hur man skriver en effektiv händelse påminnelse e-post

nu när kunderna är vana vid att ta emot massor av kampanjer, bara uppriktig oro och uppskattning kan locka deras uppmärksamhet till en e-postmarknadsföringskampanj. Och händelse påminnelse e-post är ett bra sätt att göra det.

när folk har köpt dina produkter, vare sig det är en biljett till en konferens eller en videohandledning, kanske du tror att ditt uppdrag är gjort här. Men människor, som är extremt upptagna, tenderar att glömma någon form av händelse. Och vi måste artigt påminna dem om att dyka upp för en konsert eller ett webinar. Genom att skicka påminnelsemail visar vi faktiskt vår respekt och oro. På så sätt håller vi också kontakten och bygger starkare relationer med våra kunder.

hur man skriver en effektiv påminnelse e-post för en händelse?

först och främst måste vi komma ihåg att en e — post för händelsepåminnelse aldrig går ensam-du måste skapa en serie för att göra dessa e-postmeddelanden effektiva.

innehållet i ett påminnelsemail för en händelse beror också på typen av händelse i sig. Det finns två huvudtyper av dem: online och offline sådana.

ett e-postmeddelande om händelsepåminnelse föregås av en händelseinbjudan och följs av ett e-postmeddelande med “uppföljning”.

• inbjudan;
• påminnelse/serie påminnelsemail;
• uppföljning.

du kan hitta denna e-postmall för webinarpåminnelse till stor nytta eftersom den redan har en ordentlig struktur som passar alla typer av händelser: evenemangets namn, datum och tid, namn och foton på paneldeltagare/värdar och agenda.

onlineevenemang

de mest populära onlineevenemangen är webbseminarier och liveströmmar. Trender är online-kursplattformar som främjar onlinekurser och eLearning.

alla behöver korrekta registreringar och påminnelser. Det bör finnas minst 4 påminnelse e-post i en sekvens.

e-post 1. Bekräftelse av registrering

Detta är det första e-postmeddelandet som du skickar till dina deltagare direkt efter registrering till ett evenemang. Här måste du bara bekräfta att sätet är reserverat för en person.

och det skulle vara trevligt av dig att påminna ämnet och datumet för evenemanget.

(källa: e-post från Litmus)

Detta är ett utlöst e-postmeddelande som ska skickas direkt efter registrering. Låt inte folk vänta på det i timmar.

e-post 2. Introduktionsinformation

det första vänliga påminnelsemailet ska skickas några dagar efter registrering/två veckor före evenemanget.

hur man skriver en påminnelse e-post? Låt oss ta en titt på exemplet nedan:

(källa: E-post från 6sense)

detta e-postprov för evenemangspåminnelse kallas bra eftersom det innehåller nästan all nödvändig information som vi bör nämna när vi skapar ett evenemangspåminnelsebrev:

• företagsnamn;
• webinar ämne;
• datum;
• paneldeltagare;
• fördelarna människor får från att delta i ditt evenemang.

Låt oss ge dig mer specifik information om ett korrekt e-postmeddelande om händelsepåminnelse.

ämnesrad

alla e-postmeddelanden börjar med en ämnesrad. För att öka den öppna hastigheten föreslår vissa webbplatser att du skriver en catchy eller något riktigt provocerande. Personligen skulle jag inte känna mig övertygad om att öppna och läsa ett sådant e-postmeddelande. Men när jag vet att jag är registrerad för ett webinar, skulle en perfekt linje vara “Webinar_Name…” eller “Reminder_Name”. Inget annat.

datum

när är det rimligt att nämna datum? Alltid …
undantag: om ett onlinemöte är planerat till idag, ska det säga “idag på…” eller “idag om 2 timmar”. Men i andra fall, nämna hela datumet inklusive tidszonen.
ett perfekt alternativ är “måndag 21 juni kl 6 PM PST”.

Obs! All viktig information om den första inbjudningspåminnelsen i en sekvens ska placeras på en banner.

kalendrar

du kan antingen skapa en händelse i Google eller iCalendar för dina händelsepåminnelsemeddelanden och lägga till dina prenumeranter till det, eller be dem att skapa en på egen hand. Men det är helt viktigt att lägga en anteckning i en kalender.

