¿Cómo Verificar una Factura? Un Proceso de Verificación de Facturas Paso a paso para Aprobar Facturas

¿La ansiedad de pagar una factura lo afecta erróneamente cada vez?

¡No te preocupes! No eres el único. Incluso las empresas globales pasan por ello.

Después de todo, si hay algo peor que olvidar su protector solar en un día de playa, tiene que ser una factura pagada incorrectamente.

Por lo tanto, para asegurarnos de que nunca tenga que estudiar las leyes de los pagos erróneos, entendamos cómo verificar una factura.

Comprender el Proceso de verificación de facturas

La verificación de facturas se asegura de que el proveedor cobre a los clientes por lo que los clientes obtuvieron. Se hace cotejando las facturas recibidas con la orden de compra y el recibo de entrega. Una factura solo se paga si los detalles de la factura coinciden con los documentos justificativos.

Generalmente, las empresas tienen gerentes de cuentas por pagar dedicados que están autorizados para verificar y aprobar el pago de una factura.

La razón principal para la verificación de facturas es evitar pagos fraudulentos.

El proceso de aprobación de facturas varía de una empresa a otra, según el tamaño, el tipo y el flujo de trabajo de la empresa.

Por lo tanto, si se pregunta qué tipo de verificación de facturas debe practicar, hablemos de todos los tipos importantes de verificación de facturas.

Diferentes tipos de Verificación de facturas

El proceso de verificación de facturas depende de la naturaleza del comercio. Sin embargo, la mayoría de las empresas practican los siguientes tres métodos comunes de comprobación de facturas.

Echemos un vistazo a los tres.

• Facturas Basadas en Órdenes de Compra: En la verificación de la factura basada en la orden de compra (PO), la factura coincide con la orden de compra colocada. Por lo general, lo hace la autoridad que hizo el pedido para evitar lagunas en la comunicación. Este método no cuenta el número ni las entregas parciales. Solo cuenta la cantidad total y el importe de la factura.
• Facturas basadas en la recepción de Mercancías: La verificación de facturas basada en la recepción de mercancías se considera una opción adecuada cuando la entrega de mercancías se realiza por partes. Por lo tanto, los productos individuales se facturan por separado.
• Facturas Sin Referencia de Pedido: A veces, cuando PO no está disponible para consultar, las compañías verifican la factura directamente al gerente de cuentas por pagar, contador matrimonial o contador G/L.

Ahora que conoce los beneficios de la aprobación de facturas, debe estar ansioso por ver el proceso. ¿Tú no?

Muy bien, entonces, vamos a entrar.

El Proceso de verificación de facturas

El primer paso en el procesamiento de facturas es verificar el número de factura tan pronto como reciba la factura. El número de factura debe coincidir con el número de orden de compra o el número de recibo de la mercancía.

Ahora que el número de factura es correcto, comencemos el proceso de verificación de la factura.

1. Comprobar la precisión de la factura

   Comprobar la precisión de la factura es el paso más importante de la verificación de facturas. La comprobación de la precisión comienza con asegurarse de que la factura que se procesará esté destinada a su empresa o no. Muchas veces, el proveedor puede enviar a los clientes una factura a la dirección incorrecta.

   Además, esto incluye verificar las tarifas de los servicios o productos según el acuerdo. También debe verificar si el cálculo del impuesto sobre las ventas aplicado, los descuentos y el monto de la factura es correcto.

2. Confirmar la fecha de la factura

   Comprobar las fechas de la factura es cómo comprobar si una factura es válida. Tiene un gran significado en una factura. Puede hacerte perder o ganar batallas legales sobre las transacciones. Por lo tanto, siempre debe verificar la fecha de la factura. Aparte de eso, le ayuda a evitar pagos dobles. Si la fecha es incorrecta, sería mucho más difícil encontrar la factura para auditar la transacción en el futuro.

   Además, es posible que se produzca un error al calcular el impuesto solo por una factura fechada incorrectamente.

3. Confirmar la entrega con el Gerente de Proyecto

   Confirmar la entrega con el gerente de proyecto lo mantiene alejado de pagos fraudulentos. Asegurarse de que ha recibido los servicios/productos que está pagando es una de las mejores prácticas.

