hur man korrekt leder ett konferenssamtal

om du har fått i uppdrag att genomföra ett telefonmöte kan det vara skrämmande, särskilt om du inte vet hur man leder ett konferenssamtal. Det finns många rörliga delar och beroende på omständigheterna kan mycket rida på samtalets framgång.

men oroa dig inte. Att lära sig att leda ett konferenssamtal är ganska enkelt. Vi har sammanställt en lista över de viktigaste som hjälper dig att leda en telefonkonferens ordentligt utan att missa ett slag. Dessutom är Branded Bridge Lines telefonkonferenstjänst ett kraftfullt verktyg som kan hjälpa dig att leda konferenssamtal som ett proffs.

innan samtalet

saken att veta om hur man leder ett konferenssamtal är att mycket av arbetet händer redan innan samtalet börjar. Det är viktigt att upprätta en konferenssamtal agenda innan du bestämmer dig för att leda en. Som allt annat är förberedelser nyckeln till att leda en effektiv telefonkonferens.

välj en Telefonkonferenstjänst. Om ditt företag inte redan har en telefonkonferenstjänst, faller det på dig att välja en. Det finns många olika konferenssamtal leverantörer på marknaden, så du måste göra lite forskning för att hitta en som kommer att vara den som passar bäst för ditt företags behov. Självklart är vi lite partiska eftersom vi erbjuder en mängd konferenssamtal funktioner som dedikerade konferenslinjer, professionella telefonhälsningar, avgiftsfria konferenssamtal och mer (alla konferensfunktioner du faktiskt vill använda), men se till att du får de funktioner du behöver för din konferens. Tänk på saker som antalet uppringare, oavsett om du behöver internationella uppringningar eller inte, och hur lätt det är att hantera uppringare och samtal.

planera en tid för konferensen. Låt dig inte skrämmas genom att schemalägga en lämplig tid om du inte tror att du vet hur du genomför ett konferenssamtal. Ofta är det bästa sättet att schemalägga ett samtal genom att maila alla direkt. Du kan försöka använda ett schemaläggningsverktyg som Doodle, men människor är mer benägna att svara om du når ut direkt.

skapa en Samtalsagenda. Förmodligen det viktigaste steget i hur man leder ett konferenssamtal, agendan är ditt mest kraftfulla verktyg för att få ett effektivt samtal. När du skapar en samtalsagenda, se till att ange vem som ska tala för varje del av samtalet. Detta kommer att ställa tydliga förväntningar, hjälpa alla att veta vad de kommer att ansvara för på samtalet och i slutändan leda till en bättre konferens.

skicka ut Dial-in Info. Några dagar före samtalet, se till att alla har all information de behöver för att gå med. Inkludera alla anslutningsdetaljer, inklusive uppringningsnummer och eventuella åtkomstkoder eller PIN-koder. Branded Bridge Line erbjuder säkra konferenssamtal och pin-mindre eller ingen pin-ins, tar smärtan av att gå konferenssamtal. Det kan ibland vara bra att skicka en påminnelse 5-10 minuter innan samtalet startar, bara så att alla enkelt kan komma åt uppringningsinformationen utan att behöva gräva igenom gamla e-postmeddelanden.

spela in samtalet. Oavsett om du tar anteckningar eller om du utser någon annan att ta anteckningar, är det viktigt att det finns ett register över vad som hände på konferenssamtalet. Att lära sig att leda ett konferenssamtal hjälper dig också att lära dig att leda ett bra möte. En av de viktigaste delarna av ett möte cirkulerar en sammanfattning i efterhand – vilket kräver att någon antecknar under samtalet.

Branded Bridge Line erbjuder också konferenssamtal inspelning och transkriptionstjänster. Dessa kan komma till nytta om du måste granska en del av samtalet av någon anledning. Att ta anteckningar är fortfarande det bästa sättet att skapa en sammanfattning, men att ha en fullständig inspelning eller transkription är ett bra alternativ om du leder ett viktigt samtal och inte riskerar att missa ett ögonblick.

Låt Oss Visa Dig Skillnaden!

planera en demo av vårt smärtfria konferenssamtal