Hoe maak je een effectieve RFP

er kunnen momenten zijn waarop uw organisatie de expertise van een Externe leverancier of consultant nodig heeft. Het vinden van de juiste is niet altijd makkelijk.

een RFP – een verzoek om een voorstel-kan helpen.

het schrijven van een RFP is makkelijker dan het klinkt – en een stuk makkelijker dan later opruimen omdat de leverancier die u huurde een slechte pasvorm was.

onthoud bij het schrijven van een RFP “garbage out, garbage back.”De leveranciers die zullen reageren moeten een duidelijk inzicht hebben in uw organisatie en haar behoeften.

een goed geschreven RFP zal uw doelstellingen en de reikwijdte van de diensten die u zoekt verduidelijken. Het zal ook een gestructureerd formaat bieden waarin de verkoper zijn mogelijkheden, kosten en verwachtingen moet presenteren. RFP-sjablonen zijn beschikbaar op het Internet die u kunnen helpen.

het schrijven van de RFP

de eerste stap in het maken van een RFP is het definiëren van het project en uw specifieke behoeften. Wat moet een verkoper precies doen? Hoe? Wanneer? Waar?

RFP ‘ s hebben meestal de volgende secties, hoewel deze enigszins kunnen veranderen afhankelijk van de aard van uw project:

Inleiding. Leg potentiële bieders in brede termen uit waarom u een RFP uitbrengt en wat u hoopt te bereiken door een van hen in te huren. U kunt ook de belangrijkste punten uit andere secties samenvatten, zoals wanneer hun reacties moeten worden uitgevoerd en wanneer het project zou beginnen.

achtergrondinformatie. Deze sectie bevat informatie over uw organisatie en de geschiedenis van het huidige project, voorafgaand aan de behoefte aan de RFP.

vereisten. Dit is een gedetailleerde uitleg van wat u wilt dat de leverancier doet, en een lijst van de informatie die u verwacht te ontvangen van de kandidaten.

het is de belangrijkste sectie en vereist meestal de meeste tijd – zowel voor het schrijven als voor het antwoord van de leverancier. Het kan worden geschreven als dwingende zinnen (“lijst van al uw locaties.”) of vraag (“waar zijn uw vestigingen?”).

structuur van de respons. Presenteer de structuur van hoe u het antwoord wilt ontvangen. Als het project complex of zeer technisch is, kunt u de vereisten in bulletpoints opsplitsen waarop de leveranciers naar verwachting zullen reageren.

een typisch formaat voor het antwoord kan:

• samenvatting (overzicht op hoog niveau met kernpunten)
• leverancier onderneming achtergrondinformatie
• voorgestelde diensten of te leveren producten (hoe de verkoper zal voldoen aan de RFP-vereisten)
• prijzen
• referenties (vorige klanten))

selectiecriteria. Vertel leveranciers hoe de winnende bieder zal worden geselecteerd. Dit geeft u een kans om uw prioriteiten te benadrukken, uw must-haves en nice-to-haves, om de reacties van leveranciers te begeleiden.

tijdlijnen. Geef de deadline op om hun reacties te ontvangen, de datum waarop u de winnende bieder aankondigt en de datum waarop het project zal beginnen.

houd er rekening mee dat hoe langer uw RFP is en hoe gedetailleerder de reactie van bieders vereist is, hoe meer tijd u nodig hebt om hen in staat te stellen een grondige reactie voor te bereiden.

leveranciers evalueren

het evaluatieproces begint eigenlijk voordat u RFP-antwoorden ontvangt-dat wil zeggen wanneer u beslist wie de ontvangers van de RFP moeten zijn. Doe wat huiswerk om goede vooruitzichten te krijgen.

u weet misschien al wie de leveranciers van belang zijn. Zo niet, probeer de relevante professionele organisaties, vraag vertrouwde collega ‘ s en andere leveranciers die niet in de concurrentie, of zelfs een online zoeken.

krijg genoeg informatie om leveranciers uit te sluiten die duidelijk niet goed bij elkaar passen. Maar beperk ontvangers, zodat je niet eindigen met pakken van antwoorden die een massa van teleurgestelde partijen die nooit een kans had te creëren. Aan de andere kant is het goed om diversiteit te hebben. Stuur het naar een aantal grote nationale verkopers en naar een aantal kleine regionale, bijvoorbeeld.

kies geen leverancier alleen op basis van prijs. Nadat je de RFP-reacties hebt gelezen, beperk je de lijst tot de beste en interview die.

persoonlijke interviews geven de meeste informatie. Wat is de chemie tussen jullie? Hoe goed luisteren ze naar je zorgen? Controleer referenties. Stel gerichte vragen. Ze kunnen terughoudend zijn om iets negatiefs te zeggen, maar wat ze niet zeggen kan net zo nuttig zijn.

tenslotte, als u een verkoper kiest, schrijf dan een goed contract waarin alle bijzonderheden worden beschreven en waarin zowel uw belangen als die van uw verkoper worden beschermd. Uw RFP en de reactie van de leverancier daarop vormen het kader van uw contract. Als de RFP goed geschreven is, moet het contractonderhandelingsproces soepeler verlopen.