Che cos’è la gestione dei contatti?

• La gestione dei contatti è il processo di archiviazione e tracciamento dei dati su clienti e lead.
• Oltre a fornire un rapido accesso ai dati dei clienti, investire nella gestione dei contatti può aiutarti a crescere e diversificare la tua base di clienti.
• L’aggiornamento al software customer Relationship management può fornire dati avanzati che consentono di aumentare il coinvolgimento tra la vostra azienda e i suoi clienti.
• Questo articolo è per gli imprenditori che vogliono migliorare le loro relazioni con i clienti utilizzando il software di gestione dei contatti.

Sono finiti i giorni dello scambio di banconote e biglietti da visita. Nel mondo degli affari frenetico di oggi, può essere difficile ricordare il nome di ogni cliente e le loro preferenze individuali. Ecco perché è essenziale archiviare i dati elettronicamente, condividerli con i membri del team quando necessario e raccogliere continuamente informazioni per interagire con successo con clienti e clienti.

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Contact management, un metodo digitale di memorizzazione dei dati, può aiutarti a crescere e diversificare la tua base di clienti. Man mano che la tua azienda cresce, sarà più difficile raccogliere dati e determinare quali informazioni sono preziose per te, i tuoi dipendenti e la sostenibilità della tua azienda.

Ma chi ha il tempo di inserire tutte queste informazioni manualmente? Fortunatamente, il software di gestione dei contatti può raccogliere e analizzare automaticamente i dati provenienti da acquisti, campagne di marketing e conversazioni precedenti.

Che cos’è la gestione dei contatti?

La gestione dei contatti è un mezzo per inserire i dati dei clienti e dei lead per l’archiviazione, l’accesso rapido, la modifica e il tracciamento. La gestione dei contatti può essere semplice come un foglio di calcolo o complessa come il software CRM (Customer Relationship Management).

Digitalizzando la gestione dei contatti, puoi dare ai tuoi dipendenti l’accesso a preziosi dati dei clienti. Tutti i reparti possono visualizzare gli stessi dati, in modo da velocizzare la comunicazione e semplificare i processi. Quando rendi la comunicazione più efficiente, puoi concentrarti meno sulle attività aziendali e di più sui tuoi clienti.

Nell’ambiente aziendale di oggi, devi fare molto di più che personalizzare un’e-mail di vendita con il nome di qualcuno per effettuare una vendita. I clienti sono fedeli alle aziende che ricordano le loro preferenze specifiche e si aspettano un’esperienza stellare ogni volta che effettuano un ordine online o ricevono un pacco per posta. Andare oltre non solo crea vendite ripetute, ma incoraggia anche i rinvii, che potrebbero ridurre significativamente i costi complessivi di acquisizione dei clienti.

Chiave da asporto: La gestione dei contatti è il modo in cui inserisci i tuoi dati sui clienti e sui lead per l’archiviazione, l’accesso, la modifica e il tracciamento, quindi è essenziale per crescere e diversificare la tua base di clienti.

Che cos’è il software di gestione dei contatti?

Software di gestione dei contatti in grado di mantenere le informazioni sui potenziali clienti e clienti attuali organizzati in un formato ricercabile. Il software può gestire informazioni di base, come nomi, numeri di telefono e indirizzi e-mail. Può anche tenere traccia delle interazioni fondamentali tra l’azienda e il contatto e tenere traccia degli eventi del calendario importanti.

Software di gestione dei contatti vs. customer Relationship management (CRM)

Sebbene il software di gestione dei contatti e il software CRM si sovrappongano in alcune aree, c’è una differenza: un sistema di gestione dei contatti offre funzionalità di base, mentre il software CRM fornisce strumenti avanzati per integrare le attività di vendita, marketing e reporting. Avendo obiettivi di business in mente prima di confrontare i due tipi di sistemi vi aiuterà a decidere quale software è giusto per te.

Ad esempio, mentre un sistema di gestione dei contatti può utilizzare alcuni dettagli di contatto e organizzarli per un facile accesso e interazioni essenziali, un CRM aumenta la quantità di dati che è possibile raccogliere su clienti e lead e utilizza tali dati per segmentare il pubblico e fornire report che possono migliorare le relazioni con i clienti. Mentre la gestione dei contatti consente alle aziende di archiviare le informazioni sui clienti, i CRM consentono alle aziende di fare un ulteriore passo avanti prendendo le informazioni memorizzate e creando e coltivando relazioni in tempo reale.

Ecco alcuni dei vantaggi del software CRM:

• Accesso ai dati in tempo reale. Scegliendo un CRM basato su cloud, puoi accedere ai dati dei clienti in tempo reale e tenere informato l’intero team di eventuali dati aggiuntivi o modifiche ai contatti. Inoltre, non sei legato all’ufficio; anche i dipendenti che viaggiano o lavorano in remoto possono accedere ai dati in tempo reale.
• Integrazioni. I CRM hanno spesso integrazioni di terze parti che colmano automaticamente le lacune nei dati. Puoi anche utilizzare app di terze parti per analizzare i clienti sui loro account di social media. Le integrazioni possono essere utili non solo per gestire il servizio clienti, ma anche per monitorare dove i clienti trascorrono il tempo online.
• Collaborazione. Spesso negli affari, il brainstorming porta nuove idee e può aiutare a chiudere una vendita complessa. I CRM facilitano la collaborazione e il successo dei team di vendita e marketing, ad esempio creando un livello più elevato di personalizzazione per il cliente, testando campagne A/B e misurando il ritorno sull’investimento.

