규정 준수 프로그램을 처음부터 시작

많은 규정 준수 임원이 알고 있듯이,일부 행정 지원이 있더라도 하나의 규정 준수 부서가되는 것은 충분히 어렵습니다. 만약 당신이 조직의 최초의 준법 감시자? 너는 어떻게 대략 처음부터 프로그램을 건설하는가 가는가?

초기 및 가장 중요한 단계는 프로그램이 올바르게 배치되도록 보장하는 것입니다,도나 보메,준수 전략가의 교장은 말한다. “회사 내에서 준법 감시인 및 준법 기능의 올바른 선택,포지셔닝 및 구조화—이 단계를 올바르게 수행하면 좋은 자율 관리와 다음 월스트리트 저널 헤드 라인이 될 수있는 차이를 만들 수 있습니다.”

즉,최고 준법 책임자는 그 또는 그녀가 독립적으로 말할 수있는 관리에서 충분한 자율성을 필요로,아직 듣고 확신 할 수 있다는 것을 의미,보메는 말한다. 점점 더 강력한 컴플라이언스 프로그램은 컴플라이언스 담당자가 법률 고문이 아닌 조직의 최고 경영자에게 보고하도록 합니다. 임원은 또한 이사회에 직접 액세스 할 수 있습니다.

또한 조직의 강력한 윤리 문화는 효과적인 윤리 및 규정 준수 프로그램의 필수 구성 요소입니다. 관리는 이것을 승진시키기에 있는 아주 중요한 역할을 한다. “조직의 모든 수준의 리더와 관리자는 모범을 보이고 조직의 가치를 홍보하며”이야기를 걸어야 할 특별한 책임이 있습니다.”라고 컴플라이언스 무결성 솔루션의 소유자이자 책임자인 그렉 트리구바는 말합니다.

2005 년 존 헤어스톤은 오레곤 주 포틀랜드에 본사를 둔 연방 비영리 전력 마케팅 담당자 인 30 억 달러 보네빌 전력 관리국에서 여러 분산 이니셔티브를 기반으로 중앙 집중식 준수 프로그램을 구축하기 시작했습니다. “우리는 사베인-옥슬리와 같은 신뢰성 표준 및 기타 컴플라이언스 구성 요소를 중앙 집중식으로 다루는 프로그램을 설계하고 싶었습니다.”라고 헤어스톤은 말합니다. 이는 북미 전역에서 사용되는 벌크 전력 시스템의 계획 및 운영에 대한 신뢰성 요구 사항을 정의합니다.

이전에는 컴플라이언스 기능이 조직의 여러 영역을 통해 배포되었다고 헤어스톤은 말합니다. 뿐만 아니라 책임은 분산되었다,그러나”그것은 고전적인 시간에 있었다’닭장을 지키는 여우,'”그는 말한다. 직무를 수행 한 동일한 사업부 직원은 준수 여부를 확인했습니다. 이는 독립된 그룹이 사업부의 활동을 평가하여 준수 여부를 판단하는 것입니다. 또한,부사장은 조직과 가장 관련성이 높은 규제 기관과 적극적이고 지속적인 대화를 나눌 수 있는 그룹을 만들고자 했다.

예를 들어,전력 회사로서,나무와 다른 식물이 송전탑 및 선로로부터 일정한 거리에 있도록 보장해야 한다. 전송 영역의 직원은 나무를 적절하게 배치하거나 절단 할 책임이 있지만 준수 직원은 현장 감사를 수행하거나 준수를 입증하는 사진을 검토합니다.

이 과정을 통해 헤어스톤은 고위 경영진과 쉽게 소통할 수 있었다. 그는 보고서를 BPA 장 관리자와 헤어 팀을 제공합 잠재적인 문제 준수를 매월 모임의 감사 및 내부 통제 관리위원회,그들과 함께 논의 BPA 의 최고 운영 임원 및 부회장,함께 부장 관리자입니다. “나는 매니저에게 커뮤니케이션의 직접적인 선이,진행하는 입력 및 상호 작용에,”그는 말한다.

동시에,헤어스톤은 3,000 명의 직원들과 관계를 발전시킬 수 있는 능력 또한 프로그램의 성공의 열쇠라고 말했다. 그 점에 도움이,헤어 스톤과 그의 팀 작업에 대한 400 주제 전문가(중소기업)회사 전체. 이러한 개인은 사업 단위 내에 있지만 관련 규정의 다른 요소가 할당됩니다. 따라서 초목 관리 내의 중소기업은 해당 규칙을 준수 할 책임이 있습니다. “우리는(준수)실제 작업을 수행 할 수 없기 때문에 중요한 차이점입니다. 전송 사업 않습니다,그래서 그들은 규정을 이해해야,”헤어 스톤은 말한다. 그런 다음 그의 그룹은 작업이 올바르게 수행되었음을 감사하고 확인합니다.

“조직의 모든 수준의 지도자와 관리자는 모범을 보이고 조직의 가치를 증진하며 이야기를 나눌 특별한 책임이 있습니다.'”

