コンプライアンスプログラムをゼロから始める

多くのコンプライアンス担当者が知っているように、ある管理者のサポートを受けていても、コンプライアンス部門であることは十分に困難です。 あなたが組織初のコンプライアンスオフィサーである場合はどうなりますか？ どのようにゼロからプログラムを構築することについて行くのですか？

最初の最も重要なステップは、プログラムが正しく配置されていることを確認することです、とコンプライアンスストラテジストの校長、Donna Boehme氏は言 “コンプライアンスオフィサーとコンプライアンス機能の正しい選択、配置、構造化—このステップを正しく取得することは、良い自己ガバナンスと次のウォールストリートジャーナルの見出しになることの違いを生むことができます。”

つまり、最高コンプライアンス責任者は、独立して話すことができ、聞いていることに自信がある経営陣からの十分な自律性を必要とすることを意 ますます、強力なコンプライアンスプログラムでは、コンプライアンスオフィサーが法務顧問ではなく組織の最高経営責任者に報告されます。 役員はまた、取締役会に直接アクセスすることができます。

さらに、組織内の強力な倫理文化は、効果的な倫理およびコンプライアンスプログラムの不可欠な要素です。 経営陣はこれを促進する上で非常に重要な役割を果たしています。 “組織内のすべてのレベルのリーダーとマネージャーは、例によってリードし、組織の価値を促進し、”話を歩く”という特別な責任を持っています”と、Compliance Integrity Solutions、LLCの所有者

2005年、ジョン-ヘアストンは、オレゴン州ポートランドに拠点を置く連邦政府の非営利の電力マーケティング担当者である3億ドルのボンネビル電力管理（Bpa）で、いくつかの分散型イニシアチブに基づく集中型コンプライアンスプログラムの構築を開始した。 「私たちは、Sarbanes-Oxleyのような信頼性基準やその他のコンポーネント（コンプライアンス）に集中的に対応するプログラムを設計したかったのです」とHairston氏は述 電力会社として、BPAは、財務報告を管理する規制や、North American Electric Reliability Corporation(NERC)によって発行された基準を含む多くの規制によって管理されています。

以前は、コンプライアンス機能は組織のさまざまな分野を通じて配布されていたとHairston氏は述べています。 責任が分散されただけでなく、”当時は古典的な”キツネが鶏舎を守っていました”と彼は言います。 その後、職務を遂行した同じ事業部門の従業員が、コンプライアンスにあることを確認しました。 BPA management and Hairstonは、独立したグループが事業部門の活動を評価して、コンプライアンスにあるかどうかを判断する、より伝統的なコンプライアンスのアプローチを開発したいと考えていました。 さらに、BPAは、組織に最も関連性の高い規制機関と活発で継続的な会話を行うことができるグループを作成したいと考えていました。

例えば、電力会社としては、樹木などの植生が送電塔や送電線から一定の距離にあることを保証するためにBPAが必要であり、暴風雨が発生した場合には停電の危険性が低減される。 Bpaの伝達区域の従業員が木がきちんと置かれるか、または削減されることを保障するために責任がある間、承諾の従業員は点の監査を行なうか、また

このプロセスを通じて、Hairstonは上級管理職と容易にコミュニケーションすることができました。 彼はBPAの副管理者に報告し、Hairstonのチームは、監査および内部統制管理委員会の毎月の会議に潜在的なコンプライアンス問題をもたらし、bpaの最高執行責任者 “私は継続的な入力と相互作用で、管理者へのコミュニケーションの直接ラインを持っている”と彼は言います。

同時に、ヘアストンは、BPAの3,000人の従業員の一部との関係を発展させる彼の能力も、プログラムの成功の鍵となっていると述べています。 その点で支援するために、Hairstonと彼のチームは、会社全体で約400の主題の専門家（中小企業）と協力しています。 これらの個人は事業単位内にありますが、関連する規制のさまざまな要素が割り当てられています。 したがって、植生管理内の中小企業は、適用される規則に従うことを確実にする責任があります。 “私たちは（コンプライアンスで）実際の作業を実行することができないので、それは重要な区別です。 伝送事業はそうするので、彼らは規制を理解する必要があります”とHairston氏は言います。 その後、彼のグループは、作業が正しく行われたことを監査し、検証します。

“組織内のあらゆるレベルの指導者や管理者は、模範によって導き、組織の価値を促進し、”話を歩く”という特別な責任を持っています。'”

