¿Qué Es la Gestión de Contactos?

• La gestión de contactos es el proceso de almacenamiento y seguimiento de datos de clientes y clientes potenciales.
• Además de proporcionar un acceso rápido a los datos de los clientes, invertir en la gestión de contactos puede ayudarlo a crecer y diversificar su base de clientes.
• La actualización al software de gestión de relaciones con los clientes puede proporcionar datos avanzados que le permiten aumentar el compromiso entre su empresa y sus clientes.
• Este artículo es para propietarios de negocios que desean mejorar sus relaciones con los clientes utilizando el software de gestión de contactos.

Atrás quedaron los días de intercambiar servilletas y tarjetas de visita. En el acelerado mundo de los negocios de hoy en día, puede ser difícil recordar el nombre de cada cliente y sus preferencias individuales. Por eso es esencial almacenar datos electrónicamente, compartirlos con los miembros del equipo cuando sea necesario y recopilar información continuamente para interactuar con éxito con los clientes.

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La gestión de contactos, un método digital de almacenamiento de datos, puede ayudarlo a crecer y diversificar su base de clientes. A medida que su negocio crezca, será más difícil recopilar datos y determinar qué información es valiosa para usted, sus empleados y la sostenibilidad de su empresa.

Pero, ¿quién tiene tiempo para introducir toda esta información manualmente? Afortunadamente, el software de gestión de contactos puede recopilar y analizar automáticamente datos de compras, campañas de marketing y conversaciones anteriores.

¿Qué es la gestión de contactos?

La gestión de contactos es un medio para ingresar datos de clientes y clientes potenciales para almacenamiento, acceso rápido, edición y seguimiento. La gestión de contactos puede ser tan simple como una hoja de cálculo o tan compleja como el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Al digitalizar la gestión de contactos, puede dar a sus empleados acceso a valiosos datos de clientes. Todos los departamentos pueden ver los mismos datos, para que pueda acelerar la comunicación y agilizar los procesos. Cuando hace que la comunicación sea más eficiente, puede centrarse menos en las tareas comerciales y más en sus clientes.

En el entorno empresarial actual, tienes que hacer más que solo personalizar un correo electrónico de ventas con el nombre de alguien para hacer una venta. Los clientes son leales a las empresas que recuerdan sus preferencias específicas, y esperan una experiencia estelar cada vez que realizan un pedido en línea o reciben un paquete por correo. Ir más allá no solo crea ventas repetidas, sino que también fomenta las referencias, lo que podría disminuir significativamente los costos generales de adquisición de clientes.

Comida para llevar clave: La gestión de contactos es la forma en que ingresas los datos de tus clientes y clientes potenciales para el almacenamiento, el acceso, la edición y el seguimiento, por lo que es esencial para el crecimiento y la diversificación de tu base de clientes.

¿Qué es el software de gestión de contactos?

El software de gestión de contactos puede mantener la información sobre sus clientes potenciales y actuales organizada en un formato de búsqueda. El software puede manejar información básica, como nombres, números de teléfono y direcciones de correo electrónico. También puede realizar un seguimiento de las interacciones fundamentales entre la empresa y el contacto, y realizar un seguimiento de los eventos importantes del calendario.

Software de gestión de contactos vs. gestión de relaciones con los clientes (CRM)

Aunque el software de gestión de contactos y el software de CRM se solapan en algunas áreas, hay una diferencia: Un sistema de gestión de contactos ofrece funciones básicas, mientras que el software de CRM proporciona herramientas avanzadas para integrar tareas de ventas, marketing y generación de informes. Tener objetivos de negocio en mente antes de comparar los dos tipos de sistemas le ayudará a decidir qué software es el adecuado para usted.

Por ejemplo, mientras que un sistema de gestión de contactos puede usar algunos detalles de contacto y organizarlos para facilitar el acceso y las interacciones esenciales, un CRM aumenta la cantidad de datos que puede recopilar sobre clientes y clientes potenciales, y utiliza esos datos para segmentar su audiencia y proporcionar informes que pueden mejorar sus relaciones con los clientes. Mientras que la gestión de contactos permite a las empresas almacenar información de clientes, los CRM permiten a las empresas ir un paso más allá al tomar esa información almacenada y crear y fomentar relaciones en tiempo real.

Estos son algunos de los beneficios del software de CRM:

• Acceso a datos en tiempo real. Al elegir un CRM basado en la nube, puede acceder a los datos de los clientes en tiempo real y mantener a todo su equipo informado de cualquier dato adicional o cambio en los contactos. Además, no está vinculado a la oficina; los empleados que viajan o trabajan de forma remota también pueden acceder a los datos en tiempo real.
• Integraciones. Los CRM a menudo tienen integraciones de terceros que llenan automáticamente los vacíos de datos. Incluso puedes utilizar aplicaciones de terceros para analizar a los clientes en sus cuentas de redes sociales. Las integraciones pueden ser beneficiosas no solo para administrar el servicio al cliente, sino también para rastrear dónde sus clientes pasan tiempo en línea.
• Colaboración. A menudo, en los negocios, la lluvia de ideas trae nuevas ideas y puede ayudar a cerrar una venta compleja. Los CRM facilitan la colaboración y el éxito de los equipos de ventas y marketing, por ejemplo, creando un mayor nivel de personalización para el cliente, campañas de pruebas A/B y medición del retorno de la inversión.

