効果的なRFPを作成する方法

組織が外部ベンダーやコンサルタントの専門知識を必要とする場合があります。 適切なものを見つけることは必ずしも容易ではありません。

RFP–提案の要求–が役立ちます。

RFPを書くことは、それが聞こえるよりも簡単です–そして、あなたが雇ったベンダーが悪いフィット感だったので、後でクリーンアップするよりもはるか

RFPを書くときは、”ガベージアウト、ガベージバック”を覚えておいてください。”対応するベンダーは、組織とそのニーズを明確に理解している必要があります。

よく書かれたRFPは、あなたの目的とあなたが求めているサービスの範囲を明確にします。 それはまた売り手が機能、費用および予想を示すべきである構造化されたフォーマットを提供する。 RFPテンプレートは、あなたを助けるかもしれないインターネット上で利用可能です。

RFPを作成する

RFPを作成する最初のステップは、プロジェクトと特定のニーズを定義することです。 ベンダーに正確に何をしてもらいたいですか？ どう？ いつ？ どこ？

Rfpには通常、次のセクションがありますが、プロジェクトの性質によっては多少変更される可能性があります。

はじめに。 あなたがRFPを出している理由と、あなたがそれらのいずれかを雇うことによって達成することを望むものを広範な用語で潜在的な入札者に説明し また、回答の期限やプロジェクトの開始時期など、他のセクションの重要なポイントを要約することもできます。

このセクションには、組織と現在のプロジェクトの履歴に関する情報が含まれており、RFPが必要になるまでの情報が含まれています。

これは、ベンダーに何をしてもらいたいかの詳細な説明と、候補者から受け取ることが期待される情報のリストです。

これは最も重要なセクションであり、通常は最も多くの時間を必要とします–あなたが書くのとベンダーの応答の両方のために。 それは命令的な文章（”あなたの場所のすべてを一覧表示します。”）または尋問（”あなたの枝はどこにありますか？”).

応答の構造。 応答を受信する方法の構造を提示します。 プロジェクトが複雑または高度に技術的な場合は、ベンダーが対応することが期待されている箇条書きに要件を打破することができます。

応答の一般的な形式には、次のものがあります:

• エグゼクティブサマリー(キーポイントを含む高レベルの概要)
• ベンダー企業の背景情報
• 提案されたサービスまたは成果物(ベンダーがRFP要件をどのように満)

選択基準。 落札者がどのように選択されるかをベンダーに伝えます。 これは、ベンダーの応答を導くために、あなたの優先順位、あなたの持っている必要があり、素敵なツーハブを強調する機会を与えてくれます。

回答を受け取る期限、落札者を発表する日付、プロジェクトを開始する日付を指定します。

RFPが長くなればなるほど、入札者に要求される詳細な応答は、徹底的な応答を準備するために必要な時間が長くなることに注意してください。

ベンダーの評価

評価プロセスは、実際にはRFP応答を受信する前、つまりRFPの受信者を決定する前に開始されます。 いくつかの良い見通しを得るために少し宿題をします。

あなたはすでに興味のあるベンダーが誰であるかを知っているかもしれません。 そうでなかったら、関連した専門の組織を試み、競争にない信頼された同僚および他の売り手に尋ねなさい、また更にオンライン調査をする。

明らかに適合していないベンダーを除外するのに十分な情報を得る。 しかし、受信者を制限することで、チャンスに立ったことのない失望した当事者の大量を作成する一連の返信で終わらないようにします。 その一方で、多様性を持つことは良いことです。 例えば、いくつかの大規模な国のベンダーといくつかの小さな地域のものにそれを送信します。

価格だけに基づいてベンダーを選択しないでください。 RFPの応答を読んだ後、最もよい物にリストを狭くし、それらにインタビューしなさい。

対面インタビューが最も多くの情報を提供します。 あなたの間の化学は何ですか？ 彼らはあなたの懸念にどれだけ耳を傾けているようですか？ 参照をチェックします。 先の尖った質問をしなさい。 彼らは否定的な何かを言うことに消極的かもしれませんが、彼らが言わないことは同じように有用である可能性があります。

最後に、仕入先を選択したら、すべての詳細を綴り、あなたの利益と仕入先の利益の両方を保護する良い契約を書いてください。 あなたのRFPとそれに対するベンダーの応答は、あなたの契約の枠組みを形成します。 RFPがよく書かれていれば、契約交渉プロセスはより滑らかに行くべきです。