieben erinnern, und sie erwarten jedes Mal, wenn sie online eine Bestellung aufgeben oder ein Paket per Post erhalten, ein herausragendes Erlebnis. Wenn Sie darüber hinausgehen, werden nicht nur Wiederholungsverkäufe erzielt, sondern auch Empfehlungen gefördert, was Ihre gesamten Kundenakquisitionskosten erheblich senken kann.

Schlüssel zum Mitnehmen: Kontaktmanagement ist, wie Sie Ihre Kunden- und Lead-Daten für die Speicherung, den Zugriff, die Bearbeitung und das Tracking eingeben, so ist es wichtig für das Wachstum und die Diversifizierung Ihrer Kundenbasis.

Was ist eine Kontaktverwaltungssoftware?

Die Kontaktverwaltungssoftware kann Informationen über Ihre potenziellen und aktuellen Kunden in einem durchsuchbaren Format organisieren. Die Software kann grundlegende Informationen wie Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen verarbeiten. Es kann auch grundlegende Interaktionen zwischen dem Unternehmen und dem Kontakt verfolgen und wichtige Kalenderereignisse verfolgen.

Kontaktverwaltungssoftware vs. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Obwohl sich Kontaktverwaltungssoftware und CRM-Software in einigen Bereichen überschneiden, gibt es einen Unterschied: Ein Kontaktverwaltungssystem bietet grundlegende Funktionen, während CRM-Software erweiterte Tools zur Integration von Vertriebs-, Marketing- und Berichtsaufgaben bietet. Wenn Sie vor dem Vergleich der beiden Systemtypen die Geschäftsziele im Auge haben, können Sie entscheiden, welche Software für Sie geeignet ist.

Während ein Kontaktverwaltungssystem beispielsweise einige Kontaktdaten verwenden und für einfachen Zugriff und wichtige Interaktionen organisieren kann, erhöht ein CRM die Datenmenge, die Sie über Kunden und Leads sammeln können, und verwendet diese Daten, um Ihre Zielgruppe zu segmentieren und Berichte bereitzustellen, die Ihre Kundenbeziehungen verbessern können. Während das Kontaktmanagement es Unternehmen ermöglicht, Kundeninformationen zu speichern, ermöglichen CRMs Unternehmen, einen Schritt weiter zu gehen, indem sie diese gespeicherten Informationen nutzen und Beziehungen in Echtzeit aufbauen und pflegen.

Hier sind einige der Vorteile von CRM-Software:

• Zugriff auf Echtzeitdaten. Wenn Sie sich für ein cloudbasiertes CRM entscheiden, können Sie in Echtzeit auf Kundendaten zugreifen und Ihr gesamtes Team über zusätzliche Daten oder Änderungen an Kontakten auf dem Laufenden halten. Außerdem sind Sie nicht an das Büro gebunden; Mitarbeiter, die unterwegs sind oder remote arbeiten, können auch in Echtzeit auf die Daten zugreifen.
• Integrationen. CRMs verfügen häufig über Integrationen von Drittanbietern, die Datenlücken automatisch schließen. Sie können sogar Apps von Drittanbietern verwenden, um Kunden auf ihren Social-Media-Konten zu analysieren. Integrationen können nicht nur für die Verwaltung des Kundendienstes von Vorteil sein, sondern auch für die Nachverfolgung, wo Ihre Kunden online Zeit verbringen.
• Zusammenarbeit. Im Geschäftsleben bringt Brainstorming häufig neue Ideen mit sich und kann dazu beitragen, einen komplexen Verkauf abzuschließen. CRMs erleichtern Vertriebs- und Marketingteams die Zusammenarbeit und den gemeinsamen Erfolg, indem sie beispielsweise ein höheres Maß an Personalisierung für den Kunden schaffen, A / B-Testkampagnen durchführen und den Return on Investment messen.

Wussten Sie schon? Während Kontaktmanagement-Software und CRM-Systeme Daten sammeln und speichern, bieten CRMs erweiterte Funktionen für Vertrieb, Marketing und Reporting.

Benötigen Sie ein Kontaktmanagement oder ein CRM für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie sich in der Geschäftsplanungsphase befinden oder gerade Ihr Unternehmen gestartet haben, ist ein CRM möglicherweise nicht die richtige Lösung. Wenn Sie zuerst ein Kontaktverwaltungssystem verwenden, um zu erfahren, wer Ihre treuen Kunden sind, können Sie Kontakte eingrenzen, wenn Sie bereit sind, ein Upgrade durchzuführen. Außerdem sparen Sie Geld bei monatlichen Softwarekosten, Integrationen, Mitarbeitern und Schulungen, während Sie noch die Grundlage Ihres Unternehmens aufbauen.

