Hoe leidt u een Conference Call

Als u de opdracht hebt gekregen om een telefoongesprek te voeren, kan dit intimiderend zijn, vooral als u niet weet hoe u een conference call moet leiden. Er zijn veel bewegende delen en afhankelijk van de omstandigheden, kan er veel afhangen van het succes van de oproep.

maar maak je geen zorgen. Leren hoe je een conference call leidt is vrij eenvoudig. We hebben een lijst samengesteld van de belangrijkste zaken die u zullen helpen om een telefoonconferentie goed te leiden zonder een beat te missen. Plus, Branded Bridge Line telefoon conferencing service is een krachtige tool die u kan helpen leiden conference calls als een pro.

vÃ3Ã3r de oproep

wat je moet weten over het leiden van een conference call is dat veel van het werk gebeurt zelfs voordat de oproep begint. Het is belangrijk om een conference call agenda op te stellen voordat je er een gaat leiden. Zoals alles, voorbereiding is de sleutel tot het leiden van een effectieve telefoon conferentie.

Kies een Telefoonconferentiedienst. Als uw bedrijf niet al een go-to telefoon conference service, het valt op u om er een te kiezen. Er zijn veel verschillende conference call providers op de markt, dus je moet een beetje onderzoek doen om er een te vinden die het beste past bij de behoeften van uw bedrijf. Uiteraard zijn we een beetje bevooroordeeld omdat we een groot aantal conference call-functies bieden, zoals speciale conference lines, professionele telefoongroeten, gratis conference calling en meer (alle conferencing-functies die u daadwerkelijk wilt gebruiken), maar zorg ervoor dat u de functies krijgt die u nodig hebt voor uw conferencing. Denk aan zaken als het aantal bellers, of u internationale dial-ins nodig hebt of niet, en hoe eenvoudig het is om bellers en gesprekken te beheren.

tijdschema voor de conferentie. Laat je niet intimideren door het plannen van een geschikte tijd als je niet denkt dat je weet hoe je een conference call uit te voeren. Vaak is de beste manier om een oproep te plannen door iedereen direct te e-mailen. U kunt proberen met behulp van een scheduling tool zoals Doodle, maar mensen hebben meer kans om te reageren als u rechtstreeks uit te reiken.

Maak een Call-Agenda aan. Waarschijnlijk de belangrijkste stap in hoe je een conference call leiden, de agenda is uw meest krachtige tool om een effectieve oproep hebben. Wanneer u een oproepagenda maakt, moet u opgeven wie voor elk deel van de oproep zal spreken. Dit zal duidelijke verwachtingen scheppen, iedereen helpen te weten waarvoor hij verantwoordelijk zal zijn tijdens de oproep en uiteindelijk leiden tot een betere conferentie.

verstuur de Inbelinformatie. Een paar dagen voor de oproep, zorg ervoor dat iedereen alle informatie heeft die ze nodig hebben om mee te doen. Voeg alle verbindingsdetails toe, inclusief het inbelnummer en eventuele toegangscodes of pinnen. Branded Bridge Line biedt veilige conference calls en pin-less of no pin dial-ins, het nemen van de pijn van het deelnemen aan conference calls. Het kan soms nuttig zijn om een herinnering 5-10 minuten voordat het gesprek begint te sturen, zodat iedereen gemakkelijk toegang tot de dial-in info, zonder te graven door oude e-mails.

opnemen van het gesprek. Of u nu notities maakt of iemand anders aanstelt om notities te maken, het is van vitaal belang dat er een verslag is van wat er tijdens de conference call is gebeurd. Leren hoe je een conference call leidt zal je ook helpen leren hoe je een geweldige vergadering leidt. Een van de belangrijkste onderdelen van een vergadering is het verspreiden van een samenvatting na het feit – die iemand nodig heeft om notities te maken tijdens de oproep.

Branded Bridge Line biedt ook telefonische opname-en transcriptiediensten. Deze kunnen van pas komen als je om welke reden dan ook een deel van de oproep moet bekijken. Notities maken is nog steeds de beste manier om een samenvatting te maken, maar het hebben van een volledige opname of transcriptie is een geweldige optie als je een belangrijk gesprek leidt en niet het risico loopt een moment te missen.

Laat Ons U Het Verschil Laten Zien!

voor een vrijblijvende demonstratie van onze pijn-free conference calling