5 belangrijke manieren om het Intakeproces van uw patiënten te verbeteren

vanaf het intakeproces en het ontvangst / registratieproces kan uw medische praktijk een aantal dingen doen om ervoor te zorgen dat patiënten optimaal worden ontvangen en in uw praktijk worden gebracht. U wilt er zeker van zijn dat u een soepel innameproces hebt: een proces dat ervoor zorgt dat uw praktijk alle nodige informatie over uw patiënten heeft, evenals een vlottere ervaring voor uw patiënten. Probeer deze strategieën om ervoor te zorgen dat u de patiënt intake proces te optimaliseren op uw praktijk.

Stap 1: Optimaliseer uw formulieren

uw intakeformulieren bieden een schat aan informatie aan de artsen en verpleegkundigen gedurende uw hele praktijk. Ze stellen kritische informatie over uw patiënt vast, van hun leeftijd en geslacht, tot de reden waarom ze in uw kantoor zijn. Hoewel u zeker wilt zijn dat u alle relevante informatie vastlegt, is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat u patiënten niet meer informatie vraagt dan echt nodig is. Overmatige informatieverzoeken kunnen het intakeproces vertragen en het moeilijker maken voor patiënten om in te checken bij uw kantoor. Probeer een aantal van deze strategieën om het proces te optimaliseren.

• kies voor online formulieren in plaats van papieren formulieren. Niet alleen zal dit helpen misverstanden aan het einde van de arts te voorkomen (niet meer slechte handschrift of dozen die “zou” zijn gecontroleerd), het zal helpen om de informatie in de voorkant van de leden van uw personeel sneller.
• onnodige informatie weglaten.
• maken het noodzakelijk dat patiënten alle benodigde informatie invullen, inclusief de reden voor hun bezoek aan uw kantoor op een bepaalde dag, voordat ze in staat zijn om het formulier af te maken.
• zorg ervoor dat u verzekeringsinformatie verzamelt als onderdeel van de intake. Patiënten moeten hun verzekeringskaart bij zich hebben tijdens het bezoek!
• Pas uw formulieren aan op basis van de antwoorden van de patiënt. Een veel voorkomende vraag is bijvoorbeeld: “drink je alcohol?”Als de patiënt “nee” antwoordt, is er geen noodzaak om verdere vragen te beantwoorden. Aan de andere kant, als de patiënt antwoordt, “Ja”, moet er een nieuwe vraag verschijnen: “hoeveel/hoe vaak drink je?”Dit zal helpen bij het stroomlijnen van het proces voor veel patiënten.

stap twee: Verzamel handtekeningen ook Online

of u nu papierwerk invult of uw HIPAA-beleid ondertekent, ga uw gang en kies voor online verzameling. Deze papierloze methode maakt het veel gemakkelijker voor uw kantoorpersoneel om de nodige informatie over patiënten aan te sluiten, te archiveren en die informatie te beschermen binnen uw versleutelde systemen. In veel gevallen is een snelle handtekening op een pad veel effectiever en efficiënter dan een papieren systeem–en na verloop van tijd kan het uw kantoor een aanzienlijke hoeveelheid geld besparen op papier.

Stap drie: verzekering zo snel mogelijk valideren

het innen van betalingen aan patiënten is vaak een van de moeilijkste onderdelen van het intakeproces van patiënten. Veel kantoren krijgen het terug: in plaats van het verzamelen aan het begin van de afspraak, voordat de patiënt wordt gezien, proberen ze copays, eigen risico ‘ s en andere betalingen te verzamelen nadat de diensten zijn verleend. In sommige gevallen kan het verzamelen van die fondsen ongelooflijk moeilijk worden! Volg in plaats daarvan deze stappen om ervoor te zorgen dat u de betaling van de patiënt vooraf kunt innen.

• vraag bij elke afspraak om verzekeringsinformatie. Valideer die informatie.
• zorg ervoor dat u bekend bent met welke dekking elke patiënt heeft en hoeveel zij verantwoordelijk zijn voor het betalen voor elke afspraak. Hen in een vroeg stadium van het proces toegang te geven tot die informatie, zodat zij de afspraak kunnen annuleren of deze indien nodig kunnen herschikken om hun financiële verantwoordelijkheden te kunnen dragen.
• Verzamel de betaling voordat de patiënt teruggaat naar de arts. Dit zorgt er niet alleen voor dat u de betaling kunt incasseren, het maakt het ook mogelijk voor de patiënt om sneller te vertrekken als de afspraak voorbij is–en het voorkomt eventuele misverstanden.

Stap vier: bied het papierwerk voor de afspraak aan

voordat uw patiënt voor de afspraak komt, moet hij de gelegenheid hebben om al dat papierwerk in te vullen en klaar te maken. Dit zal het gemakkelijker maken om de patiënt direct terug te brengen voor hun afspraak wanneer ze op kantoor aankomen. Als je dat papierwerk online invult, is het gemakkelijk om een link naar je patiënten te sturen voordat ze aankomen. Tip: zorg ervoor dat je je praktijknaam gebruikt in het e-mailadres en deze opneemt als onderdeel van de onderwerpregel om ervoor te zorgen dat patiënten de e-mail openen zoals deze naar hen wordt verzonden. Dit zorgt voor een soepeler proces en verhoogt de kans dat patiënten daadwerkelijk op de afspraak komen met hun informatie ingevuld.

Stap Vijf: Gebruik de juiste Software-oplossing

u wilt een software-oplossing die u helpt patiëntenrelaties te beheren en ervoor te zorgen dat u in staat bent om patiënten in de gaten te houden terwijl ze het proces met uw kantoor doorlopen, of het nu gaat om de eerste stappen om een patiënt te worden of de latere stappen als ze een herhaalde patiënt worden of vaker met uw kantoor communiceren. U hebt patiëntrelatiesoftware nodig die het belvolume bijhoudt, potentiële patiënten bijhoudt en uw relatie met verwijzende providers helpt verbeteren, zodat u gemakkelijker verbinding kunt maken met uw patiënten. Uw software kan het ook gemakkelijker maken om betalingen te verzamelen, informatie over uw patiënten te identificeren en verzekeringsinformatie te bevestigen. Zorg ervoor dat u een softwareprovider kiest die u helpt bij het beheren van al uw patiënteninteractiebehoeften en die gemakkelijk kan worden geïntegreerd met uw bestaande systemen.

het beheren van uw patiëntinname proces is een voortdurende activiteit die een breed scala aan uitdagingen kan opleveren, vooral als uw praktijk groter wordt. Door het volgen van deze belangrijke stappen, echter, kunt u zorgen voor een soepeler ervaring voor zowel uw kantoormedewerkers en uw patiënten, waardoor u meer tijd om zich te concentreren op de meer belangrijke elementen van de patiëntenzorg.

zoekt u meer hulp bij het optimaliseren van uw patiëntinname? Neem Contact met ons op om te leren hoe we een efficiëntere intake kunnen creëren, of u nu uw patiëntopname verbetert of streeft naar een betere klantenservice voor al uw patiënten. Advantage Healthcare Consulting biedt onze ervaring aan uw praktijk, zodat u effectiever beleid en procedures kunt creëren.