como conduzir corretamente uma chamada de conferência

se você foi encarregado de conduzir uma reunião por telefone, pode ser intimidante, especialmente se você não sabe como conduzir uma chamada de conferência. Há um monte de peças móveis e, dependendo das circunstâncias, muito pode estar montando no sucesso da chamada.

mas não se preocupe. Aprender a liderar uma teleconferência é bastante simples. Reunimos uma lista dos itens essenciais que o ajudarão a liderar adequadamente uma conferência telefônica sem perder o ritmo. Além disso, o serviço de conferência telefônica da branded Bridge Line é uma ferramenta poderosa que pode ajudá-lo a liderar chamadas em conferência como um profissional.

antes da chamada

a coisa a saber sobre como liderar uma teleconferência é que muito do trabalho acontece antes mesmo do início da chamada. É vital estabelecer uma agenda de teleconferência antes de começar a liderar uma. Como qualquer coisa, a preparação é a chave para liderar uma conferência telefônica eficaz.

escolha um serviço de conferência por telefone. Se sua empresa ainda não possui um serviço de conferência telefônica, cabe a você escolher um. Existem muitos provedores de teleconferência diferentes no mercado, então você terá que fazer uma pequena pesquisa para encontrar um que seja o mais adequado para as necessidades do seu negócio. Obviamente, somos um pouco tendenciosos, pois oferecemos uma série de recursos de chamadas em conferência, como linhas de conferência dedicadas, saudações profissionais por telefone, chamadas em conferência gratuitas e muito mais (todos os recursos de conferência que você realmente deseja usar), mas certifique-se de obter os recursos necessários para sua conferência. Considere coisas como o número de chamadores, se você precisará ou não de discagem internacional e como é fácil gerenciar chamadores e chamadas.

agende um horário para a Conferência. Não se intimide agendando um horário conveniente se você não acha que sabe como realizar uma teleconferência. Muitas vezes, a melhor maneira de agendar uma chamada é enviando um e-mail diretamente para todos. Você pode tentar usar uma ferramenta de agendamento como Doodle, mas é mais provável que as pessoas respondam se você entrar em contato diretamente.

crie uma Agenda de chamadas. Provavelmente o passo mais importante em como liderar uma teleconferência, a agenda é sua ferramenta mais poderosa para ter uma chamada eficaz. Ao criar uma agenda de chamadas, certifique-se de especificar quem falará por cada parte da chamada. Isso estabelecerá expectativas claras, ajudando todos a saber pelo que serão responsáveis na chamada e, finalmente, levando a uma conferência melhor.

envie as informações de discagem. Alguns dias antes da ligação, certifique-se de que todos tenham todas as informações necessárias para participar. Inclua todos os detalhes de união, incluindo o número de discagem e quaisquer códigos de acesso ou PINs. Branded Bridge Line oferece chamadas de conferência seguras e sem pin ou sem Pin dial-ins, tirando a dor de participar de chamadas de conferência. Às vezes, pode ser útil enviar um lembrete de 5 a 10 minutos antes do início da chamada, apenas para que todos possam acessar facilmente as informações de discagem, sem ter que vasculhar e-mails antigos.

gravar a chamada. Se você toma ou não notas ou nomeia outra pessoa para tomar notas, é vital que haja um registro do que aconteceu na teleconferência. Aprender a liderar uma teleconferência também o ajudará a aprender como liderar uma ótima reunião. Uma das partes mais importantes de qualquer reunião está circulando um resumo após o fato – o que exige que alguém faça anotações durante a chamada.

a Branded Bridge Line também oferece serviços de gravação e transcrição de chamadas em conferência. Estes podem ser úteis se você tiver que revisar parte da chamada por qualquer motivo. Tomar notas ainda é a melhor maneira de criar um resumo, mas ter uma gravação completa ou transcrição é uma ótima opção se você estiver liderando uma chamada importante e não pode arriscar perder um momento.

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