Comment rédiger un E-mail de rappel d’événement efficace

Maintenant que les clients sont habitués à recevoir des tonnes de promotions, seule une préoccupation et une appréciation sincères peuvent attirer leur attention sur une campagne de marketing par e-mail. Et les e-mails de rappel d’événement sont un bon moyen de le faire.

Une fois que les gens ont acheté vos produits, que ce soit un billet pour une conférence ou un tutoriel vidéo, vous pouvez penser que votre mission est terminée ici. Mais les humains, étant extrêmement occupés, ont tendance à oublier tout type d’événement. Et nous devons leur rappeler poliment de se présenter à un concert ou à un webinaire. En envoyant des courriels de rappel, nous montrons notre respect et notre préoccupation. De cette façon, nous restons également en contact et établissons des relations plus solides avec nos clients.

Comment rédiger un e-mail de rappel efficace pour un événement ?

Tout d’abord, nous devons nous rappeler qu’un e—mail de rappel d’événement ne va jamais seul – vous devez créer une série pour rendre ces e-mails efficaces.

De plus, le contenu d’un e-mail de rappel pour un événement dépend du type d’événement en soi. Il en existe deux grands types: en ligne et hors ligne.

Un e-mail de rappel d’événement est précédé d’une invitation à l’événement et est suivi d’un e-mail de ” suivi “.

• invitation;
• rappel / série d’e-mails de rappel;
• suivi.

Vous pouvez trouver ce modèle d’e-mail de rappel de webinaire d’une grande utilité car il a déjà une structure appropriée qui convient à tout type d’événements: Nom de l’événement, date et heure, noms et photos des panélistes / hôtes, et ordre du jour.

Événements en ligne

Les événements en ligne les plus populaires sont les webinaires et les diffusions en direct. Les tendances sont des plateformes de cours en ligne qui favorisent les cours en ligne et l’apprentissage en ligne.

Tous ont besoin d’inscriptions et de rappels appropriés. Il devrait y avoir au moins 4 e-mails de rappel dans une séquence.

Courriel 1. Confirmation d’inscription

Il s’agit du premier e-mail que vous envoyez à vos participants juste après l’inscription à un événement. Ici, vous devez simplement confirmer que le siège est réservé à une personne.

Et il serait bon de vous rappeler le sujet et la date de l’événement.

(Source: Email de Litmus)

Il s’agit d’un email déclenché qui doit être envoyé juste après l’inscription. Ne faites pas attendre les gens pendant des heures.

Courriel 2. Informations d’introduction

Le premier e-mail de rappel amical doit être envoyé quelques jours après l’inscription / deux semaines avant l’événement.

Comment rédiger un email de rappel ? Jetons un coup d’œil à l’exemple ci-dessous :

(Source: E-mail de 6sense)

Cet exemple d’e-mail de rappel d’événement est qualifié de bon car il contient presque toutes les informations nécessaires que nous devrions mentionner lors de la création d’une lettre de rappel d’événement:

• nom de l’entreprise;
• sujet du webinaire;
• date;
• panélistes;
• les avantages que les gens obtiennent en assistant à votre événement.

Laissez-nous vous fournir des informations plus spécifiques concernant un e-mail de rappel d’événement approprié.

Ligne d’objet

Tous les e-mails commencent par une ligne d’objet. Pour augmenter le taux d’ouverture, certains sites vous suggèrent d’en écrire un accrocheur ou quelque chose de vraiment provocateur. Personnellement, je ne me sentirais pas convaincu d’ouvrir et de lire un tel e-mail. Mais quand je sais que je suis inscrit à un webinaire, une ligne parfaite serait “Webinar_Name…” ou “Reminder_Name”. Rien d’autre.

Date

Quand est-il raisonnable de mentionner les dates? ToujoursException
Exception : Si une réunion en ligne est prévue pour aujourd’hui, alors il faut dire “Aujourd’hui à…” ou “Aujourd’hui dans 2 heures”. Mais dans d’autres cas, mentionnez la date complète, y compris le fuseau horaire.
Une option parfaite est “Lundi 21 juin à 18h PST”.

Remarque! Toutes les informations essentielles sur le premier rappel d’invitation d’une séquence sont censées être placées sur une bannière.

Calendriers

Vous pouvez soit créer un événement dans Google ou iCalendar pour vos messages de rappel d’événement et y ajouter vos abonnés, soit leur demander d’en créer un par eux-mêmes. Mais il est tout à fait important de mettre une note sur un calendrier.

Remarque! Google Agenda et iCalendar sont également applicables à la plupart des appareils de bureau et mobiles.

