intohimoisten suunnittelijoiden blogi

tilannekatsaukset ovat kriittinen osa projektinhallintaa. Me kaikki kirjoitamme niitä, mutta tuskin kukaan lukee niitä. En tiedä kuinka monta kertaa sidosryhmäni on väittänyt, ettei tiedä jotain, joka oli tilanneraportissa … page…in rohkea … nuolilla osoittaen sitä sanoen: “Tämä on hyvin tärkeää.”

okei, tuo viimeinen pätkä oli liioittelua, mutta loppu ei.

minulla oli kerran asiakas, joka kieltäytyi maksamasta laskua, koska hän “ei tiennyt mitä olimme tekemässä.”Käytyään läpi kuukausien tilanneraportit hän suostui maksamaan laskun.

kirjoitin nämä raportit En peitelläkseni-minun-tussuani, vaan siksi, että asiakas tietäisi, mitä teemme ja olisi linjassa sen kanssa. Miten teemme projektiraportoinnin tavalla, joka lisää projektin onnistumista? Entä miten viestimme asianmukaisesti erityyppisille sidosryhmille?

ole empaattinen

on sidosryhmiä, jotka haluavat olla mukana jokaisessa päätöksessä, tietää mitä kaikki tekevät ja miksi. On muitakin, jotka haluavat vain tietää mitä, mutta eivät välitä miksi. Jotkut ovat pakkomielteisiä treffeistä; toiset dollareilla. Jotkut pitävät kirjallisista raporteista, toiset mieluummin puhelinsoitoista. Et voi tehdä mielekästä projektiraportointia ymmärtämättä, mikä motivoi sidosryhmiäsi.

Kuuntele kokouksissasi sidosryhmien kanssa, mistä he välittävät, ja varmista, että raporteissasi käsitellään näitä kysymyksiä. Kysyminen on hyödyllistä, mutta heidän kysymyksiensä kuunteleminen antaa usein paremman kuvan heidän huolistaan kuin heidän vastauksensa. Ja varaudu siihen, että heidän keskittymisensä muuttuu.

minulla oli kerran asiakas, joka aluksi välitti vain aikataulusta ja puolivälissä siirsi painopisteensä kustannuksiin, mahdollisesti siksi, että joku heidän yläpuolellaan ruokaketjussa alkoi välittää siitä.

jos sidosryhmäsi pitävät suullisista päivityksistä, se on hyvä, mutta sinun on silti kirjoitettava jotain siltä varalta, että myöhemmin tulee erimielisyyksiä. Se voi olla täydellinen kirjallinen raportti, jonka tarkistat puhelimitse (mieluummin), tai se voi olla kokouspöytäkirja, jonka lähetät sidosryhmällesi välittömästi sen jälkeen.

Liquidplannerin kaltaiset työkalut voivat auttaa tarjoamalla helpon pääsyn siihen, mitkä tehtävät on suoritettu, mitä tehtäviä on lisätty, kuinka paljon budjettia olet kuluttanut ja miten viimeaikaiset löydöt ovat muuttaneet suunnitelmaa.

olla kannekelpoinen

yksi syy, miksi tilannekatsauksia ei usein arvosteta, on se, että ne eivät aina ole kannekelpoisia. Projektisi tilasta Raportoivana pääministerinä mieti, mihin toimiin sinun mielestäsi pitäisi ryhtyä ja mitä tietoja sidosryhmäsi tarvitsevat perustellakseen tätä toimintaa.

esimerkiksi, jos olet löytänyt uuden riskin ja harkitset lieventämisvaihtoehtojasi, sidosryhmäsi saattaa joutua hyväksymään nämä lieventämiset. Haluat heidän ymmärtävän, mitä on tekeillä, ennen kuin hyväksyt sen. Jos tarvitset tukea toiselta tiimiltä, joka vaatii resurssien uudelleen osoittamista, sidosryhmille on ilmoitettava etukäteen, milloin ja miksi.

erota kriittinen Syväsukelluksesta

tämä lienee projektin raportoinnin tärkein osa. Siinä on paljon tietoa, jota haluat ehkä sisällyttää, mutta sinun on erotettava se, mitä sidosryhmäsi on tiedettävä, siitä, mitä haluat heidän tietävän tai mitä he haluavat tietää.

etusivulla pitäisi olla taitoksen yläpuolella oleva osio, että jos he vain lukisivat tuon, he tietäisivät kaiken kriittisen. Mietinnön loppuosa voi sisältää enemmän yksityiskohtia tai vähemmän tärkeitä asioita. Jos lähetät tilaraporttisi erillisenä asiakirjana, liitä tämä kriittinen tieto sähköpostiin. Näin he voivat nähdä tärkeimmät tiedot, vaikka he eivät avaa asiakirjaa (kuten valitettavasti usein tapahtuu).

johdonmukaisuus

raporttien toimittaminen samana viikonpäivänä, joka näyttää joka kerta samalta, auttaa sidosryhmiäsi omaksumaan tiedon tehokkaasti. Et halua heidän raapivan päätään viikottain selvittääkseen, ” mitä tämä tarkoittaa “tai” missä on se budjettitilanne, josta välitän.”Hyvä tilanneraportti ei ratkaise sitoutumattoman sidosryhmän ongelmaa, mutta jos teet työsi hyvin, he saattavat alkaa odottaa viikottaisia päivityksiäsi!