Obs! Både Google Kalender och iCalendar är lika tillämpliga på de flesta stationära och mobila enheter.

(källa: Riktigt bra e-postmeddelanden)

nedräkningstimer

Lägg nedräkningstimer för att informera om återstående tid. Deltagarna måste veta hur snart ditt evenemang börjar.

för mer information om hur du använder timers i e-postmeddelanden, se nedräkningstimern i ditt e-postblogginlägg.

CTA-knappar

på tal om knapparna vill jag nämna att det för närvarande i ett inbjudningsbrev är att föredra att använda följande CTA-ord:

• boka min plats;
• få min plats;
• spara min plats;
• ta din plats;
• registrera dig för att delta.

men nu skickar vi påminnelser till dem som redan är registrerade hos oss. Följaktligen kan vi lägga till en “dela med din vän” – knapp.

(källa: e-post från Informatica)

fördelar människor får genom att delta i webinar

människor läser böcker, tidningar, bloggar och besöker webinarier eftersom de vill lära sig något nytt. Således är det lämpligt att återigen nämna vad de kommer att uppnå genom att delta i webinaret eller ett onlinemöte.
det är efter eget gottfinnande om du vill placera det på en ljus banner eller lägga till som vanlig text i ditt påminnelsemeddelande för en händelse.

(källa: riktigt bra e-postmeddelanden)

namn och foton på högtalare

glöm inte att nämna paneldeltagarna. Först och främst skulle det vara artigt. För det andra är detta ett bra tillfälle att fånga abonnenternas intresse. Nämn talarnas namn, några prestationer och länkar till webbplatsen för mer detaljerad information om deras projekt.

e-post 3. Frågor att diskutera med deltagare

skicka denna påminnelse en vecka före webinaret.
den ska innehålla all tidigare information, plus:

frågor för vidare diskussion

involvera deltagare i förberedelserna för webinariet. Antingen be dem att svara på frågeformuläret om webinarämnet, om du planerar att noggrant arbeta med resultaten och diskutera dem under sessionen, eller be dem att läsa några artiklar om det givna ämnet. Nämn, att alla frågor som kommer att uppstå efter att ha läst, kommer att diskuteras på webinaret.

en bra sak att göra är också att fråga människor vilka specifika ämnen de skulle älska att undersöka närmare.
Btw, Detta är också ett bra sätt att värma abonnenternas intresse.

(källa: e-post från e-post på syra)

e-post 4. Påminn bara

här är huvudmålet inte att värma intresset utan att helt enkelt hålla publiken.

kampanjens fjärde meddelande ska skickas tidigt på morgonen på dag X. människor planerar sina planer för dagen. Så, det kommer att vara riktigt snällt av dig att artigt påminna dem om mötet. Innan de utsåg ett affärsmöte för den här tiden.

det ska vara enkelt, inkludera länken till webinaret, och om du vill säga några ord varför webinaret är värt att besöka.

viktigt att notera:

skicka ett Viber / WhatsApp / Messenger-meddelande (om du har användarnas samtycke till det) eller ett push-up-meddelande som meddelar dina abonnenter att du har skickat ett e-postmeddelande med detaljerad information.

e-post 5. Sista påminnelse

skicka det sista e-postmeddelandet i en sekvens en timme före starten. Du kommer att uppmana och ge deltagarna tid att avsluta sina ärenden. Lägg till länken till mötet.

(källa: e-post från Litmus)

även för det sista meddelandet bör ämnesraden säga “påminnelse” eller “Webinar”. T. ex. ” börjar om 5 minuter.
det är också bra att skicka ett webb-push-meddelande med länken.
vi gör det med eSputnik.

uppföljningsmeddelande

även om du har gjort allt ordentligt kommer några av de personer som anmält sig till webinaret inte att kunna delta i det. Det kommer att vara riktigt snällt av dig att erbjuda dem en inspelning.

kanske även de som besökte det skulle vilja titta på det igen för att uppdatera några ögonblick i sina minnen.

(källa: e-post från kvorum)

be folk om feedback. Alltid bra att veta sin åsikt om mötet.

