de blog voor gepassioneerde planners

statusrapporten zijn een cruciaal onderdeel van projectmanagement. We schrijven ze allemaal, maar bijna niemand leest ze. Ik weet niet hoe vaak Ik heb gehad een stakeholder beweren niet te weten iets dat was in een statusrapport…op de voorkant page…in vet … met pijlen die erop wijzen en zeggen: “Dit is erg belangrijk.”

Oké, dat laatste was een overdrijving, maar de rest niet.

ik had ooit een cliënt die weigerde een rekening te betalen omdat hij “niet wist wat we deden.”Na maanden van statusrapporten te hebben bekeken, stemde hij ermee in om de rekening te betalen.

ik schreef deze rapporten niet om-my-tuchus te dekken, maar zodat de client zou weten wat we doen en er mee in lijn zou zijn. Hoe doen we projectrapportage op een manier die het succes van het project verhoogt? En hoe communiceren we adequaat met verschillende soorten stakeholders?

wees empathisch

sommige belanghebbenden willen bij elke beslissing worden betrokken, om te weten wat iedereen doet en waarom. Er zijn anderen die gewoon willen weten wat, maar niet schelen waarom. Sommigen zijn geobsedeerd door datums; anderen met dollars. Sommigen houden van geschreven rapporten; anderen geven de voorkeur aan telefoongesprekken. U kunt geen zinvolle projectrapportage doen zonder te begrijpen wat uw stakeholders motiveert.

luister tijdens uw vergaderingen met de belanghebbenden naar wat hen interesseert en zorg ervoor dat uw verslagen deze kwesties behandelen. Vragen is nuttig, maar luisteren naar hun vragen geeft vaak een betere indicatie van hun zorgen dan hun antwoorden. En wees voorbereid op hun focus om te veranderen.

ooit had ik een klant die alleen om schema ‘ s begon te geven en halverwege zijn focus verlegd naar kosten, mogelijk omdat iemand boven hen in de voedselketen daar om begon te geven.

als uw stakeholders de voorkeur geven aan verbale updates, is dat prima, maar u moet nog steeds iets op schrift zetten voor het geval er later een meningsverschil is. Dat kan een volledig geschreven verslag zijn dat u via de telefoon bekijkt (bij voorkeur) of het kunnen notulen van vergaderingen zijn die u onmiddellijk daarna naar uw stakeholder stuurt.

Tools zoals LiquidPlanner kunnen helpen door eenvoudig toegang te geven tot welke taken zijn voltooid, welke taken zijn toegevoegd, hoeveel budget je hebt verbruikt en hoe recente ontdekkingen het plan hebben veranderd.

be Actionable

statusrapporten worden vaak niet gewaardeerd omdat ze soms niet uitvoerbaar zijn. Als premier die verslag uitbrengt over de stand van zaken van uw project, denk dan na over de acties die u denkt te moeten ondernemen en welke informatie uw stakeholders nodig hebben om die actie te rechtvaardigen.

bijvoorbeeld, als u een nieuw risico hebt ontdekt en u overweegt uw mitigatieopties, moet uw stakeholder deze mitigaties mogelijk goedkeuren. Je wilt dat ze goed begrijpen wat er aan de hand is voordat je het goedkeurt. Als u ondersteuning nodig hebt van een ander team dat middelen opnieuw moet toewijzen, moeten de stakeholders vooraf worden gewaarschuwd voor het wanneer en waarom van dat.

onderscheid de kritische en de diepe duik

dit is waarschijnlijk het belangrijkste onderdeel van projectrapportage. Er is veel informatie die je misschien wilt opnemen, maar je moet scheiden wat je stakeholder moet weten, van wat je wilt dat ze weten of wat ze willen weten.

er zou een sectie boven de vouw op de voorpagina moeten staan dat als ze dat gewoon zouden lezen, ze alles zouden weten wat belangrijk is. De rest van het verslag kan meer details of minder belangrijke kwesties bevatten. Als u uw statusrapporten als een afzonderlijk document e-mailt, plakt u deze belangrijke informatie in de e-mail. Op die manier kunnen ze de belangrijkste informatie zien, zelfs als ze het document niet openen (zoals Helaas vaak het geval zal zijn).

consistentie

het leveren van uw rapporten op dezelfde dag van de week die er telkens hetzelfde uitzien, helpt uw stakeholders de informatie efficiënt te absorberen. Je wilt niet dat ze een week lang op hun hoofd krabben om erachter te komen “wat betekent dit” of “waar is de budget status waar ik om geef.”Een goed statusrapport lost het probleem van een niet-betrokken stakeholder niet op, maar als je je werk goed doet, kunnen ze uitkijken naar je wekelijkse updates!