Come scrivere un promemoria evento efficace Email

Ora che i clienti sono abituati a ricevere tonnellate di promozioni, solo sincera preoccupazione e apprezzamento possono attirare la loro attenzione su una campagna di email marketing. E le email di promemoria degli eventi sono un buon modo per farlo.

Una volta che le persone hanno acquistato i vostri prodotti, sia esso un biglietto per una conferenza o un video tutorial, si potrebbe pensare che la vostra missione è fatto qui. Ma gli umani, essendo estremamente occupati, tendono a dimenticare qualsiasi tipo di evento. E dobbiamo gentilmente ricordare loro di presentarsi per un concerto o un webinar. Inviando e-mail di promemoria, in realtà mostriamo il nostro rispetto e preoccupazione. In questo modo, ci teniamo anche in contatto e costruiamo relazioni più forti con i nostri clienti.

Come scrivere un’email di promemoria efficace per un evento?

Prima di tutto, dobbiamo ricordare che un’e — mail di promemoria dell’evento non va mai da sola: è necessario creare una serie per rendere efficaci queste e-mail.

Inoltre, il contenuto di un’e-mail di promemoria per un evento dipende dal tipo di evento in sé. Ci sono due tipi principali di loro: online e offline quelli.

Un’e-mail di promemoria dell’evento è preceduta da un invito all’evento ed è seguita da un’e-mail di “follow-up”.

• invito;
• promemoria/serie di e-mail di promemoria;
• follow-up.

Potresti trovare questo modello di email di promemoria per webinar di grande utilità in quanto ha già una struttura adeguata che si adatta a qualsiasi tipo di evento: Nome dell’evento, data e ora, nomi e foto di relatori/host e agenda.

Eventi online

Gli eventi online più popolari sono webinar e live stream. Le tendenze sono piattaforme di corsi online che promuovono lezioni online ed eLearning.

Tutti hanno bisogno di registrazioni e promemoria adeguati. Ci dovrebbero essere almeno 4 email di promemoria in una sequenza.

E-mail 1. Conferma della registrazione

Questa è la prima email che invii ai tuoi partecipanti subito dopo la registrazione a un evento. Qui devi solo confermare che il posto è riservato a una persona.

E sarebbe bello da parte tua ricordare l’argomento e la data dell’evento.

(Fonte: Email from Litmus)

Questa è un’email attivata che deve essere inviata subito dopo la registrazione. Non far aspettare la gente per ore.

E-mail 2. Informazioni introduttive

La prima email di promemoria amichevole deve essere inviata pochi giorni dopo la registrazione/due settimane prima dell’evento.

Come scrivere un’email di promemoria? Diamo un’occhiata all’esempio seguente:

(Fonte: E-mail da 6sense)

Questo esempio di e-mail di promemoria dell’evento è chiamato buono perché contiene quasi tutte le informazioni necessarie che dovremmo menzionare quando creiamo una lettera di promemoria dell’evento:

• nome dell’azienda;
• oggetto del webinar;
• data;
• relatori;
• i vantaggi che le persone ottengono dalla partecipazione al tuo evento.

Cerchiamo di fornire informazioni più specifiche per quanto riguarda una corretta e-mail di promemoria evento.

Oggetto

Tutte le email iniziano con un oggetto. Per aumentare il tasso di apertura, alcuni siti suggeriscono di scrivere uno orecchiabile o qualcosa di veramente provocatorio. Personalmente, non mi sentirei convinto di aprire e leggere una tale e-mail. Ma quando so che sono iscritto a un webinar, una linea perfetta sarebbe “Webinar_Name…” o “Reminder_Name”. Nient’altro.

Data

Quando è ragionevole menzionare le date? Sempre Exception
Eccezione: se una riunione online è prevista per oggi, allora dovrebbe dire “Oggi a…” o “Oggi in 2 ore”. Ma in altri casi, menziona la data completa incluso il fuso orario.
Un’opzione perfetta è “Lunedì, giugno 21st, a 6 PM PST”.

Nota! Tutte le informazioni essenziali sul primo promemoria di invito in una sequenza dovrebbero essere posizionate su un banner.

Calendari

È possibile creare un evento in Google o iCalendar per i messaggi di promemoria dell’evento e aggiungere i propri abbonati ad esso, o chiedere loro di crearne uno per conto proprio. Ma è assolutamente importante mettere una nota su un calendario.

Nota! Sia Google Calendar che iCalendar sono ugualmente applicabili alla maggior parte dei dispositivi desktop e mobili.

