Comprendre la facturation électronique et la Facturation électronique: Définitions, Avantages et Nuances

Il est temps de s’éloigner des factures papier, qui nécessitent une impression et une livraison par la poste, et d’adopter la facturation électronique pour une livraison plus efficace et plus efficace. Les factures électroniques peuvent même être liées directement à la FAQ ou au traitement des paiements, pour accélérer le paiement des factures.

Qu’est-Ce que la Facturation Électronique ?

La facturation électronique ou facturation électronique est le processus par lequel les factures sont envoyées et payées par voie électronique. Ce processus permet aux clients de recevoir des factures par e-mail, sur un portail Web ou même dans des formats de données lisibles par machine, facilitant ainsi une livraison et un paiement plus efficaces.

Le processus de facturation électronique est géré par le service des comptes clients, en prenant les résultats des logiciels de comptabilité ou des systèmes ERP et en les livrant aux clients. De plus en plus, les aspects de ce processus sans papier sont automatisés pour améliorer la rapidité et la précision, y compris les actions de suivi lorsque les délais de paiement des factures dépassent les délais.

À quoi ressemble une facture électronique

Une facture électronique ou une facture électronique est simplement une version électronique d’une facture ou d’une facture traditionnelle. Visuellement, cela peut refléter une mise en page de facture papier traditionnelle ou tirer parti des fonctionnalités en ligne, telles qu’un lien direct vers le paiement des factures, des FAQ ou des ressources associées.

Alternativement, les factures électroniques peuvent être livrées sous forme de données lisibles par machine telles que des documents au format EDI ou XML pour faciliter le traitement et le paiement automatiques par un logiciel de comptes clients.

Dans un contexte B2B, la facturation électronique concerne la livraison de factures électroniques comportant des détails spécifiques tels que le délai de paiement, les informations fiscales, le numéro de bon de commande et les livrables détaillés.

Fonctionnement du processus de facturation électronique

La facturation électronique est le processus par lequel les factures électroniques sont générées et remises aux clients, les rappels envoyés et les paiements collectés. Le processus de facturation électronique comprend également un certain degré de fixation des prix et du crédit, qui peuvent être définis manuellement pour chaque client ou déterminés par une automatisation basée sur des règles.

Les étapes du processus de facturation électronique sont énumérées ci-dessous.

1. Établissement du crédit – la première étape de tout processus de facturation consiste à déterminer la limite de crédit et la date d’échéance du versement. Les solutions modernes de facturation électronique peuvent boucler la boucle de la vente au réglage du crédit pour optimiser les performances et minimiser les risques.
2. Prix – l’étape suivante consiste à déterminer le prix des biens ou services fournis. Les solutions de facturation électronique peuvent rechercher les prix à partir d’une base de données et appliquer des remises au niveau du compte ou du contact, selon les besoins.
3. Création de factures – les factures électroniques sont générées à partir de données ERP ou du système comptable, qui sont introduites dans le modèle de facture requis pour chaque destinataire – du PDF à l’EDI. Cette étape est normalement automatisée et progresse beaucoup plus rapidement que la création manuelle traditionnelle de factures.
4. Livraison des factures – une autre étape généralement automatisée, la livraison des factures électroniques peut progresser par courrier électronique, portail, transfert de fichiers ou transmission directe de données. La notification de facture par SMS, notification par e-mail, WhatsApp ou des canaux similaires peut être utilisée pour avertir les destinataires que leur facture électronique est disponible via un portail en ligne sécurisé.
5. Rappels – si le factureur estime que les clients n’ont pas accusé réception, ouvert ou payé leur facture électronique dans un délai spécifique, les communications de rappel peuvent être automatiquement déclenchées pour encourager un paiement rapide.
6. Traitement des paiements – La facturation électronique offre un avantage distinct par rapport à la facturation papier dans la réception des paiements, car les clients peuvent recevoir un lien pour cliquer et payer leur facture en ligne par carte de crédit ou par dépôt direct. Une plus grande automatisation est possible lorsque les factures électroniques sont livrées à des systèmes automatisés de comptes fournisseurs qui valident la demande de paiement via la référence du numéro de bon de commande et effectuent des paiements automatiques via ACH / NACHA.
7. Intelligence des ventes et reporting – le suivi et la création de rapports sur la livraison et la réception des factures électroniques et même sur les personnes qui ont lu ou répondu aux factures électroniques offrent un avantage certain lors de la lutte contre les retards de paiement pour des flux de trésorerie sains. Des informations sur les ventes peuvent être tirées de ce qui a été facturé, où et quand, ainsi que de la compréhension des comptes qui peuvent avoir du mal à payer à temps et présenter un risque de crédit futur.