(Source: Vraiment bons e-mails)

Minuteries de compte à rebours

Ajoutez des minuteries de compte à rebours pour informer du temps restant. Les participants doivent savoir à quelle heure votre événement commence.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des minuteries dans les e-mails, veuillez vous référer au Compte à rebours dans Votre article de blog.

Boutons CTA

En parlant des boutons, je tiens à mentionner qu’actuellement dans un bulletin d’invitation, il est préférable d’utiliser les mots CTA suivants:

• réservez ma place;
• prenez ma place;
• enregistrez ma place;
• prenez votre place;
• inscrivez-vous pour y assister.

Mais maintenant, nous envoyons des rappels à ceux qui sont déjà inscrits chez nous. Par conséquent, nous pouvons ajouter un bouton “partager avec votre ami”.

(Source: Courriel d’Informatica)

Avantages que les gens obtiennent en assistant au webinaire

Les gens lisent des livres, des journaux, des blogs et visitent des webinaires parce qu’ils veulent apprendre quelque chose de nouveau. Ainsi, il convient de mentionner une fois de plus ce qu’ils vont réaliser en assistant au webinaire ou à une réunion en ligne.
Il est à votre discrétion de le placer sur une bannière lumineuse ou de l’ajouter en texte brut dans votre message de rappel pour un événement.

(Source: Très bons courriels)

Noms et photos des conférenciers

N’oubliez pas de mentionner les panélistes. Tout d’abord, ce serait poli. Deuxièmement, c’est une bonne occasion de capter l’intérêt des abonnés. Mentionnez les noms des conférenciers, quelques réalisations et des liens vers le site Web pour des informations plus détaillées sur leurs projets.

Courriel 3. Questions à discuter avec les participants

Envoyez ce rappel une semaine avant le webinaire.
Il doit contenir toutes les informations précédentes, plus:

Questions pour une discussion plus approfondie

Impliquer les participants dans la préparation du webinaire. Soit demandez-leur de répondre au questionnaire sur le sujet du webinaire, bien sûr, si vous prévoyez de travailler en profondeur avec les résultats et d’en discuter pendant la session, soit demandez-leur de lire certains articles sur le sujet donné. Mentionnez que toutes les questions qui se poseront après la lecture seront discutées lors du webinaire.

De plus, une bonne chose à faire est de demander aux gens quels sujets spécifiques ils aimeraient étudier de plus près.
Btw, c’est aussi un bon moyen de réchauffer l’intérêt des abonnés.

(Source: E-mail de l’e-mail sur Acid)

E-mails 4. Il suffit de rappeler

Ici, l’objectif principal n’est pas de réchauffer l’intérêt mais simplement de garder le public.

Le quatrième message de la campagne doit être envoyé tôt le matin du jour X. Les gens planifient leurs plans pour la journée. Donc, ce sera vraiment gentil de votre part de leur rappeler poliment la réunion. Avant de nommer une réunion d’affaires pour cette fois.

Cela devrait être simple, inclure le lien vers le webinaire, et si vous aimez dire quelques mots pourquoi le webinaire vaut la peine d’être visité.

Important à noter:

Envoyez un message Viber / WhatsApp / Messenger (si vous avez le consentement des utilisateurs pour le faire) ou un message push-up informant vos abonnés que vous avez envoyé un e-mail avec des informations détaillées.

Courriel 5. Dernier rappel

Envoyez le dernier email d’une séquence une heure avant le début. Vous encouragerez et donnerez aux participants le temps de terminer leurs courses. Ajoutez le lien vers la réunion.

(Source: Email de Litmus)

Même pour le dernier message, la ligne d’objet doit indiquer “Rappel” ou “Webinaire”. Par exemple, “Commence dans 5 minutes.
De plus, ce sera une bonne idée d’envoyer un message push web avec le lien.
Nous le faisons avec eSputnik.

Message de suivi

Même si vous avez tout fait correctement, certaines des personnes qui se sont inscrites au webinaire ne pourront pas y assister. Ce sera vraiment gentil de leur offrir un enregistrement.

Peut-être que même ceux qui l’ont visité aimeraient le regarder à nouveau pour rafraîchir certains moments de leurs souvenirs.

(Source: E-mail de Quorum)

Demandez aux gens des commentaires. Toujours utile de connaître leur opinion sur la réunion.

(Source: Très bons e-mails)

Et à ceux qui ont trouvé le temps de répondre aux questions, vous pouvez envoyer un message avec une autre offre.

Saviez-vous que vous pouvez intégrer des questionnaires et ouvrir des formulaires dans des e-mails? Ces formulaires recueillent jusqu’à 5 fois plus de commentaires de la part de vos participants.

