Cómo Presentar Modelos de Procesos de Negocio a las Partes Interesadas

Alguna vez un miembro de la audiencia interrumpió en medio de una presentación sobre el análisis de procesos para preguntar: “¿Puede mostrarnos los modelos de procesos en una simple diapositiva de PowerPoint?”- o, ” No quiero mirar las cajas verdes y moradas, ¡solo muéstrame el flujo!”

Quizás entonces sintió que había desperdiciado algunos de sus esfuerzos en modelar el proceso con demasiados detalles o de la manera equivocada. Avergonzado y desmoralizado, debe haberse preguntado de qué otra manera podrían presentarse estos modelos. ¡Bueno, no estás solo!

Este es un dilema común cuando es necesario presentar modelos de procesos a una variedad de audiencias. Hay arte y ciencia en presentar el nivel correcto de detalle del proceso al grupo correcto de partes interesadas, especialmente si no están familiarizados con el lenguaje de modelado de procesos.

La presentación efectiva es aún más crítica en trabajos de mejora de procesos integrales más grandes y complejos y en nuevas implementaciones automatizadas de modelos de negocio. Es posible que deba usar varios tipos de modelo para describir los mismos procesos de negocio a varios públicos.

Por lo tanto, es muy importante entender quiénes son los interesados y qué les gustaría ver ante su audiencia con ellos.

Este artículo propone un enfoque para la presentación efectiva de modelos de procesos de negocio basados en tres elementos clave: comprender, organizar y comunicar.

Comprender

¿Comprende las necesidades de las partes interesadas?

¿Los detalles de los modelos de proceso cumplen con sus expectativas?

Para una comunicación eficaz, es vital entender quiénes son los interesados y por qué están interesados. Varios niveles y partes interesadas clave podrían ser los siguientes:

1. nivel empresarial / de gestión (altos directivos, gestión de programas)

2. nivel de proceso / proyecto (propietarios de procesos, gerentes operativos, gerentes de riesgo / calidad, analistas de procesos, expertos en la materia, miembros del equipo)

3. nivel de implementación de procesos / proyectos (gerentes de recursos humanos, agentes de cambio, programadores, desarrolladores, usuarios de procesos).

El nivel requerido de detalle del modelo depende de la parte interesada.

La alta dirección preferirá descripciones de procesos con detalles gruesos que faciliten la toma de decisiones comerciales rápidas y correctas. Los usuarios de procesos aprecian la especificación detallada de los procedimientos de trabajo.

Por lo tanto, es común que las organizaciones mantengan varios modelos para un proceso de negocio.

Organizar

¿Cómo gestiona grandes cantidades de información de modelado de procesos y se asegura de que su público pueda leerla y entenderla?

Hay dos cosas que pueden hacer esto más fácil: comience con una arquitectura de proceso e incluya una leyenda en cada diagrama de proceso.

Organizar los modelos de procesos de negocio utilizando arquitectura de procesos jerárquica permite una navegación fluida entre los niveles de detalles durante la presentación.

En el ejemplo anterior, los niveles 1-5 ofrecen una perspectiva estratégica, táctica y operativa de los detalles del proceso. El ” qué “(niveles 1-3) proporciona una visión general general del panorama empresarial de la organización, mientras que el” cómo ” (niveles 4 y 5) proporciona descripciones precisas de los pasos del proceso.

¿Su audiencia podrá entender lo que hay en el modelo?

¿Lo entenderán cuando no estés allí?

Siempre es útil usar una leyenda de diagrama que explique los símbolos y convenciones de modelado. Esto es especialmente importante para aquellos que no están familiarizados con el modelado de procesos.

Comunicar

¿Qué formato es el mejor para usar en una presentación de modelo de proceso?

Hay tres cosas a considerar: el medio de presentación, el idioma y la presentación gráfica.

1. Seleccione el medio de presentación que mejor muestre el nivel de detalle requerido. Una herramienta de modelado de procesos puede permitir múltiples niveles de presentación. Las diapositivas de PowerPoint pueden ser apropiadas para detalles de procesos gruesos e información de gestión de proyectos. Para detalles finos del proceso, puede ser relevante imprimir modelos en papel de gran formato.

2. Usa un lenguaje sencillo. A menos que el público esté familiarizado con la terminología, evite la jerga técnica. Recuerde que lo que es un lenguaje simple para alguien con considerable experiencia en modelado, puede ser una jerga incomprensible para otro con poca exposición al modelado de procesos.

3. Elige los gráficos que se adapten a la ocasión. La mayoría de las herramientas de modelado producen gráficos razonables, pero, inevitablemente, parecen modelos de proceso. Para algunas audiencias, puede ser preferible tener un gráfico de estilo de guion gráfico, como se muestra a continuación. Este diagrama se utilizó con éxito para presentar y discutir el proceso propuesto de apertura de cuentas en un banco con la mejora clave del proceso resaltada en la parte inferior (i.e. organización, sistema y interrupciones en los medios de comunicación).

Conclusión

La presentación del modelo de proceso es tan crítica como cualquier otra presentación de proyecto, especialmente para las partes interesadas que nunca han visto modelos en una herramienta de modelado de procesos. Para lograr el objetivo de la presentación del modelo de proceso de negocio, es necesario desarrollar un enfoque cuidadoso para comprender y satisfacer las expectativas de las partes interesadas.

Organizar los modelos de procesos de negocio en una arquitectura de procesos proporciona una navegación fácil entre los detalles del proceso grueso y fino y el flujo general del proceso.

Una leyenda de modelado complementaria facilita la lectura y comprensión de la documentación del proceso.

El uso creativo de varios medios de presentación de modelos de procesos de negocio mejora la calidad visual del modelo para las partes interesadas.

Estas son las preguntas clave de diseño:

• ¿Qué detalles del modelo de proceso (grueso o fino) desea mostrar?

• ¿Cuál es la mejor manera de mostrar esos detalles con el mejor efecto para el público en particular?