miten luoda tehokas RFP

voi olla aikoja, jolloin organisaatiosi tarvitsee ulkopuolisen toimittajan tai konsultin asiantuntemusta. Oikean löytäminen ei ole aina helppoa.

RFP-kosintapyyntö voi auttaa.

RFP: n kirjoittaminen on helpompaa kuin miltä se kuulostaa – ja paljon helpompaa kuin siivoaminen myöhemmin, koska palkkaamasi myyjä oli huonossa kunnossa.

RFP: tä kirjoitettaessa kannattaa vain muistaa “garbage out, garbage back.”Myyjillä, jotka vastaavat, on oltava selkeä käsitys organisaatiostasi ja sen tarpeista.

hyvin kirjoitettu RFP selventää tavoitteitasi ja hakemiesi palvelujen laajuutta. Se tarjoaa myös jäsennellyn muodon, jossa myyjän on esitettävä kykynsä, kustannuksensa ja odotuksensa. RFP-mallit ovat saatavilla Internetissä, joka saattaa auttaa sinua.

RFP: n kirjoittaminen

ensimmäinen vaihe RFP: n luomisessa on projektin ja erityistarpeiden määrittely. Mitä haluat myyjän tekevän? Miten? Milloin? Missä?

RFPs: ssä on tyypillisesti seuraavat osiot, jotka voivat kuitenkin muuttua jonkin verran riippuen projektin luonteesta:

Johdanto. Selitä mahdollisille tarjoajille laajasti, miksi laitat ulos RFP ja mitä haluat saavuttaa palkkaamalla yksi heistä. Voit myös tiivistää keskeisiä kohtia muista osioista, kuten Milloin niiden vastaukset erääntyvät ja milloin projekti alkaisi.

taustatietoa. Tämä osio sisältää tietoa organisaatiostasi ja nykyisen projektin historiasta, mikä johtaa RFP: n tarpeeseen.

vaatimukset. Tämä on yksityiskohtainen selvitys siitä, mitä haluat myyjän tekevän, ja luettelo tiedoista, joita odotat saavasi ehdokkailta.

se on tärkein osio ja vaatii yleensä eniten aikaa – sekä kirjoittamiseen että myyjän vastaukseen. Se voidaan kirjoittaa joko imperatiivilauseina (“listaa kaikki sijaintisi.”) tai kuulusteleva (“missä haarasi sijaitsevat?”).

vasteen rakenne. Esitä rakenne, miten haluat saada vastauksen. Jos projekti on monimutkainen tai erittäin tekninen, voit purkaa vaatimukset bullet-kohtiin, joihin myyjien odotetaan vastaavan.

tyypillinen vastemuoto voi olla:

• tiivistelmä (korkean tason katsaus avainkohtiin)
• toimittajan yrityksen taustatiedot
• ehdotetut palvelut tai suoritteet (miten myyjä täyttää RFP-vaatimukset)
• hinnoittelu
• viitteet (aiemmat asiakkaat)

valintaperusteet. Kerro myyjille, miten voittaja valitaan. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden korostaa tärkeysjärjestyksesi, must-haves ja nice-to-haves, ohjata myyjien vastauksia.

aikajanoja. Määritä vastausten saamisen määräaika, päivämäärä, jolloin ilmoitat voittaneen tarjoajan, ja päivä, jona projekti alkaa.

pidä mielessäsi, että mitä pidempi RADIOTAAJUUSPOLITIIKKASI on ja mitä yksityiskohtaisempaa vastausta tarjoajilta vaaditaan, sitä enemmän aikaa tarvitset, jotta he voivat valmistella perusteellisen vastauksen.

evaluating suppliers

the evaluation process actually started before you receiving any RFP responses – so so when you decide who the receivers of the RFP should be. Tee vähän läksyjä saadaksesi hyviä näkymiä.

saatat jo tietää, keitä kiinnostavat myyjät ovat. Jos ei, kokeile asiaankuuluvia ammattijärjestöjä, Kysy luotetuilta kollegoilta ja muilta myyjiltä, jotka eivät ole kilpailussa, tai jopa tee online-haku.

Hanki riittävästi tietoa, jotta voit sulkea pois myyjät, jotka eivät selvästikään sovi yhteen. Mutta rajoittaa vastaanottajia, jotta et päädy valtavasti vastauksia, jotka luovat massa pettyneitä osapuolia, jotka eivät koskaan ollut mahdollisuutta. Toisaalta on hyvä, että on monipuolisuutta. Lähetä se esimerkiksi suurille kotimaisille myyjille ja pienille alueellisille myyjille.

älä valitse myyjää pelkän hinnan perusteella. Kun olet lukenut RFP vastaukset, rajaa lista alas parhaat niistä ja haastattele niitä.

Kasvokkaisista haastatteluista saa eniten tietoa. Mitä kemiaa teillä on? Kuinka hyvin he näyttävät kuuntelevan huoliasi? Tarkista suositukset. Esitä teräviä kysymyksiä. He saattavat olla haluttomia sanomaan mitään negatiivista, mutta se, mitä he eivät sano, voi olla yhtä hyödyllistä.

lopuksi, kun valitset myyjän, Kirjoita hyvä sopimus, joka täsmentää kaikki yksityiskohdat ja suojaa sekä sinun että myyjän etuja. Sinun RFP ja myyjän vastaus siihen muodostavat kehyksen sopimuksesi. Jos RFP on hyvin kirjoitettu, sopimusneuvotteluprosessin pitäisi sujua jouhevammin.