(Fonte: Davvero buone email)

Timer conto alla rovescia

Aggiungi timer conto alla rovescia per informare sul tempo rimanente. I partecipanti devono sapere quanto presto inizia il tuo evento.

Per ulteriori informazioni su come utilizzare i timer nelle e-mail, si prega di fare riferimento al conto alla rovescia nel post del blog e-mail.

CTA pulsanti

Parlando dei pulsanti, voglio ricordare che attualmente in un invito newsletter è preferibile utilizzare il seguente CTA parole:

• prenotare il mio posto;
• ottenere il mio posto;
• salvare il mio posto;
• prendi il tuo posto;
• iscriviti per partecipare.

Ma ora inviamo promemoria a coloro che sono già registrati con noi. Di conseguenza, potremmo aggiungere un pulsante “condividi con il tuo amico”.

(Fonte: Email da Informatica)

Vantaggi che le persone ottengono partecipando al webinar

Le persone leggono libri, giornali, blog e visitano i webinar perché vogliono imparare qualcosa di nuovo. Pertanto, è opportuno menzionare ancora una volta ciò che otterranno partecipando al webinar o ad una riunione online.
È a tua discrezione se posizionarlo su un banner luminoso o aggiungerlo come testo normale nel messaggio di promemoria per un evento.

(Fonte: Really Good Email)

Nomi e foto degli altoparlanti

Non dimenticare di menzionare i relatori. Prima di tutto, sarebbe educato. In secondo luogo, questa è una buona opportunità per catturare l’interesse degli abbonati. Menzionate i nomi dei relatori, alcuni risultati e link al sito web per informazioni più dettagliate sui loro progetti.

E-mail 3. Domande da discutere con i partecipanti

Invia questo promemoria una settimana prima del webinar.
Dovrebbe contenere tutte le informazioni precedenti, più:

Domande per ulteriori discussioni

Coinvolgere i partecipanti nella preparazione per il webinar. O chiedi loro di rispondere al questionario sull’argomento del webinar, ovviamente, se prevedi di lavorare a fondo con i risultati e discuterli durante la sessione, o chiedi loro di leggere alcuni articoli sull’argomento dato. Menzione, che tutte le domande che sorgeranno dopo la lettura, saranno discusse al webinar.

Inoltre, una buona cosa da fare è chiedere alle persone quali argomenti specifici vorrebbero indagare più da vicino.
A proposito, questo è anche un buon modo per riscaldare l’interesse degli abbonati.

(Fonte: Email da Email su Acid)

Email 4. Basta ricordare

Qui l’obiettivo principale non è quello di riscaldare l’interesse, ma semplicemente mantenere il pubblico.

Il quarto messaggio della campagna dovrebbe essere inviato al mattino presto il giorno X. Le persone pianificano i loro piani per il giorno. Quindi, sarà davvero gentile da parte tua ricordare educatamente loro dell’incontro. Prima hanno nominato un incontro di lavoro per questa volta.

Dovrebbe essere semplice, includere il link al webinar e, se ti piace, dire alcune parole perché vale la pena visitare il webinar.

Importante da notare:

Invia un messaggio Viber / WhatsApp / Messenger (se hai il consenso degli utenti a farlo) o un messaggio push-up che avvisa i tuoi abbonati che hai inviato un’e-mail con informazioni dettagliate.

E-mail 5. Ultimo promemoria

Invia l’ultima email di una sequenza un’ora prima dell’inizio. Si sollecitare e dare ai partecipanti il tempo di finire le loro commissioni. Aggiungi il link alla riunione.

(Fonte: Email from Litmus)

Anche per l’ultimo messaggio, la riga dell’oggetto dovrebbe indicare “Promemoria” o “Webinar”. Ad esempio, ” Inizia tra 5 minuti.
Inoltre, sarà una buona idea inviare un messaggio web-push con il link.
Lo facciamo con eSputnik.

Messaggio di follow-up

Anche se hai fatto tutto correttamente, alcune delle persone che si sono iscritte al webinar non saranno in grado di parteciparvi. Sarà davvero gentile da parte tua offrire loro una registrazione.

Forse anche chi lo ha visitato vorrebbe rivederlo per rinfrescare alcuni momenti nei loro ricordi.

(Fonte: Email dal Quorum)

Chiedi alle persone un feedback. Sempre utile conoscere la loro opinione sulla riunione.

(Fonte: E-mail davvero buone)

E a coloro che hanno trovato il tempo di rispondere alle domande, è possibile inviare un messaggio con un’altra offerta.