Principaux avantages du logiciel de facturation électronique

Le logiciel de facturation électronique permet aux départements des comptes clients de devenir beaucoup plus efficaces. La suppression des inefficacités des processus permet d’économiser du temps et de l’argent, tout en garantissant une livraison plus précise et plus rapide des factures aux clients pour un paiement rapide. Un système de facturation électronique bien déployé est plus qu’une simple mise à niveau opérationnelle, c’est un avantage stratégique.

Les principaux avantages du logiciel de facturation électronique sont:

1. Efficacité des processus – les factures papier nécessitent beaucoup plus de temps et d’efforts pour produire et livrer, les factures électroniques en prennent une fraction.
2. Précision améliorée – la connexion directe entre le système de facturation électronique et le logiciel de comptabilité et/ ou les systèmes ERP élimine les erreurs humaines du processus.
3. Délivrabilité améliorée – l’envoi de factures papier, par la poste, ne garantit pas la délivrabilité. La pandémie de coronavirus a montré que la livraison électronique était plus flexible et plus précise, atteignant les clients où ils se trouvent, dans le format qu’ils souhaitent.
4. Visibilité de l’état – savoir qui a reçu, lu et répondu à ses factures électroniques permet des actions de suivi plus ciblées et aide à la prévision des flux de trésorerie.
5. Automatisation – les entreprises cherchent de plus en plus à automatiser les processus manuels répétitifs pour une efficacité accrue, afin que le personnel qualifié puisse se concentrer sur des activités plus rentables. Le passage des factures papier à la facturation électronique présente une opportunité énorme pour l’automatisation des processus.
6. Paiements de factures simplifiés – les factures électroniques peuvent être envoyées avec des liens de paiement pour effectuer des paiements en ligne par carte de crédit, carte de débit ou dépôt direct.
7. Frais généraux réduits – ne pas avoir à entretenir et à gérer les machines d’impression et de livraison des factures papier, ni à payer la livraison postale, peut représenter une économie considérable pour de nombreuses entreprises.
8. Évolutivité et flexibilité – la facturation électronique présente une solution beaucoup plus évolutive que la facturation papier. Traditionnellement, si les volumes de facturation augmentaient, il faudrait investir dans l’impression, la gestion des processus et la livraison. Cet investissement serait redondant et gaspillé si les volumes diminuaient ensuite. Les systèmes électroniques peuvent monter et descendre plus rapidement et plus efficacement.
9. Empreinte carbone réduite – les factures papier nécessitent plus d’énergie et de ressources pour produire et livrer (par courrier). Les factures électroniques sont beaucoup plus économes en énergie et meilleures pour l’environnement.
10. Expérience client améliorée – les factures papier peuvent sembler un peu démodées pour les clients maintenant. Les factures électroniques peuvent être présentées de manière plus professionnelle, avec un accès et un traitement des paiements simplifiés, simplifiant et améliorant l’expérience de chaque client de votre marque.

