5 Façons clés d’améliorer Votre processus d’admission des patients

De la réception des appels et du processus d’accueil / inscription, votre cabinet médical peut faire un certain nombre de choses pour s’assurer que les patients sont reçus et amenés dans votre cabinet de manière optimale. Vous voulez vous assurer que vous avez un processus d’admission en douceur: celui qui garantira que votre cabinet dispose de toutes les informations nécessaires concernant vos patients, ainsi qu’une expérience plus fluide pour vos patients. Essayez ces stratégies pour vous assurer d’optimiser le processus d’admission des patients dans votre cabinet.

Première étape: Optimisez vos formulaires

Vos formulaires d’admission fournissent une mine d’informations aux médecins et aux infirmières tout au long de votre pratique. Ils établissent des informations critiques sur votre patient, de son âge et de son sexe à la raison pour laquelle il se trouve dans votre cabinet. Bien que vous souhaitiez être sûr de saisir toutes les informations pertinentes, il est également important de vous assurer que vous ne demandez pas aux patients de fournir plus d’informations que nécessaire. Des demandes d’information excessives peuvent ralentir le processus d’admission et rendre plus difficile l’enregistrement des patients auprès de votre bureau. Essayez certaines de ces stratégies pour optimiser le processus.

• Optez pour des formulaires en ligne plutôt que des formulaires papier. Non seulement cela aidera à prévenir les malentendus du côté du médecin (plus de mauvaise écriture ou de cases qui auraient “pu” être vérifiées), mais cela aidera à obtenir les informations devant les membres de votre personnel plus rapidement.
• Omettre les informations inutiles.
• Faites en sorte que les patients remplissent toutes les informations nécessaires, y compris la raison de leur visite à votre cabinet un jour donné, avant de pouvoir terminer le formulaire.
• Assurez-vous de collecter des informations d’assurance dans le cadre de l’admission. Les patients devraient avoir leur carte d’assurance avec eux lors de la visite!
• Personnalisez vos formulaires en fonction des réponses des patients. Par exemple, une question courante est: “Buvez-vous de l’alcool?”Si le patient répond “Non”, il n’est pas nécessaire de répondre à d’autres questions. D’un autre côté, si le patient répond “Oui”, une nouvelle question devrait apparaître: “Combien / à quelle fréquence buvez-vous?”Cela aidera à rationaliser le processus pour de nombreux patients.

Deuxième étape: Collectez également des Signatures en ligne

Que vous remplissiez des documents ou que vous signiez votre politique HIPAA, optez pour la collecte en ligne. Cette méthode sans papier permettra au personnel de votre bureau de connecter plus facilement les informations nécessaires sur les patients, de les classer et de protéger ces informations dans vos systèmes cryptés. Dans de nombreux cas, une signature rapide sur un bloc-notes est beaucoup plus efficace et efficiente qu’un système papier – et au fil du temps, cela peut permettre à votre bureau d’économiser beaucoup d’argent sur papier.

Troisième étape: Valider l’assurance DÈS QUE POSSIBLE

La collecte des paiements des patients est souvent l’une des parties les plus difficiles du processus d’admission des patients. De nombreux bureaux l’obtiennent en arrière: au lieu de collecter au début du rendez-vous, avant que le patient ne soit vu, ils essaient de percevoir des copays, des franchises et d’autres paiements après que les services ont été rendus. Dans certains cas, la collecte de ces fonds peut devenir incroyablement difficile! Suivez plutôt ces étapes pour vous assurer que vous êtes en mesure de percevoir le paiement du patient à l’avance.

• Demandez des informations d’assurance à chaque rendez-vous. Validez ces informations.
• Assurez-vous de connaître la couverture de chaque patient et le montant qu’il devra payer pour chaque rendez-vous. Donnez-leur accès à ces informations dès le début du processus afin qu’ils puissent annuler le rendez-vous ou le reporter au besoin afin de s’acquitter de leurs responsabilités financières.
• Percevez le paiement avant que le patient ne revienne voir le médecin. Non seulement cela garantit que vous pourrez percevoir le paiement, mais cela permet également au patient de partir plus rapidement lorsque le rendez–vous est terminé – et cela évitera tout malentendu potentiel.

Quatrième étape: Offrez des documents pré-rendez-vous

Avant même que votre patient n’arrive au rendez-vous, il devrait avoir la possibilité de remplir tous ces documents et de les préparer. Cela facilitera le déplacement du patient directement pour son rendez-vous lorsqu’il arrivera au bureau. Si vous remplissez ces documents en ligne, il est facile d’envoyer un lien à vos patients avant leur arrivée. Conseil : assurez-vous d’utiliser le nom de votre cabinet dans l’adresse e-mail et de l’inclure dans la ligne d’objet pour vous assurer que les patients ouvriront l’e-mail au fur et à mesure qu’il leur sera envoyé. Cela créera un processus plus fluide et augmentera les chances que les patients arrivent réellement au rendez-vous avec leurs informations remplies.

Cinquième étape: Utilisez la bonne solution logicielle

Vous voulez une solution logicielle qui vous aidera à gérer les relations avec les patients et à vous assurer que vous êtes en mesure de surveiller les patients au cours du processus avec votre cabinet, que ce soit dans les étapes initiales pour devenir un patient ou dans les étapes ultérieures lorsqu’ils deviennent un patient récurrent ou interagissent plus fréquemment avec votre cabinet. Vous avez besoin d’un logiciel de relation avec les patients qui suivra le volume d’appels, suivra les patients potentiels et aidera à améliorer votre relation avec les fournisseurs de référence afin qu’il vous soit plus facile de vous connecter avec vos patients. Votre logiciel peut également faciliter la collecte des paiements, l’identification des informations sur vos patients et la confirmation des informations d’assurance. Assurez-vous de choisir un fournisseur de logiciels qui vous aidera à gérer tous vos besoins d’interaction avec les patients et qui s’intégrera facilement à vos systèmes existants.

La gestion de votre processus d’admission des patients est une activité continue qui peut présenter un large éventail de défis, en particulier à mesure que votre pratique s’agrandit. En suivant ces étapes clés, cependant, vous pouvez assurer une expérience plus fluide pour vos employés de bureau et vos patients, vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur les éléments les plus importants des soins aux patients.

Vous cherchez plus d’aide pour optimiser votre processus d’admission des patients? Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons créer un apport plus efficace, que vous amélioriez la capture de vos patients ou visiez un meilleur service à la clientèle pour tous vos patients. Advantage Healthcare Consulting fournit notre expérience à votre pratique, vous permettant de créer des politiques et des procédures plus efficaces.