Sapevi che puoi incorporare questionari e aprire moduli nelle e-mail? Questi moduli raccolgono fino a 5 volte più feedback dai partecipanti.

Per ulteriori informazioni sui tipi di sondaggi e sui modi per aggiungerli nelle e-mail, fai riferimento al post sul blog “Email di invito al sondaggio”.

Eventi offline

Per evento offline si intende un concerto dal vivo, una mostra o un seminario, ecc. La stragrande maggioranza degli eventi offline sono conferenze e concerti.

(Fonte: E-mail davvero buone)

Quanti promemoria dovresti inviare qui?
Raccomandiamo solo tre Email

Email 1. Conferma

Qui, è necessario inviare una conferma se si tratta di un evento gratuito o biglietti se si tratta di un evento a pagamento.

(Fonte: Email dalla scala di lancio)

Email 2. Informazioni complete e istruzioni

La prima e-mail di promemoria va con informazioni generali. Assicurati di inviarlo una settimana o anche poche settimane prima dell’evento.
Le informazioni più importanti, come data e ora, devono essere visualizzate su un grande banner luminoso.

Ma qui le persone hanno bisogno ancora di più della tua preoccupazione e del tuo aiuto.
Ecco l’elenco delle informazioni che dovresti includere nel messaggio:

Mappa

Se l’evento si svolgerà nella città degli abbonati, allora avranno bisogno solo di una mappa di come arrivarci.
Ma cosa succede se le persone hanno bisogno di viaggiare in tutto il paese o in tutto il mondo?

Il tuo aiuto sarà altamente richiesto: con un hotel, trasferimento, attrazioni, quale aeroporto meglio usare per raggiungere l’hotel più velocemente e alcuni eventi locali.

(Fonte: Really Good Email)

Prepara le persone ad alcune insolite tradizioni locali per conoscere la regione. Come, in Grecia dicono “Ne”, che in realtà significa “sì”.

Agenda dell’evento

Aggiungi un ordine del giorno della riunione al messaggio. Menziona quando inizia la conferenza, quando è finita, se ci sarà una pausa pranzo. Ai partecipanti verranno forniti cibo e bevande? Se no, dove possono trovare un caffè nelle vicinanze?
Guarda l’esempio corretto qui sotto.

(Fonte: Really Good Email)

Dress-code

Fai conoscere il formato della riunione. Quali vestiti appropriati da indossare: pantaloncini o fumo e cravatta. Nell’e-mail di promemoria della conferenza, notifica se i laptop e i notebook sono forniti per il lavoro durante la riunione. O chiedere alle persone di portare i loro.
Invia tutte queste informazioni almeno una settimana prima della riunione.

Istruzione

Informare le persone che cosa dovrebbero fare prima al loro arrivo. Chi possono contattare in caso di emergenza.

(Fonte: Email da Apple)

Email 3. Informazioni di contatto e indicazioni

Questa sarà l’ultima lettera di promemoria per un evento inviato prima della riunione di persona.
Invialo un giorno prima della riunione, se i partecipanti sono tuoi compatrioti. Se si tratta di un evento internazionale, inviare questo promemoria 3 giorni prima della riunione.

Un promemoria evento offline dovrebbe includere: il giorno, il titolo, QR / codice individuale per tutti i partecipanti, una mappa con le indicazioni, il tuo numero di cellulare, non un link social net, e un pulsante di conferma. Metti tutte queste informazioni su un banner tematico.

Nota! Invia anche un SMS con brevi informazioni, nel caso in cui i partecipanti siano in viaggio e non dispongano di una connessione Internet.

Per le riunioni interne, puoi solo menzionare il giorno, l’ora e il luogo.

Ma in questo caso, è meglio chiedere ai tuoi colleghi/dipendenti di confermare che ce la faranno all’evento.

Sembra che ci siamo.

Questo post contiene una serie di grandi, a nostro avviso, esempi di e-mail di promemoria degli eventi. Speriamo che ti abbiano ispirato a costruire le tue e-mail per raggiungere i tuoi partecipanti dopo la loro registrazione per un evento che ospiti.

Guarda un breve video su come creare un’email di promemoria dell’evento con il nostro editor:

Considerazioni finali

• invia promemoria per mostrare la tua preoccupazione;
• crea una sequenza di e-mail per rendere efficaci le e-mail;
• ulteriori informazioni su luoghi, meteo e trasferimento renderanno felici te e la tua azienda ai visitatori;
• la progettazione di modelli di e-mail di promemoria eventi non ha importanza. Hai solo bisogno di evidenziare i dati più importanti.