Come condurre correttamente una Conference Call

Se sei stato incaricato di condurre una riunione telefonica, può essere intimidatorio soprattutto se non sai come condurre una conference call. Ci sono un sacco di parti in movimento e, a seconda delle circostanze, un sacco potrebbe essere cavalcando il successo della chiamata.

Ma non preoccuparti. Imparare a condurre una chiamata in conferenza è abbastanza semplice. Abbiamo messo insieme un elenco degli elementi essenziali che vi aiuterà a condurre correttamente una conferenza telefonica senza perdere un colpo. Inoltre, il servizio di conferenza telefonica di Branded Bridge Line è un potente strumento che può aiutarti a condurre le chiamate in conferenza come un professionista.

Prima della chiamata

La cosa da sapere su come condurre una conference call è che gran parte del lavoro avviene anche prima dell’inizio della chiamata. È fondamentale stabilire un ordine del giorno di conference call prima di iniziare a guidarne uno. Come qualsiasi cosa, la preparazione è la chiave per condurre una conferenza telefonica efficace.

Scegli un servizio di conferenza telefonica. Se la vostra azienda non ha già un go-to servizio di conferenza telefonica, cade su di voi per scegliere uno. Ci sono un sacco di diversi fornitori di chiamate in conferenza sul mercato, quindi dovrete fare una piccola ricerca per trovare uno che sta per essere la soluzione migliore per le esigenze del vostro business’. Ovviamente siamo un po ‘ di parte dal momento che offriamo una serie di funzioni di chiamata in conferenza come, linee di conferenza dedicate, saluti telefonici professionali, chiamate in conferenza gratuite e altro ancora (tutte le funzioni di conferenza che vorrai effettivamente utilizzare), ma assicurati di ottenere le funzionalità di cui avrai bisogno per la tua conferenza. Considera cose come il numero di chiamanti, se avrai bisogno o meno di chiamate internazionali, e quanto è facile gestire chiamanti e chiamate.

Programma un orario per la Conferenza. Non essere intimidito dalla pianificazione di un tempo conveniente se non pensi di sapere come condurre una chiamata in conferenza. Spesso il modo migliore per pianificare una chiamata è inviando un’e-mail direttamente a tutti. Si può provare a utilizzare uno strumento di pianificazione come Doodle, ma le persone sono più propensi a rispondere se si raggiunge direttamente.

Crea un ordine del giorno della chiamata. Probabilmente il passo più importante in come condurre una chiamata in conferenza, l’agenda è il vostro strumento più potente per avere una chiamata efficace. Quando crei un’agenda di chiamata, assicurati di specificare chi parlerà per ogni porzione della chiamata. Ciò stabilirà chiare aspettative, aiutando tutti a sapere di cosa saranno responsabili durante la chiamata e alla fine porterà a una conferenza migliore.

Invia le informazioni dial-In. Qualche giorno prima della chiamata, assicurati che tutti abbiano tutte le informazioni di cui avranno bisogno per partecipare. Includi tutti i dettagli di connessione, incluso il numero di accesso e qualsiasi codice di accesso o PIN. Marca Bridge Line offre chiamate in conferenza sicure e pin-less o no pin dial-in, prendendo il dolore di partecipare a chiamate in conferenza. A volte può essere utile inviare un promemoria 5-10 minuti prima dell’inizio della chiamata, solo così tutti possono facilmente accedere alle informazioni dial-in, senza dover scavare attraverso vecchie e-mail.

Registrazione della chiamata. O se non si prendono appunti o si nomina qualcun altro a prendere appunti, è fondamentale che ci sia un record di quello che è successo sulla chiamata in conferenza. Imparare a condurre una chiamata in conferenza vi aiuterà anche a imparare a condurre un grande incontro. Una delle parti più importanti di ogni incontro sta circolando un riassunto dopo il fatto – che richiede a qualcuno di prendere appunti durante la chiamata.

Branded Bridge Line offre anche servizi di registrazione e trascrizione di chiamate in conferenza. Questi possono tornare utili se si deve rivedere parte della chiamata per qualsiasi motivo. Prendere appunti è ancora il modo migliore per creare un riepilogo, ma avere una registrazione o una trascrizione completa è un’ottima opzione se stai conducendo una chiamata importante e non puoi rischiare di perdere un momento.

Lasciate che vi mostriamo la differenza!

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