5 viktiga sätt att förbättra din Patientintagsprocess

från samtalsintag och mottagnings – /registreringsprocessen kan din medicinska praxis göra ett antal saker för att säkerställa att patienter tas emot och tas in i din praktik på ett optimalt sätt. Du vill vara säker på att du har en smidig intagsprocess: en som säkerställer att din övning har all nödvändig information om dina patienter, samt ger en mjukare upplevelse för dina patienter. Prova dessa strategier för att säkerställa att du optimerar patientintagsprocessen vid din övning.

steg ett: optimera dina formulär

dina intagsformulär ger en mängd information till läkare och sjuksköterskor under hela din övning. De skapar kritisk information om din patient, från deras ålder och kön, till anledningen till att de är på ditt kontor. Även om du vill vara säker på att du fånga all relevant information, är det också viktigt att se till att du inte ber patienter att ge mer information än verkligen nödvändigt. Överdriven informationsförfrågningar kan sakta ner intagsprocessen och göra det svårare för patienter att checka in på ditt kontor. Prova några av dessa strategier för att optimera processen.

• Välj onlineformulär snarare än pappersformulär. Inte bara kommer detta att bidra till att förhindra missförstånd på läkarens slut (inte mer dålig handstil eller lådor som “kan” har kontrollerats), det kommer att hjälpa till att få informationen framför medlemmarna av din personal snabbare.
• utelämna onödig information.
• gör det nödvändigt för patienter att fylla i all nödvändig information, inklusive anledningen till deras besök på ditt kontor en viss dag, innan de kan slutföra formuläret.
• se till att du samlar in försäkringsinformation som en del av intaget. Patienter bör ha sina försäkringskort med sig vid besöket!
• anpassa dina formulär enligt patientens svar. Till exempel är en vanlig fråga, ” dricker du alkohol?”Om patienten svarar” Nej ” behöver man inte svara på ytterligare frågor. Å andra sidan, om patienten svarar “ja”, ska en ny fråga visas: “hur mycket/hur ofta dricker du?”Detta kommer att bidra till att effektivisera processen för många patienter.

steg två: samla signaturer Online också

oavsett om du fyller i pappersarbete eller undertecknar din HIPAA-policy, fortsätt och välj online-samling. Denna papperslösa metod gör det mycket lättare för din kontorspersonal att ansluta nödvändig information om patienter, arkivera den och skydda den informationen i dina krypterade system. I många fall är en snabb signatur på en kudde mycket effektivare och effektivare än ett papperssystem–och med tiden kan det spara ditt kontor en betydande summa pengar på papper.

steg tre: validera försäkring ASAP

att samla in patientbetalningar är ofta en av de svåraste delarna av patientintagsprocessen. Många kontor får det bakåt: istället för att samla i början av mötet, innan patienten ses, försöker de samla in copays, självrisker och andra betalningar efter att tjänster har gjorts. I vissa fall kan insamling av dessa medel bli oerhört svårt! Följ istället dessa steg för att se till att du kan samla in patientbetalning i förväg.

• be om försäkringsinformation vid varje möte. Validera den informationen.
• se till att du är bekant med vilken täckning varje patient har och hur mycket de kommer att ansvara för att betala för varje möte. Ge dem tillgång till den informationen tidigt i processen så att de kommer att kunna avbryta mötet eller omplanera det om det behövs för att ge sitt ekonomiska ansvar.
• samla in betalning innan patienten går tillbaka för att se läkaren. Detta säkerställer inte bara att du kommer att kunna samla in betalning, det gör det också möjligt för patienten att lämna snabbare när mötet är över–och det kommer att undvika eventuella missförstånd.

Steg fyra: erbjud pappersarbete före anställning

innan din patient ens kommer in för mötet, borde de ha möjlighet att få allt detta pappersarbete fyllt i och redo att gå. Detta gör det lättare att flytta patienten rakt tillbaka för sitt möte när de anländer till kontoret. Om du fyller i pappersarbetet online är det enkelt att skicka en länk till dina patienter innan de anländer. Tips: se till att du använder ditt övningsnamn i e-postadressen och inkludera det som en del av ämnesraden för att säkerställa att patienter öppnar e-postmeddelandet när det skickas till dem. Detta kommer att skapa en smidigare process och öka oddsen att patienter faktiskt kommer fram till mötet med sin information fylld.

Steg Fem: Använd rätt mjukvarulösning

du vill ha en mjukvarulösning som hjälper dig att hantera patientrelationer och se till att du kan titta på patienter när de rör sig genom processen med ditt kontor, oavsett om det är i de första stegen för att bli patient eller senare steg när de blir en återkommande patient eller interagera med ditt kontor oftare. Du behöver patientrelationsprogramvara som spårar samtalsvolymen, spårar potentiella patienter och hjälper till att förbättra din relation med hänvisande leverantörer så att det blir lättare för dig att få kontakt med dina patienter. Din programvara kan också göra det lättare att samla in betalning, identifiera information om dina patienter och bekräfta försäkringsinformation. Se till att du väljer en mjukvaruleverantör som hjälper dig att hantera alla dina patientinteraktionsbehov och en som enkelt integreras med dina befintliga system.

att hantera din patientintagsprocess är en pågående aktivitet som kan presentera ett brett spektrum av utmaningar, särskilt när din övning blir större. Genom att följa dessa viktiga steg kan du dock säkerställa en smidigare upplevelse för både dina kontorsarbetare och dina patienter, vilket ger dig mer tid att fokusera på de viktigaste delarna av patientvården.

letar du efter mer hjälp med att optimera din patientintagsprocess? Kontakta oss för att lära oss hur vi kan skapa ett effektivare intag, oavsett om du förbättrar din patientfångst eller siktar på bättre kundservice för alla dina patienter. Advantage Healthcare Consulting ger vår erfarenhet till din praktik, så att du kan skapa mer effektiva riktlinjer och rutiner.