   Antes de dar luz verde a la entrega, el gerente debe verificar la cantidad y calidad descritas de los artículos de línea en la factura con los de la entrega real.

   A veces, si la entrega no se realiza a tiempo, el cliente puede pagar menos al proveedor y ahorrar dinero a la empresa. Y esto solo podría ser posible confirmando la entrega con autoridad.

4. Comprobar la información del proveedor

   Comprobar la información del proveedor es otro método más sencillo para evitar pagos fraudulentos. Debe verificar los detalles del proveedor en la factura con las facturas anteriores en su proceso de cuentas por pagar.

   Compruebe el nombre de la empresa, el logotipo, el número de contacto, la dirección postal y el ID de correo electrónico. Esta comprobación cruzada no solo le advierte sobre el fraude, sino que también le ayuda a mantener actualizados los datos de su sistema. Y si se trata de un nuevo proveedor, debe verificar los datos de contacto antes de continuar.

   Además, si desea ahorrar tiempo y evitar fallas en el pago, también debe verificar los términos de pago, como el número de cuenta, el número de identificación fiscal y el método de pago preferido mencionado en la factura.

5. Marcar la Fecha de vencimiento de la factura

   Anotar la fecha de vencimiento de la factura le ayuda a ordenar la prioridad de pago de la factura y mejorar el flujo de efectivo. Aparte de eso, anotar el plazo de pago también tiene beneficios económicos para su organización. Le ahorra el pago de cargos por pago atrasado y le ayuda a aprovechar los descuentos por reserva anticipada que se mencionan en las condiciones de pago.

6. Programar el Pago

   Una vez realizados todos los cheques anteriores, el pago debe ser programado y aprobado por el administrador de cuentas por pagar al menos un par de días antes. Esto le da una ventana para detener el pago, si hay algún problema con el pago.

   Como se mencionó, la verificación de facturas es un proceso crucial y requiere toda su atención. Sin embargo, cada paso del proceso tiene límites de tolerancia casi cero, ya que puede causar desastres de contabilidad financiera.

Por lo tanto, una cosa sabia sería pasar las facturas aprobadas a través de una lista de verificación final antes de enviar las facturas para realizar la transacción.

Por lo tanto, aquí hay una lista de verificación de facturas rápida pero esencial para la conciliación de facturas.

Lista de verificación de facturas

• Asegúrese de que la factura no se ha pagado

  Antes de enviar facturas para realizar el pago, debe confirmar que la factura no se ha pagado. La forma más precisa de averiguarlo es hacer un registro del número de factura en sus registros de “facturas pagadas”.

• Verifique la factura con Documentación

  Una vez que sepa que la factura aún no ha sido pagada. Debe verificarlo con todos los documentos de respaldo disponibles relevantes para la compra. Por ejemplo, incluye el pedido, el presupuesto y los recibos de entrega.

• Aclarar discrepancias

  Los errores de facturación no son un fenómeno raro. Y supongamos que encuentra cualquier discrepancia en la factura se verifica. En ese caso, nunca debe descuidarlo y aclararlo con el empleado de cuentas por pagar &, el gerente de proyecto o la autoridad apropiada. Sin embargo, si se enfrenta a algún problema, debe ponerse en contacto con el proveedor para resolverlo.

¡Voila!

¡Ya está! Si ha seguido los pasos anteriores, ha verificado una factura con éxito.

Ahora

¿cuánto tiempo?

¿Tardó más de lo que imaginaba?

En general, el tiempo que se tarda en procesar una factura para una pequeña empresa con recursos limitados es de aproximadamente 17 días en promedio.

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Conclusión

Bien!

¿No fue tan sencillo?

En este blog, hablamos sobre los pasos más simples para evitar cometer errores de pago de facturas. Y los beneficios de la verificación de facturas deben haberlo alentado a practicarla ya.

Pero, si desea evitar todas las tareas de facturación manual, genere la factura ahora y elimine el espacio para errores humanos de todo el proceso de facturación.

Esperamos que este blog haya despejado casi todas sus consultas sobre el proceso de verificación de facturas. Para obtener ideas innovadoras, tendencias y consejos relacionados con la facturación en un solo lugar, consulte otros blogs de nosotros.