—그렉 트리구바,

소유자&교장,

컴플라이언스 무결성 솔루션

“조직 전반에 걸쳐 강력한 관계와 파트너십을 구축하는 것은 효과적인 윤리 및 컴플라이언스 프로그램을 이끌고 관리하는 중요한 단계입니다.”라고 트리구바는 말합니다. 예를 들어 인적 자원,내부 감사,커뮤니케이션,기업 보안과 같은 기능 영역과 협력하는 것은 윤리 및 규정 준수 프로그램,표준 및 원칙을 비즈니스에 효과적으로 통합하는 데 매우 중요합니다. “이것은 당신이 횃불을 들고 긍정적 인 힘으로 봉사하는 데 필요한 조직의 핵심 파트너십 중 일부이며,윤리 및 규정 준수 노력과 이니셔티브의 성공을 촉진하는 데 도움이됩니다.”라고 트리 구바는 덧붙입니다.

관계를 구축하고 윤리 및 규정 준수 조직을 합법적인”감시단”조직이 아닌 도움이 되고 지원적인 자원으로 홍보하는 데 시간을 투자하는 것도 중요한 목표입니다. “윤리 및 규정 준수 사무소를 더욱 친근하게 만들기 때문에 직원 및 다른 사람들이 질문과 우려 사항을 가지고 오는 것을 편안하게 느낄 수 있습니다.”라고 트리 구바는 말합니다.

다른 분야와의 협력도 조직의 모든 사람이 규정 준수에 대한 책임을 져야한다는 메시지를 전달하는 데 도움이 됩니다. “오늘날 우리가 여전히 보는 가장 큰 오해는 준법 감시인이 준수를’수행’한다는 생각입니다.”라고 보메는 말합니다. 당연히,준법 감시자는 노련한 자원 및 차 이다. 그러나”위험을 만드는 사람은 그것을 관리해야합니다.”라고 보메는 덧붙입니다. 결국,비즈니스 관리자는 자신의 영역이 직면 한 위험 및이를 완화 할 수있는 방법에 대해 가장 잘 알고 있어야합니다.

교육 및 커뮤니케이션 직원 준수 기능에 그들의 역할을 이해 하는 데 중요 한 되었습니다,헤어스톤은 말한다. 그의 그룹은 윤리 및 규정 준수에 대한 정보를 지속적으로 제공하고 웹 기반 및 개인 훈련뿐만 아니라 연간”규정 준수의 주”를 포함한 다양한 도구를 통해 회사의 다른 부분과 카페테리아에있는 테이블에 의한 프리젠 테이션을 제공합니다.

관리

단계 헤어 스톤과 함께 그의 팀은 변경 관리 및 기업 문화에 초점을 맞춘 것을했다,관리 활동의 수 있었다. 처음에,그들은 검토 하 고 장소에 있던 규정 준수 이니셔티브를 평가. 서면 절차가 가능 했습니까? 그렇다면 그들은 잘 이해 되었습니까? 컴플라이언스 그룹은 또한 모니터링 및 감사 기능을 평가하여 개선 할 수있는 영역을 찾았습니다.

일찍부터 헤어스톤은 다른 컴플라이언스 프로그램에 대한 정보를 검토하여 동료들이 무엇을 하고 있는지 이해하게 되었다. 많은 사람들이 효과적인 준수 및 윤리 프로그램에 대한 미국 연방 선고 지침의 정보를 통합하고 있음이 분명해졌습니다. 감독,명령의 체인,문서화 프로세스 및 절차,보고,조사,집행,위험 평가——뿐만 아니라 프로그램 내에서 동일한 요소를 통합하기로 결정했다. “우리는 연방 정부가 효과적인 준수 프로그램을 고려하는 것을 보았습니다.”라고 헤어 스톤은 말합니다.

또한,헤어스톤은 경영자들에게 기업 규정 준수 및 윤리 학회를 통해 인증을 받도록 권유했다. 이 훈련은 모든 사람이 동일한 지식 기반에서 일하고 있는지 확인하는 데 도움이되었습니다.

내부 리스크 관리 전문가도 프로그램의 각 요소에 대한 위험 평가를 완료했습니다. 평가에는 기관,규정 준수 및 기능의 세 가지 위험 수준이 포함되었습니다. 헤어 스톤은 예를 제공합니다:기관 수준의 위험은 규정을 변경. 규정 준수 수준에서는 모든 시스템과 절차를 문서화하지 못할 위험이 있습니다. 그리고,내부 통제와 같은 기능적인 수준에 위험은 직원의 선물을 받아들이기에 정책에 관하여 지견의 부족일 수 있었다.

“위험이 가장 높은 지역이 항상 명백한 것은 아닙니다.” 예를 들어,제조 회사는 플랜트 안전 규칙 준수에 중점을 둘 수 있습니다. 물론 필요한 경우 관리는 데이터 개인 정보 보호 규정에 내재 된 위험을 간과 할 수 있습니다.

헤어스톤은 또한 규정 준수 데이터를 수집하고 필요한 경우 해당 규제 기관에 전달하기 위해 필요한 시스템 및 프로세스의 유형을 결정해야 했습니다. 2009 년에는 컴플라이언스 소프트웨어 도구를 구현했습니다. 회사의 컴플라이언스 전문가가 작성한 보고서 데이터를 시스템에 입력 할 수 있으므로 해당 당국에 정보를 검토,컴파일 및 제출하는 프로세스가 간소화됩니다.

직원들과 함께,헤어스톤은 비엔티안 컴플라이언스 프로그램을 다음 단계로 끌어올릴 수 있는 방법을 지속적으로 모색하고 있습니다. 다른 이니셔티브 중,그들은 평가하고 준수의 가치를 입증 할 수있는 새로운 방법을 개발,헤어 스톤은 말한다. 규정 준수 문화를 강화하기 위해 노력하는 것도 지속적인 노력이라고 그는 덧붙였다.