La facturation électronique de l’OMS aide

La facturation électronique aide un large éventail de fonctions au sein de toute entreprise. De la rationalisation de la création et de la livraison des factures au sein des comptes clients à l’automatisation des processus des comptes fournisseurs de vos clients. Les améliorations apportées au fonds de roulement et aux prévisions des flux de trésorerie fournissent l’assurance et le capital nécessaires pour soutenir la croissance et l’investissement dans l’ensemble de l’entreprise. Certains des impacts les plus importants sont énumérés ci-dessous.

• Finance – la facturation électronique améliore l’efficacité de la facturation et libère le fonds de roulement, en faisant baisser le DSO, précédemment conservé dans le grand livre des créances. La visibilité accrue de l’état inhérente à la facturation électronique permet des prévisions plus précises des flux de trésorerie, soutenant les investissements dans l’ensemble de l’entreprise pour la croissance et la stabilité.
• Clients – lorsque les clients reçoivent leurs factures par voie électronique, ils sont en mesure de les payer plus facilement et plus rapidement, tout en ayant accès aux historiques de facturation s’ils ont besoin de réimprimer quoi que ce soit.
• Fournisseurs – si vous permettez à votre chaîne d’approvisionnement de vous facturer par voie électronique, ils peuvent fonctionner plus efficacement et vous pouvez effectuer des paiements plus rapidement, sans perdre de temps à interroger et à clarifier des détails de facture inexacts.
• Département AR – les comptes clients bénéficient de la facturation électronique plus que tout autre aspect de l’entreprise, c’est ici que les avantages de l’automatisation des processus et des améliorations de l’efficacité permettent d’améliorer les performances par rapport aux KPI.
• Service AP – la réception des factures par voie électronique aide les comptes fournisseurs à prévoir les dépenses, à profiter des remises pour paiements anticipés et à traiter les paiements plus efficacement.
• Opérations – Les opérations bénéficient de l’amélioration des flux de trésorerie et des capacités de prévision financière apportées par la facturation électronique, ce qui permet d’investir davantage là où cela est nécessaire pour améliorer les capacités opérationnelles et l’efficacité.

En Quoi La Facturation Électronique Est-Elle Différente De La Facturation Électronique?

Bien que la facturation électronique et la facturation électronique soient parfois utilisées de manière interchangeable, la facturation électronique est plus fréquemment utilisée pour décrire un aspect spécifique du processus de facturation dans un contexte B2B. Les consommateurs recevant une facture de services publics par voie électronique auraient tendance à la décrire comme une facture, alors qu’une entreprise recevant une facture pour des produits livrables énumérés spécifiques, contre un bon de commande spécifique, parlerait d’avoir reçu une facture.

Les factures sont des documents de facturation spécifiques envoyés au cours du processus de facturation. La facturation électronique a tendance à englober un plus large éventail de fonctions que la création de factures, la livraison, le suivi et le traitement des paiements que l’on trouve dans l’EIPP (présentation et paiement électroniques des factures) ou la facturation électronique. la facturation électronique comprend également certains éléments de fixation de limites de crédit et de tables de tarification, ainsi que la fermeture de la boucle des paiements aux informations sur les ventes et l’ajustement des scores de crédit.

Le système ou la solution de facturation électronique au sein d’une organisation comprendra un élément EIPP, mais l’étend pour inclure des informations, des prix et des considérations de crédit applicables à la fois au compte et au payeur.

La facturation électronique et la facturation électronique peuvent-elles aider Mon organisation

Après avoir lu jusqu’ici, vous envisagerez probablement un investissement dans la facturation électronique, vous chercherez peut-être à déployer un logiciel de facturation électronique en interne ou à choisir un fournisseur de services approprié pour assurer le succès de votre déploiement de facturation électronique.

Notre conseil serait de parler à quelques fournisseurs de facturation électronique différents, qui peuvent vous aider à définir la solution dont vous avez besoin et la meilleure façon de procéder. Chez Corcentric, nous pouvons vous aider à évaluer divers aspects de l’EIPP et de l’ensemble de solutions de facturation électronique plus large – contactez–nous pour un appel de découverte sans engagement dès aujourd’hui.