-Greg Triguba,

Owner&Principal,

Compliance Integrity Solutions

“組織全体で強力な関係とパートナーシップを構築することは、効果的な倫理とコンプライアンスプログラムをリードし、管理する上で重要 一例として、人事、内部監査、コミュニケーション、企業セキュリティ、ITなどの機能分野と提携することは、倫理とコンプライアンスプログラム、基準、原則を “これらは、あなたがトーチを運び、肯定的な力として役立つのを助けるために必要な組織内の重要なパートナーシップの一部であり、あなたの倫理とコンプ

時間をかけて関係を構築し、倫理-コンプライアンス組織を、より法的な”ウォッチドッグ”組織ではなく、有用で支援的な資源として促進することも、達成すべき重要な目的である。 「これにより、倫理とコンプライアンスのオフィスがより親しみやすくなり、従業員や他の人が質問や懸念を持ってあなたに来るのが快適になります」とTriguba氏は述べています。

他の分野と協力することは、組織内のすべての人がコンプライアンスの責任を取る必要があるというメッセージを伝えるのにも役立ちます。 “私たちが今日まだ見ている最大の誤解は、コンプライアンス担当者がコンプライアンスを”行う”という考えです”とBoehme氏は言います。 もちろん、コンプライアンスオフィサーは専門家のリソースとコーチです。 しかし、”リスクを作成する彼はそれを管理する必要があります”とBoehmeは付け加えます。 結局のところ、ビジネスマネージャーは、その分野が直面するリスクとそれらを軽減する方法について最も精通している必要があります。

Bpaでは、コンプライアンス機能における従業員の役割を理解する上で、トレーニングとコミュニケーションが重要であるとHairston氏は述べています。 彼のグループは、倫理とコンプライアンスに関する情報を継続的に利用可能にし、Webベースと個人的なトレーニングだけでなく、毎年恒例の”コンプライアンスウィーク”を含む様々なツールを介して、会社のさまざまな部分によるプレゼンテーションやカフェテリアのテーブルで情報を提供しています。

管理

ヘアストンと彼のチームは、変更管理と企業文化に焦点を当てたことを取った手順とともに、管理活動の数でした。 最初に、彼らは、実施されていたコンプライアンスの取り組みを見直し、評価しました。 書かれた手順は利用可能でしたか？ もしそうなら、彼らはよく理解されていましたか？ コンプライアンスグループはまた、監視および監査機能を評価し、改善できる領域を探しました。

早い段階で、ヘアストンは他のコンプライアンスプログラムに関する情報も見直し、BPAの仲間が何をしているかの感覚を得た。 多くの人が、効果的なコンプライアンスと倫理プログラムに関する米国連邦量刑ガイドラインからの情報を取り入れていたことが明らかになりました。 Bpaは、監督、指揮系統、プロセスと手順の文書化、報告、調査、執行、リスク評価など、同じ要素をプログラム内に組み込むことを決定しました。 “我々は、連邦政府が効果的なコンプライアンスプログラムを考慮するものを見て、”Hairston氏は述べています。

さらに、ヘアストンは（彼は義務づけていなかったが）経営者に、企業コンプライアンス倫理学会を通じて認証を得るよう奨励した。 訓練は皆が知識の同じ基盤から働いていることを保障するのを助けた。

BPAの内部リスク管理専門家は、プログラムの各要素のリスク評価も完了しました。 評価は、代理店、コンプライアンス、および機能の三つのレベルのリスクをカバーしました。 Hairstonは例を提供する:代理店のレベルの危険は規則を変えることである。 コンプライアンスレベルでは、すべてのシステムと手順を文書化できないリスクがあります。 そして、内部統制などの機能レベルでのリスクは、従業員が贈り物を受け入れる方針についての知識の欠如である可能性があります。

「リスクが最も高い領域は必ずしも明白ではない」とBoehmeは指摘する。 例えば、製造会社は、工場の安全規則の遵守に焦点を当てることができます。 それは必要ですが、もちろん、経営陣はデータプライバシー規制に固有のリスクを見落とす可能性があります。

Hairstonはまた、コンプライアンスデータを収集し、必要に応じて適切な規制当局に伝達するために必要なシステムとプロセスの種類を決定する必要があ 2009年、BPAはコンプライアンスソフトウェアツールを実装しました。 当社のコンプライアンス専門家によって生成されたレポートのデータをシステムに入力することができ、情報を見直し、編集し、適切な当局に提出するプ

彼の従業員とともに、HairstonはBPAのコンプライアンスプログラムを次のレベルに引き上げる方法を継続的に模索しています。 他の取り組みの中で、彼らはコンプライアンスの価値を評価し、実証するための新しい方法を開発し、Hairston氏は述べています。 コンプライアンス文化を強化するために働くことも継続的な努力です、と彼は付け加えます。