ビジネスプロセスモデルを利害関係者に提示する方法

聴衆のメンバーは、プロセス分析についてのプレゼンテーションの途中で中断して、”プロセスモデルを簡単なPowerPointスライドで表示できますか？”-または、”私は緑と紫のボックスを見たくない、ちょうど私に流れを見せてください！”

おそらく、あなたはあまりにも多くの詳細や間違った方法でプロセスをモデル化するための努力のいくつかを無駄にしたと感じました。 恥ずかしいと士気を落とし、あなたはこれらのモデルを提示することができ、他にどのように疑問に思っている必要があります。 まあ、あなたは一人ではありません！

これは、プロセスモデルをさまざまなオーディエンスに提示する必要がある場合の一般的なジレンマです。 特に、プロセスモデリング言語に精通していない場合は、適切なレベルのプロセス詳細を適切な利害関係者グループに提示するには、芸術と科学の両方

大規模で複雑なエンドツーエンドのプロセス改善作業や新しい自動化されたビジネスモデルの実装では、効果的なプレゼンテーションがさらに重要 複数のモデルタイプを使用して、同じビジネスプロセスをさまざまな対象ユーザーに記述する必要がある場合があります。

したがって、利害関係者が誰であり、彼らが彼らとあなたの聴衆の前に見たいものを理解することは非常に重要です。

この記事では、理解、整理、コミュニケーションの三つの重要な要素に基づいて、ビジネスプロセスモデルを効果的に提示するアプローチを提案しています。

ステークホルダーのニーズを理解していますか？

プロセスモデルの詳細は彼らの期待に応えていますか？

効果的なコミュニケーションのためには、利害関係者が誰であり、なぜ彼らが興味を持っているのかを理解することが不可欠です。 さまざまなレベルと主要な利害関係者は次のようになります:

1. 企業/管理レベル（上級管理職、プログラム管理)

2. プロセス/プロジェクトレベル(プロセス所有者、運用管理者、リスク/品質管理者、プロセスアナリスト、主題の専門家、チームメンバー)

3. プロセス/プロジェクト実装レベル（人事マネージャー、変更エージェント、プログラマー、開発者、プロセスユーザー）。

必要なモデルの詳細レベルは、利害関係者によって異なります。

上級管理職は、迅速かつ正確なビジネス上の意思決定を容易にする粗い詳細なプロセス記述を好むでしょう。 プロセスユーザーは、作業手順の細かい詳細仕様に感謝します。

したがって、組織は1つのビジネスプロセスに対して複数のモデルを維持するのが一般的です。

Organise

大量のプロセスモデリング情報をどのように管理し、視聴者がそれを読んで理解できるようにしますか？

これを簡単にすることができます二つのことがあります: プロセスアーキテクチャから始めて、すべてのプロセス図に凡例を含めます。

階層プロセスアーキテクチャを使用してビジネスプロセスモデルを整理すると、プレゼンテーション中に詳細レベル間のシームレスなナビゲーシ

上記の例では、レベル1-5は、プロセスの詳細についての戦略的、戦術的、運用的な視点を与えます。 “What”(レベル1-3)は、組織のビジネスランドスケープの大まかな概要を提供し、”how”(レベル4および5)は、プロセスステップの細かい説明を提供します。

あなたの聴衆はモデルに何があるか理解できますか？

あなたがいないとき、彼らはそれを理解しますか？

モデリングシンボルと規則を説明するダイアグラムの凡例を使用すると、常に便利です。 これは、プロセスモデリングに精通していない人にとって特に重要です。

Communicate

プロセスモデルのプレゼンテーションにはどのような形式を使用するのが最適ですか？

考慮すべき3つのことがあります：プレゼンテーション媒体、言語、およびグラフィックプレゼンテーション。

1. 必要な詳細レベルを最適に表示するプレゼンテーションメディアを選択します。 プロセスモデリングツールは、複数のレベルのプレゼンテーションを可能にすることができます。 PowerPointスライドは、粗いプロセスの詳細とプロジェクト管理情報に適している場合があります。 細かいプロセスの詳細については、大判用紙にモデルを印刷することに関連している可能性があります。

2. シンプルな言語を使用します。 聴衆が専門用語をよく知られていなければ、技術的な専門用語を避けなさい。 かなりのモデリングの経験を持つ人のための単純な言語は、プロセスモデリングへの露出がほとんどない別のための不可解な専門用語かもしれな

3. 機会に合わせてグラフィックを選択します。 ほとんどのモデリングツールは合理的なグラフィックスを生成しますが、必然的にプロセスモデルのように見えます。 一部の視聴者にとっては、以下に示すように、ストーリーボードスタイルのグラフィックを持つことが望ましいかもしれません。 この図は、銀行における提案されたプロセス口座開設を提示し、議論するために正常に使用され、下部に強調された主要なプロセス改善（i.e.組織、システム、およびメディアの中断）。

結論

プロセスモデルのプレゼンテーションは、他のプロジェクトプレゼンテーションと同じくらい重要です。 ビジネスプロセスモデルの提示の目的を達成するためには、利害関係者の期待を理解し、満たすために慎重なアプローチを開発する必要があります。

プロセスアーキテクチャでビジネスプロセスモデルを整理すると、粗いプロセスと細かいプロセスの詳細と全体的なプロセスフローの間の簡単なナ

無料のモデリング凡例を使用すると、プロセスドキュメントを読みやすく理解しやすくなります。

様々なビジネスプロセスモデルプレゼンテーションメディアの創造的な使用は、利害関係者のためのモデルの視覚的な品質を向上させます。

これらは重要な設計上の質問です:

• どのようなプロセスモデルの詳細（粗いまたは細かい）を表示したいですか？

• 特定の視聴者に最適な効果をもたらすためにそれらの詳細を表示する最良の方法は何ですか？