(källa: Riktigt bra e-postmeddelanden)

och till dem som hittade tid att svara på frågorna kan du skicka ett meddelande med ett annat erbjudande.

visste du att du kan bädda in frågeformulär och öppna formulär i e-postmeddelanden? Dessa formulär samlar in upp till 5 gånger mer feedback från dina deltagare.

för mer information om olika typer av undersökningar och sätt att lägga till dem i e-post, se “enkät inbjudan e-post” blogginlägg.

Offline händelser

med en offline händelse, menar vi en live konsert, utställning eller ett seminarium, etc. En stor majoritet av offline-evenemang är konferenser och konserter.

(källa: riktigt bra e-postmeddelanden)

hur många påminnelser ska du skicka här?
vi rekommenderar bara tre …

e-post 1. Bekräftelse

här måste du skicka antingen bekräftelse om detta är ett gratis evenemang eller biljetter om detta är ett betalt evenemang.

(källa: E-post från start skala)

e-post 2. Fullständig information och instruktioner

det första påminnelsemailet går med allmän information. Se till att du skickar det en vecka eller till och med några veckor före evenemanget.
den viktigaste informationen, som datum och tid, ska visas på en stor ljus banner.

men här behöver människor ännu mer av din oro och hjälp.
här är listan med information som du också bör inkludera i meddelandet:

karta

om evenemanget kommer att äga rum i abonnenternas egen stad, behöver de bara en karta över hur man kommer dit.
men vad händer om människor behöver resa över hela landet eller över hela världen?

din hjälp kommer att vara mycket krävs: med ett hotell, transfer, sevärdheter, vilken flygplats bättre att använda för att komma till hotellet snabbare, och några lokala evenemang.

(källa: riktigt bra e-postmeddelanden)

Förbered människor för några ovanliga lokala traditioner för att bekanta sig med regionen. Som i Grekland säger de “Ne”, vilket faktiskt betyder”Ja”.

dagordning för evenemanget

Lägg till en mötesagenda i meddelandet. Nämn när konferensen börjar, när det är över, om det blir en lunchpaus. Kommer deltagarna att få mat och dryck? Om Nej, Var kan de hitta ett cafe i närheten?
titta på rätt exempel nedan.

(källa: riktigt bra e-postmeddelanden)

klädkod

Låt folk veta mötets format. Vilka kläder är lämpliga att bära: shorts eller rökning och slips. I konferenspåminnelsemailet meddelar du om bärbara datorer och bärbara datorer tillhandahålls för arbete under mötet. Eller be folk att ta in sina.
skicka ut all denna information minst en vecka före mötet.

instruktion

informera människor vad de ska göra först vid ankomsten. Vem de kan kontakta vid nödsituationer.

(källa: e-post från Apple)

e-post 3. Kontaktinformation och vägbeskrivning

detta kommer att bli det sista påminnelsebrevet för ett evenemang du skickar före det personliga mötet.
skicka det en dag före mötet, om deltagarna är dina landsmän. Om detta är en internationell händelse, skicka denna påminnelse 3 dagar före mötet.

en påminnelse om offline-evenemang bör innehålla: dagen, titeln, QR/individuell kod för alla deltagare, en karta med vägbeskrivningar, ditt mobilnummer, inte en social nätlänk och en bekräftelseknapp. Placera all denna information på en tematisk banner.

Obs! Skicka också ett SMS med kort information, om deltagarna är på väg och inte har en Internetanslutning.

för interna möten kan du bara nämna dagen, tiden och platsen.

men i det här fallet ber du bättre dina kollegor/anställda att bekräfta att de kommer att göra det till evenemanget.

verkar som om det här är det.

detta inlägg innehåller ett antal stora, enligt vår mening, händelse påminnelse e exempel. Vi hoppas att de fick dig inspirerad att bygga dina egna e-postmeddelanden för att nå ut till dina deltagare efter deras registrering för ett evenemang som du är värd.

titta på en kort video om hur du skapar en händelsepåminnelse med vår redaktör:

slutliga tankar

• skicka påminnelser för att visa din oro;
• bygg en sekvens av e-postmeddelanden för att göra e-postmeddelanden effektiva;
• ytterligare information om sevärdheter, väder och överföringen kommer att älska dig och ditt företag till besökarna;
• utformningen av e-postmallar för evenemangspåminnelser spelar ingen roll. Du behöver bara markera de viktigaste uppgifterna.