Pour plus d’informations sur les types d’enquêtes et les moyens de les ajouter dans les e-mails, veuillez vous référer à l’article de blog “E-mails d’invitation à l’enquête “.

Événements hors ligne

Par événement hors ligne, nous entendons un concert en direct, une exposition ou un séminaire, etc. Une grande majorité des événements hors ligne sont des conférences et des concerts.

(Source: E-mails vraiment bons)

Combien de rappels devriez-vous envoyer ici?
Nous vous recommandons seulement troisEmail

Email 1. Confirmation

Ici, vous devez envoyer soit une confirmation s’il s’agit d’un événement gratuit, soit des billets s’il s’agit d’un événement payant.

(Source: E-mail de l’échelle de lancement)

E-mail 2. Informations complètes et instructions

Le premier e-mail de rappel contient des informations générales. Assurez-vous de l’envoyer une semaine ou même quelques semaines avant l’événement.
Les informations les plus importantes, comme la date et l’heure, doivent être affichées sur une grande bannière lumineuse.

Mais ici, les gens ont encore plus besoin de votre préoccupation et de votre aide.
Voici la liste des informations que vous devez également inclure dans le message:

Carte

Si l’événement aura lieu dans la propre ville des abonnés, ils n’auront besoin que d’une carte indiquant comment s’y rendre.
Mais que se passe-t-il si les gens ont besoin de voyager à travers le pays ou à travers le monde?

Votre aide sera fortement requise: avec un hôtel, un transfert, des sites touristiques, quel aéroport mieux utiliser pour se rendre à l’hôtel plus rapidement, et certains événements locaux.

(Source: Très bons courriels)

Préparez les gens à des traditions locales inhabituelles pour se familiariser avec la région. Comme, en Grèce, ils disent “Ne”, ce qui signifie en fait “oui”.

Ordre du jour de l’événement

Ajoutez un ordre du jour de la réunion au message. Mentionnez quand la conférence commencera, quand elle sera terminée, s’il y aura une pause déjeuner. Les participants recevront-ils de la nourriture et des boissons? Si non, où peuvent-ils trouver un café à proximité?
Regardez l’exemple approprié ci-dessous.

(Source: Très bons courriels)

Code vestimentaire

Informez les gens du format de la réunion. Quels vêtements appropriés à porter: shorts ou fumeurs et une cravate. Dans l’e-mail de rappel de la conférence, informez si les ordinateurs portables et les ordinateurs portables sont fournis pour le travail pendant la réunion. Ou demandez aux gens d’apporter les leurs.
Envoyez toutes ces informations au moins une semaine avant la réunion.

Instruction

Informer les gens de ce qu’ils doivent faire en premier à leur arrivée. Qu’ils peuvent contacter en cas d’urgence.

(Source: E-mail d’Apple)

E-mail 3. Coordonnées et itinéraire

Ce sera la dernière lettre de rappel pour un événement que vous enverrez avant la réunion en personne.
Envoyez-le un jour avant la réunion, si les participants sont vos compatriotes. S’il s’agit d’un événement international, envoyez ce rappel 3 jours avant la réunion.

Un rappel d’événement hors ligne doit inclure: le jour, le titre, le code QR / individuel pour tous les participants, une carte avec les directions, votre numéro de téléphone portable, pas un lien de réseau social, et un bouton de confirmation. Placez toutes ces informations sur une bannière thématique.

Remarque! Envoyez également un SMS avec de brèves informations, au cas où les participants seraient en route et n’auraient pas de connexion Internet.

Pour les réunions internes, vous pouvez simplement mentionner le jour, l’heure et le lieu.

Mais dans ce cas, vous feriez mieux de demander à vos collègues / employés de confirmer qu’ils se rendront à l’événement.

On dirait que c’est ça.

Cet article contient un certain nombre d’excellents exemples d’e-mails de rappel d’événement, à notre avis. Nous espérons qu’ils vous ont inspiré à créer vos propres e-mails pour contacter vos participants après leur inscription à un événement que vous organisez.

Regardez une courte vidéo sur la création d’un e-mail de rappel d’événement avec notre éditeur:

Réflexions finales

• envoyez des rappels pour montrer votre préoccupation;
• créez une séquence d’e-mails pour rendre les e-mails efficaces;
• des informations supplémentaires sur les sites, la météo et le transfert vous attacheront, vous et votre entreprise, aux visiteurs;
• la conception de modèles d’e-mails de rappel d’événement n’a pas d’importance. Il vous suffit de mettre en évidence les données les plus importantes.