5 kluczowych sposobów na usprawnienie procesu przyjmowania pacjentów

począwszy od przyjmowania połączeń telefonicznych i procesu przyjmowania/rejestracji, twoja praktyka medyczna może zrobić wiele rzeczy, aby zapewnić, że pacjenci są przyjmowani i wprowadzani do twojej praktyki w optymalny sposób. Chcesz mieć pewność, że masz sprawny proces przyjmowania: taki, który zapewni, że twoja praktyka ma wszystkie niezbędne informacje dotyczące Twoich pacjentów, a także zapewni płynniejsze doświadczenie dla Twoich pacjentów. Wypróbuj te strategie, aby upewnić się, że optymalizujesz proces przyjmowania pacjentów w gabinecie.

Krok pierwszy: Zoptymalizuj swoje formularze

formularze przyjmowania dostarczają wielu informacji lekarzom i pielęgniarkom w całej praktyce. Ustalają krytyczne informacje o pacjencie, od jego wieku i płci, po powód, dla którego jest w biurze. Podczas gdy chcesz mieć pewność, że uchwycisz wszystkie istotne informacje, ważne jest również, aby upewnić się, że nie prosisz pacjentów o dostarczenie więcej informacji niż jest to naprawdę konieczne. Nadmierne prośby o informacje mogą spowolnić proces przyjmowania i utrudnić pacjentom zameldowanie się w biurze. Wypróbuj niektóre z tych strategii, aby zoptymalizować proces.

• Wybierz formularze online, a nie formularze papierowe. Nie tylko pomoże to uniknąć nieporozumień ze strony lekarza (koniec z złym pismem ręcznym lub pudełkami, które “mogły” zostać sprawdzone), ale pomoże szybciej uzyskać informacje przed członkami personelu.
• Pomiń niepotrzebne informacje.
• przed wypełnieniem formularza pacjenci muszą wypełnić wszystkie potrzebne informacje, w tym powód wizyty w gabinecie danego dnia.
• Pacjenci powinni mieć przy sobie karty ubezpieczenia!
• Dostosuj swoje formularze zgodnie z odpowiedziami pacjentów. Na przykład, jednym z częstych pytań jest: “czy pijesz alkohol?”Jeśli pacjent odpowie “Nie”, Nie ma potrzeby odpowiadać na kolejne pytania. Z drugiej strony, jeśli pacjent odpowiada “tak”, powinno pojawić się nowe pytanie: “Ile / jak często pijesz?”Pomoże to usprawnić proces dla wielu pacjentów.

Krok drugi: Zbieraj również podpisy Online

niezależnie od tego, czy wypełniasz dokumenty, czy podpisujesz politykę HIPAA, wybierz zbieranie Online. Ta metoda bez użycia papieru znacznie ułatwi pracownikom biurowym łączenie niezbędnych informacji o pacjentach, składanie ich i ochronę tych informacji w zaszyfrowanych systemach. W wielu przypadkach szybki podpis na podkładce jest o wiele bardziej skuteczny i wydajny niż system papierowy–a z czasem może zaoszczędzić Biuru znaczną ilość pieniędzy na papierze.

Krok trzeci: zweryfikuj ubezpieczenie JAK NAJSZYBCIEJ

pobieranie płatności od pacjentów jest często jednym z najtrudniejszych etapów procesu przyjmowania pacjentów. Wiele biur dostaje to od tyłu: zamiast zbierać na początku wizyty, zanim pacjent zostanie zauważony, próbują zbierać copays, odliczenia i inne płatności po świadczeniu usług. W niektórych przypadkach zbieranie tych środków może stać się niezwykle trudne! Zamiast tego wykonaj następujące kroki, aby upewnić się, że możesz pobrać płatność za pacjenta z góry.

• pytaj o informacje ubezpieczeniowe przy każdym spotkaniu. Potwierdź te informacje.
• upewnij się, że wiesz, jakie ubezpieczenie ma każdy pacjent i ile będzie musiał zapłacić za każdą wizytę. Zapewnienie im dostępu do tych informacji na wczesnym etapie procesu, tak aby w razie potrzeby mogli odwołać spotkanie lub zmienić jego termin, aby pokryć swoje obowiązki finansowe.
• Zbierz zapłatę, zanim pacjent wróci do lekarza. Zapewnia to nie tylko możliwość pobrania płatności, ale także umożliwia pacjentowi szybsze wyjście po zakończeniu wizyty–i pozwoli uniknąć ewentualnych nieporozumień.

Krok czwarty: oferowanie dokumentów przed wizytą

zanim pacjent w ogóle przyjdzie na wizytę, powinien mieć możliwość wypełnienia wszystkich tych dokumentów i przygotowania ich do pracy. Ułatwi to przeniesienie pacjenta prosto z powrotem na wizytę po przyjeździe do biura. Jeśli wypełniasz te dokumenty online, łatwo jest wysłać link do pacjentów przed przyjazdem. Wskazówka: upewnij się, że używasz nazwy praktyki w adresie e-mail i dołącz ją jako część tematu, aby upewnić się, że pacjenci otworzą wiadomość e-mail, gdy zostanie do nich wysłana. Stworzy to płynniejszy proces i zwiększy szanse, że pacjenci rzeczywiście dotrą na spotkanie z wypełnionymi informacjami.

Krok Piąty: Korzystaj z odpowiedniego oprogramowania

potrzebujesz oprogramowania, które pomoże Ci zarządzać relacjami z pacjentami i zapewni, że będziesz w stanie obserwować pacjentów podczas przechodzenia przez proces w biurze, niezależnie od tego, czy jest to etap początkowy, aby zostać pacjentem, czy późniejszy, gdy stają się powtórnym pacjentem lub częściej wchodzą w interakcję z biurem. Potrzebujesz oprogramowania do obsługi relacji z pacjentami, które będzie śledzić liczbę połączeń, śledzić potencjalnych pacjentów i pomóc poprawić relacje z dostawcami polecającymi, dzięki czemu łatwiej będzie Ci nawiązać kontakt z pacjentami. Oprogramowanie może również ułatwić pobieranie płatności, identyfikowanie informacji o pacjentach i potwierdzanie informacji o ubezpieczeniu. Upewnij się, że wybierasz dostawcę oprogramowania, który pomoże Ci zarządzać wszystkimi potrzebami pacjenta w zakresie interakcji i który łatwo integruje się z istniejącymi systemami.

zarządzanie procesem przyjmowania pacjentów jest ciągłym działaniem, które może stanowić szeroki zakres wyzwań, zwłaszcza gdy twoja praktyka staje się coraz większa. Postępując zgodnie z tymi kluczowymi krokami, możesz jednak zapewnić płynniejszą obsługę zarówno pracownikom biurowym, jak i pacjentom, pozostawiając więcej czasu na skupienie się na ważniejszych elementach opieki nad pacjentem.

szukasz pomocy w optymalizacji procesu przyjmowania pacjentów? Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy stworzyć bardziej wydajne przyjmowanie pacjentów, niezależnie od tego, czy usprawniasz rejestrowanie pacjentów, czy dążysz do lepszej obsługi klienta dla wszystkich pacjentów. Advantage Healthcare Consulting zapewnia nasze doświadczenie Twojej praktyce, umożliwiając tworzenie bardziej skutecznych polityk i procedur.