¿Lo sabías? Mientras que el software de gestión de contactos y los sistemas CRM recopilan y almacenan datos, los CRM le brindan funciones avanzadas para ventas, marketing e informes.

¿Necesita gestión de contactos o un CRM para su negocio?

Si está en la etapa de planificación de negocios o acaba de lanzar su negocio, un CRM podría no ser el adecuado. Después de todo, usar un sistema de gestión de contactos primero para saber quiénes son sus clientes leales le ayudará a reducir los contactos cuando esté listo para actualizar. Además, ahorrará dinero en costos mensuales de software, integraciones, empleados y capacitación mientras sigue construyendo los cimientos de su negocio.

Pero si tiene un negocio establecido o ha visto recientemente un aumento en los ingresos, puede estar listo para pasar de un sistema de gestión de contactos a un CRM. Sin embargo, antes de firmar un contrato de software, hágase estas preguntas:

• ¿Cuántos clientes leales tienes?
• ¿Cuántos empleados están disponibles para introducir y analizar datos?
• ¿Es necesario registrar información detallada e interacciones con sus clientes?
• ¿Su industria requiere ventas largas y complejas?
• ¿Su industria necesita compras rápidas y repetidas?
• ¿Su empresa vende en una ubicación geográfica significativa?
• ¿Espera un crecimiento empresarial ascendente para los próximos años?

Responda cuidadosamente las preguntas anteriores para sopesar los pros y los contras de usar un CRM. Si solo tiene unos pocos empleados (incluso si es común en su industria), un CRM puede costar más de lo que vale. Lo mismo ocurre con los clientes; una pequeña base de clientes puede ser más fácil de mantener a través de un sistema de gestión de contactos, ya que un CRM puede ser complejo, con detalles que abarcan varias páginas. Además, una empresa con menos clientes necesitará registrar más datos periódicos, ya que puede ser más accesible para segmentar clientes por un par de factores.

Si su industria requiere ventas largas y complejas o productos de corta vida útil que obliguen a ventas rápidas, un CRM puede ayudarlo a recopilar datos para aumentar sus posibilidades de una venta exitosa. Un CRM también puede ser beneficioso para todo el estado, a escala nacional o global. Los datos avanzados pueden segmentar a los clientes por ubicación para que pueda proporcionar los mejores productos y servicios para cada territorio.

Echa un vistazo a nuestras reseñas del mejor software de CRM para pequeñas empresas para encontrar una opción que pueda ayudar a que su negocio crezca.

Sugerencia: Analice el estado actual de su negocio utilizando las preguntas anteriores para elegir entre un sistema de gestión de contactos y un CRM.

Cómo elegir el mejor software de gestión de contactos o CRM

Después de considerar sus objetivos comerciales, es hora de reducir las opciones de software. Debido a que la mayoría del software de negocios tiene muchos competidores, deberá investigarlos antes de elegir uno.

Aquí hay algunas áreas para revisar en su búsqueda:

• Recomendaciones de colegas. Si tiene un colega de confianza que se encuentra en la misma industria o sigue un plan de negocios similar, comuníquese con él para obtener comentarios sobre la administración de contactos y el software de CRM. Por ejemplo, pregúnteles qué sistemas tienen mejor servicio al cliente, planes de pago e integraciones. Consultar a colegas o mentores puede ahorrarle tiempo en comparación con probar cada sistema por su cuenta.

• Reseñas en línea. Busca opiniones de otros usuarios haciendo una simple búsqueda en Google. Busque comentarios positivos sobre el servicio al cliente, actualizaciones de software frecuentes y facilidad de uso. Tenga cuidado con las empresas que carecen de revisiones actuales, tienen quejas sobre una función defectuosa que es importante para usted o han experimentado problemas de facturación.

• Prueba gratuita. Las pruebas gratuitas le dan la oportunidad de explorar el panel de control, la navegación y las opciones de servicio al cliente de un sistema antes de pagar por él. Busque un software de gestión de contactos que ofrezca esta opción para que pueda probarlo antes de comprar.

• Excelente servicio al cliente. Elija un software que tenga una atención al cliente profesional y receptiva. Un sistema con servicio 24/7 es ideal, pero busque una empresa que pueda responder a su pregunta en unas pocas horas o al menos proporcione una base de datos de tutoriales de preguntas frecuentes en línea para problemas simples que puedan surgir.

• Incorporación. Si nunca ha utilizado software de gestión de contactos o CRM, es posible que desee elegir una empresa que ofrezca incorporación en persona o virtual para que pueda aprovechar al máximo el software. Tener a alguien que lo guíe a través de las funciones que planea usar puede ahorrarle tiempo y frustración. Además, querrá tener un buen conocimiento del software si necesita capacitar a usuarios adicionales.