Comment Diriger correctement une conférence téléphonique

Si vous avez été chargé de mener une réunion téléphonique, cela peut être intimidant, surtout si vous ne savez pas comment diriger une conférence téléphonique. Il y a beaucoup de pièces mobiles et selon les circonstances, beaucoup pourraient dépendre du succès de l’appel.

Mais ne vous inquiétez pas. Apprendre à diriger une conférence téléphonique est assez simple. Nous avons dressé une liste des éléments essentiels qui vous aideront à mener correctement une conférence téléphonique sans manquer un battement. De plus, le service de conférence téléphonique de Branded Bridge Line est un outil puissant qui peut vous aider à diriger des conférences téléphoniques comme un pro.

Avant l’appel

La chose à savoir sur la façon de diriger une conférence téléphonique est qu’une grande partie du travail se passe avant même le début de l’appel. Il est essentiel d’établir un ordre du jour de la conférence téléphonique avant de vous lancer dans la direction d’une conférence téléphonique. Comme tout, la préparation est essentielle pour mener une conférence téléphonique efficace.

Choisissez un service de conférence téléphonique. Si votre entreprise ne dispose pas déjà d’un service de conférence téléphonique, il vous incombe d’en choisir un. Il existe de nombreux fournisseurs de téléconférences différents sur le marché, vous devrez donc faire un peu de recherche pour en trouver un qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise. De toute évidence, nous sommes un peu biaisés car nous offrons une foule de fonctionnalités de conférence téléphonique telles que des lignes de conférence dédiées, des salutations téléphoniques professionnelles, des conférences téléphoniques sans frais et plus encore (toutes les fonctionnalités de conférence que vous voudrez réellement utiliser), mais assurez-vous d’obtenir les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour votre conférence. Considérez des choses comme le nombre d’appelants, si vous aurez besoin ou non d’appels internationaux, et à quel point il est facile de gérer les appelants et les appels.

Planifiez une heure pour la Conférence. Ne vous laissez pas intimider en planifiant un moment opportun si vous ne pensez pas savoir comment organiser une conférence téléphonique. Souvent, la meilleure façon de planifier un appel est d’envoyer un e-mail directement à tout le monde. Vous pouvez essayer d’utiliser un outil de planification comme Doodle, mais les gens sont plus susceptibles de répondre si vous contactez directement.

Créez un ordre du jour d’appel. Probablement l’étape la plus importante dans la façon de diriger une conférence téléphonique, l’ordre du jour est votre outil le plus puissant pour avoir un appel efficace. Lors de la création d’un agenda d’appels, assurez-vous de spécifier qui parlera pour chaque partie de l’appel. Cela définira des attentes claires, aidera chacun à savoir de quoi il sera responsable lors de l’appel et conduira finalement à une meilleure conférence.

Envoyez les informations de connexion. Quelques jours avant l’appel, assurez-vous que tout le monde a toutes les informations dont il aura besoin pour rejoindre. Incluez tous les détails d’adhésion, y compris le numéro d’appel et les codes d’accès ou les codes PIN. Branded Bridge Line offre des téléconférences sécurisées et des numérotations sans code PIN ou sans code PIN, ce qui évite de se joindre à des téléconférences. Il peut parfois être utile d’envoyer un rappel 5 à 10 minutes avant le début de l’appel, afin que tout le monde puisse facilement accéder aux informations de connexion, sans avoir à fouiller dans les anciens e-mails.

Enregistrement de l’appel. Que vous preniez ou non des notes ou que vous nommiez quelqu’un d’autre pour prendre des notes, il est essentiel qu’il y ait un enregistrement de ce qui s’est passé lors de la conférence téléphonique. Apprendre à diriger une conférence téléphonique vous aidera également à apprendre à diriger une grande réunion. L’une des parties les plus importantes de toute réunion est de faire circuler un résumé après coup – ce qui oblige quelqu’un à prendre des notes pendant l’appel.

Branded Bridge Line offre également des services d’enregistrement et de transcription de conférences téléphoniques. Ceux-ci peuvent être utiles si vous devez revoir une partie de l’appel pour une raison quelconque. Prendre des notes reste le meilleur moyen de créer un résumé, mais avoir un enregistrement ou une transcription complète est une excellente option si vous menez un appel important et que vous ne risquez pas de manquer un moment.

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