Wenn Sie jedoch ein etabliertes Unternehmen haben oder kürzlich einen Umsatzanstieg verzeichnet haben, sind Sie möglicherweise bereit, von einem Kontaktverwaltungssystem zu einem CRM zu wechseln. Bevor Sie jedoch einen Softwarevertrag unterschreiben, stellen Sie sich diese Fragen:

• Wie viele treue Kunden haben Sie?
• Wie viele Mitarbeiter stehen zur Eingabe und Analyse von Daten zur Verfügung?
• Ist es notwendig, detaillierte Informationen und Interaktionen mit Ihren Kunden zu erfassen?
• Erfordert Ihre Branche langwierige, komplexe Verkäufe?
• Braucht Ihre Branche schnelle Wiederholungskäufe?
• Verkauft Ihr Unternehmen an einem bedeutenden geografischen Standort?
• Erwarten Sie für die nächsten Jahre ein steigendes Geschäftswachstum?

Beantworten Sie die oben genannten Fragen sorgfältig, um die Vor- und Nachteile der Verwendung eines CRM abzuwägen. Wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben (auch wenn dies in Ihrer Branche üblich ist), kann ein CRM mehr kosten, als es wert ist. Das gleiche gilt für Kunden; Ein kleiner Kundenstamm kann über ein Kontaktmanagementsystem einfacher zu pflegen sein, da ein CRM komplex sein kann und Details mehrere Seiten umfassen. Darüber hinaus benötigt ein Unternehmen mit weniger Kunden mehr periodische Datenaufzeichnungen, da es für Segmentierungskunden um einige Faktoren zugänglicher sein kann.

Wenn Ihre Branche lange, komplexe Verkäufe oder Produkte mit kurzer Haltbarkeit erfordert, die einen schnellen Verkauf erzwingen, kann ein CRM Ihnen helfen, Daten zu sammeln, um Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Verkauf zu erhöhen. Ein CRM kann auch für landesweite, nationale oder globale Skalen von Vorteil sein. Erweiterte Daten können Kunden nach Standort segmentieren, sodass Sie die besten Produkte und Dienstleistungen für jedes Gebiet bereitstellen können.

Schauen Sie sich unsere Bewertungen der besten CRM-Software für kleine Unternehmen an, um eine Option zu finden, mit der Ihr Unternehmen wachsen kann.

Tipp: Analysieren Sie Ihren aktuellen Geschäftsstatus anhand der obigen Fragen, um zwischen einem Kontaktmanagementsystem und einem CRM zu wählen.

So wählen Sie die beste Kontaktmanagement- oder CRM-Software aus

Nachdem Sie Ihre Geschäftsziele berücksichtigt haben, ist es an der Zeit, die Softwareoptionen einzugrenzen. Da die meisten Business-Software viele Konkurrenten hat, müssen Sie sie zu erforschen, bevor man die Wahl.

Hier sind einige Bereiche, die Sie bei Ihrer Suche überprüfen sollten:

• Empfehlungen von Kollegen. Wenn Sie einen vertrauenswürdigen Kollegen haben, der in derselben Branche tätig ist oder einen ähnlichen Geschäftsplan verfolgt, wenden Sie sich an ihn, um Feedback zu Kontaktmanagement- und CRM-Software zu erhalten. Fragen Sie sie beispielsweise, welche Systeme einen besseren Kundenservice, bessere Zahlungspläne und bessere Integrationen bieten. Durch die Beratung von Kollegen oder Mentoren können Sie Zeit sparen, anstatt jedes System selbst auszuprobieren.

• Online-Bewertungen. Suchen Sie nach Bewertungen von anderen Nutzern, indem Sie eine einfache Google-Suche durchführen. Suchen Sie nach positiven Bewertungen über Kundenservice, häufige Software-Updates und Benutzerfreundlichkeit. Hüten Sie sich vor Unternehmen, denen aktuelle Bewertungen fehlen, Beschwerden über eine für Sie wichtige Funktion haben oder Abrechnungsprobleme aufgetreten sind.

• Kostenlose Testversion. Kostenlose Testversionen geben Ihnen die Möglichkeit, die Dashboard-, Navigations- und Kundendienstoptionen eines Systems zu erkunden, bevor Sie dafür bezahlen. Suchen Sie nach einer Kontaktverwaltungssoftware, die diese Option bietet, damit Sie sie vor dem Kauf ausprobieren können.

• Ausgezeichneter Kundenservice. Wählen Sie eine Software mit reaktionsschneller, professioneller Kundenbetreuung. Ein System mit 24/7-Service ist ideal, aber suchen Sie ein Unternehmen, das Ihre Frage innerhalb weniger Stunden beantworten kann oder zumindest eine Online-FAQ-Tutorial-Datenbank für einfache Probleme bereitstellt, die auftreten können.

• Onboarding. Wenn Sie noch nie Kontaktmanagement- oder CRM-Software verwendet haben, möchten Sie möglicherweise ein Unternehmen auswählen, das persönliches oder virtuelles Onboarding anbietet, damit Sie die Software optimal nutzen können. Wenn Sie von jemandem durch die Funktionen geführt werden, die Sie verwenden möchten, können Sie Zeit und Frustration sparen. Außerdem sollten Sie die Software gut verstehen, wenn Sie zusätzliche Benutzer schulen müssen.