Lo sapevate? Mentre il software di gestione dei contatti e i sistemi CRM raccolgono e archiviano i dati, i CRM offrono funzionalità avanzate per le vendite, il marketing e il reporting.

Hai bisogno di una gestione dei contatti o di un CRM per la tua azienda?

Se sei in fase di pianificazione aziendale o hai appena lanciato la tua attività, un CRM potrebbe non essere la soluzione giusta. Dopo tutto, utilizzando un sistema di gestione dei contatti prima di imparare che i vostri clienti fedeli sono vi aiuterà a restringere i contatti quando si è pronti per l’aggiornamento. Inoltre, risparmierai denaro sui costi mensili del software, sulle integrazioni, sui dipendenti e sulla formazione mentre stai ancora costruendo le fondamenta della tua azienda.

Ma se hai un’azienda consolidata o hai recentemente visto un aumento delle entrate, potresti essere pronto a passare da un sistema di gestione dei contatti a un CRM. Prima di firmare un contratto software, però, porsi queste domande:

• Quanti clienti fedeli hai?
• Quanti dipendenti sono disponibili per inserire e analizzare i dati?
• È necessario registrare informazioni dettagliate e interazioni con i clienti?
• Il vostro settore richiede vendite lunghe e complesse?
• Il tuo settore ha bisogno di acquisti rapidi e ripetuti?
• La vostra azienda vende in una posizione geografica significativa?
• Prevedete una crescita del business al rialzo per i prossimi anni?

Rispondi pensieroso alle domande di cui sopra per valutare i pro ei contro dell’utilizzo di un CRM. Se hai solo pochi dipendenti (anche se è comune nel tuo settore), un CRM potrebbe costare più di quanto valga. Lo stesso vale per i clienti; una piccola base di clienti può essere più facile da mantenere tramite un sistema di gestione dei contatti, dal momento che un CRM può essere complesso, con dettagli che abbracciano più pagine. Inoltre, un’azienda con meno clienti avrà bisogno di più dati periodici registrati, in quanto può essere più accessibile ai clienti di segmento da un paio di fattori.

Se il tuo settore richiede vendite lunghe e complesse o prodotti a breve scadenza che costringono a vendite rapide, un CRM può aiutarti a raccogliere dati per aumentare le tue possibilità di vendita di successo. Un CRM può anche essere utile per scala statale, nazionale o globale. I dati avanzati possono segmentare i clienti in base alla posizione in modo da poter fornire i migliori prodotti e servizi per ogni territorio.

Dai un’occhiata alle nostre recensioni dei migliori software CRM per le piccole imprese per trovare un’opzione che può aiutare la tua azienda a crescere.

Suggerimento: Analizza il tuo attuale stato aziendale utilizzando le domande di cui sopra per scegliere tra un sistema di gestione dei contatti e un CRM.

Come scegliere il miglior software di gestione dei contatti o CRM

Dopo aver considerato i vostri obiettivi di business, è il momento di restringere le opzioni software. Poiché la maggior parte del software aziendale ha molti concorrenti, è necessario ricercarli prima di sceglierne uno.

Ecco alcune aree da rivedere nella tua ricerca:

• Raccomandazioni collega. Se si dispone di un collega di fiducia che è nello stesso settore o segue un business plan simile, entrare in contatto con loro per un feedback sulla gestione dei contatti e software CRM. Ad esempio, chiedi loro quali sistemi hanno un servizio clienti migliore, piani di pagamento e integrazioni. Consultando colleghi o mentori si può risparmiare tempo rispetto a provare ogni sistema da soli.

• Recensioni online. Cerca recensioni da altri utenti facendo una semplice ricerca su Google. Cerca recensioni positive sul servizio clienti, aggiornamenti software frequenti e facilità d’uso. Attenzione alle aziende che non hanno recensioni attuali, hanno lamentele su una funzione rotta che è importante per te o hanno riscontrato problemi di fatturazione.

• Prova gratuita. Le prove gratuite ti danno l’opportunità di esplorare la dashboard, la navigazione e le opzioni di servizio clienti di un sistema prima di pagarlo. Cercare il software di gestione dei contatti che offre questa opzione in modo da poter provare prima di acquistare.

• Eccellente servizio clienti. Scegli un software che abbia un’assistenza clienti reattiva e professionale. Un sistema con servizio 24/7 è l’ideale, ma cercare una società che può rispondere alla tua domanda entro poche ore o almeno fornisce un database tutorial FAQ online per semplici problemi che possono sorgere.

• Onboarding. Se non avete mai utilizzato il software di gestione dei contatti o CRM, si consiglia di scegliere una società che offre di persona o onboarding virtuale in modo da poter ottenere il massimo dal software. Avere qualcuno a piedi attraverso le caratteristiche che si prevede di utilizzare può risparmiare tempo e frustrazione. Inoltre, vorrai avere una buona conoscenza del software se hai bisogno di addestrare altri utenti.