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ステータスレポートは、プロジェクト管理の重要な部分です。 私達はすべてそれらを書くが、ほとんどだれでもそれらを読む。 私はステークホルダーがステータスレポートにあった何かを知らないと主張していた回数を知らない…前面にpage…in 太字…矢印がそれを指していると、”これは非常に重要です。”

さて、最後のビットは誇張でしたが、残りはそうではありませんでした。

私はかつて、彼が”私たちが何をしているのか分からなかったので、請求書の支払いを拒”ステータスレポートの数ヶ月を検討した後、彼は法案を支払うことに合意した。

私はこれらの報告書を-my-tuchusをカバーするためではなく、クライアントが私たちが何をしているのかを知り、それに合わせられるように書いた。 どのように我々は、プロジェクトの成功を増加させる方法でプロジェクト報告を行うのですか？ そして、どのように我々は、利害関係者の異なるタイプに適切に通信するのですか？

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すべての決定に関与し、誰もが何をしているのか、そして理由を知りたい利害関係者がいます。 ちょうど何を知りたいが、なぜ気にしない他の人がいます。 いくつかは日付に取りつかれています; ドルを持つ他の人。 いくつかは書かれたレポートを好みます;他は電話を好みます。 利害関係者の動機を理解しないと、意味のあるプロジェクト報告を行うことはできません。

利害関係者との会議では、彼らが気にしていることに耳を傾け、あなたの報告書がそれらの問題をカバーしていることを確認してください。 尋ねることは有用であるが、質問を聞くことは頻繁に答えより心配のよりよい徴候を与える。 そして、彼らの焦点が変わるように準備してください。

私はかつて、スケジュールだけを気にし始め、途中でコストに焦点を移した顧客を持っていました。

利害関係者が口頭での更新を好むなら、それは問題ありませんが、後で意見の相違がある場合に備えて、書面で何かを置く必要があります。 それはあなたが電話で見直す完全な書かれていたレポートであるかもしれない(好まれる)またはそれはあなたがあなたのstakeholderにその後すぐに送る議事録である場合もある。

LiquidPlannerのようなツールは、どのタスクが完了したか、どのタスクが追加されたか、どのくらいの予算を消費したか、最近の発見によって計画がどのように変

実行可能である

ステータスレポートが評価されないことが多い理由の1つは、実行可能でないことがあるということです。 プロジェクトの状態を報告するPMとして、取るべきだと思う行動と、その行動を正当化するために利害関係者が必要とする情報について考えてくださ

たとえば、新たなリスクを発見し、緩和オプションを検討している場合、利害関係者はこれらの緩和策を承認する必要があるかもしれません。 あなたはそれを承認する前に何が起こっているのかをよく理解してもらいたいでしょう。 リソースの再割り当てを必要とする別のチームからのサポートが必要な場合は、利害関係者に事前にそのタイミングと理由を警告する必要があります。

ディープダイブからクリティカルを分離

これはおそらくプロジェクト報告の最も重要な部分です。 あなたが含めたいかもしれない多くの情報がありますが、あなたはあなたの利害関係者が知っている必要があるものを、あなたがそれらを知りた

フロントページの折り目の上にあるセクションがあり、それを読んだだけで、重要なことをすべて知っているはずです。 レポートの残りの部分には、より詳細な問題や重要度の低い問題を含めることができます。 ステータスレポートを別の文書として電子メールで送信する場合は、この重要な情報を電子メールに貼り付けます。 そうすれば、文書を開かなくても、最も重要な情報を見ることができます（残念ながらしばしばそうなります）。

一貫性

毎回同じように見える同じ曜日にレポートを配信することで、利害関係者が効率的に情報を吸収するのに役立ちます。 あなたは彼らが”これは何を意味するのか”または”私が気にする予算の状況はどこにあるのか”を理解するために週に頭を傷つけたくありません。”良いステータスレポートは、関与していない利害関係者の問題を解決することはありませんが、あなたの仕事をうまくやっている場合、彼らはあなたの毎週