Hvordan Verifisere En Faktura ? En Trinnvis Fakturakontrollprosess For Å Godkjenne Fakturaer

får angsten ved å betale en faktura feil hver gang?

ikke bekymre deg! Du er ikke den eneste. Selv globale selskaper går gjennom det.

tross Alt, hvis Det er noe verre enn å glemme solkrem på en stranddag, må det være en faktura betalt feil.

Derfor, for å sikre at du aldri trenger å studere lovene om feilaktige betalinger, la oss forstå hvordan du bekrefter en faktura.

Forstå Fakturabekreftelsesprosessen

Fakturabekreftelse sørger for om leverandøren belaster kunder for det kundene benyttet seg av. Det gjøres ved å kryssjekke fakturaene mottatt mot innkjøpsordren og leveringsbekreftelsen. En faktura betales bare hvis fakturadetaljene samsvarer med støttedokumentene.

vanligvis har selskaper dedikerte leverandøransvarlige som er autorisert til å verifisere og godkjenne en fakturabetaling.

hovedårsaken til fakturabekreftelse er å unngå falske betalinger.

fakturagodkjenningsprosessen varierer fra firma til firma, avhengig av firmaets størrelse, type og arbeidsflyt.

Så, hvis du lurer på hvilken type fakturabekreftelse du bør øve, så la oss snakke om alle viktige typer fakturabekreftelse.

Ulike Typer Fakturabekreftelse

fakturakontrollprosessen avhenger av arten av handelen. De fleste bedrifter praktiserer imidlertid følgende tre vanlige fakturakontrollmetoder.

La oss ta en titt på de tre av dem.

• Fakturaer Basert På Innkjøpsordrer: I den innkjøpsordrebaserte fakturabekreftelsen samsvarer fakturaen med PO-en som er plassert. Det gjøres vanligvis av myndigheten som plasserte ordren for å unngå kommunikasjonshull. Denne metoden teller ikke antall eller delleveranser. Det teller bare det totale antallet og fakturabeløpet.
• Fakturaer Basert På Varemottak: Fakturabekreftelse basert på varemottak anses som et passende alternativ når vareleveringen skjer i deler. Derfor faktureres individuelle varer separat.
• Fakturaer Uten Bestillingsreferanse: Noen ganger, når PO ikke er tilgjengelig for å referere til, verifiserer selskaper fakturaen direkte til leverandørgjeldssjef, sivilrevisor eller G / L-regnskapsfører.

Nå som du vet fordelene med fakturagodkjenning, må du være ivrig etter å se prosessen. Er ikke du?

Ok da, la oss hoppe rett inn.

Fakturabekreftelsesprosessen

det første trinnet i fakturabehandling er å sjekke fakturanummeret så snart du mottar fakturaen. Fakturanummeret må matches MED PO-nummer eller varekvitteringsnummer.

nå som fakturanummeret er riktig, la oss starte fakturabekreftelsesprosessen.

1. Sjekk Fakturanøyaktighet

   Kontroll av fakturanøyaktighet Er det viktigste trinnet i fakturabekreftelse. Nøyaktighetskontroll starter med å sørge for at fakturaen som skal behandles er ment for din bedrift eller ikke. Mange ganger, kan leverandøren sende kunder en faktura på feil adresse.

   dette inkluderer dessuten kontroll av prisene på tjenestene eller produktene i henhold til avtalen. Du bør også sjekke om beregningen av anvendt mva, rabatter og fakturabeløp er riktig.

2. Bekreft Fakturadato

   Kontroll av fakturadatoer er hvordan du kontrollerer om en faktura er gyldig. Det har en enorm betydning i en faktura. Det kan få deg til å miste eller vinne juridiske kamper om transaksjonene. Derfor bør du alltid sjekke datoen for fakturaen. Annet enn det, hjelper det deg med å unngå dobbeltbetalinger. Hvis datoen er feil, ville det være mye vanskeligere å finne fakturaen for revisjon av transaksjonen i fremtiden.

   videre kan du få en feil når du beregner skatten bare på grunn av en feilaktig datert faktura.

3. Bekreft Leveransen Med Prosjektlederen

   Bekreftelse av leveransen med prosjektlederen holder deg unna falske betalinger. Å sikre at du har mottatt tjenestene / produktene du betaler for, er en av de beste praksisene.

   før greenlighting levering, manager har til å sjekke den beskrevne antall og kvalitet av linjeelementene i fakturaen med de av selve leveransen.

   noen ganger, hvis leveransen ikke er gjort i tide, kan kunden betale mindre til leverandøren og spare firmaets penger. Og dette kan bare være mulig ved å bekrefte leveransen med myndighet.

4. Sjekk Leverandørinformasjon

   Kontrollere leverandørinformasjon Er en annen enkleste metode for å unngå falske betalinger. Du bør kryssjekke leverandørdetaljene på fakturaen med tidligere fakturaer i fakturaprosessen.

   Kontroller firmanavn, logo, kontaktnummer, postadresse og e-POST-ID. Denne krysskontrollen advarer deg ikke bare om svindel, men hjelper deg også med å holde systemdataene oppdatert. Og hvis det er en ny leverandør, må du bekrefte kontaktinformasjonen før du fortsetter.

   Videre, hvis du vil spare tid og unngå betalingsfeil, bør Du også sjekke betalingsbetingelser som kontonummer, skatte-ID-nummer og foretrukket betalingsmetode nevnt på fakturaen.

5. Merk Fakturaens Forfallsdato

   ved å notere fakturaens forfallsdato kan du sortere ut fakturaens betalingsprioritet og forbedre kontantstrømmen. Annet enn det, har å merke seg betalingsfristen økonomiske fordeler for organisasjonen din også. Det sparer deg fra å betale sen betaling avgifter og hjelper deg nytte av early bird rabatter som nevnt i betalingsbetingelsene.

6. Planlegg Betalingen

   når alle de ovennevnte kontrollene er ferdige, må betalingen planlegges og godkjennes av leverandøransvarlig minst et par dager før. Dette gir deg et vindu for å stoppe betalingen hvis det er noen problemer med betalingen.

   som diskutert er fakturabekreftelse en avgjørende prosess, og det krever all oppmerksomhet. Hvert trinn i prosessen har imidlertid nesten nulltoleranse grenser, da det kan føre til økonomiske regnskapskatastrofer.

dermed ville en klok ting være å kjøre godkjente fakturaer gjennom en endelig sjekkliste før du sender fakturaer for å gjøre transaksjonen.

Så, her er en rask, men viktig faktura verifisering sjekkliste for faktura avstemming.

Sjekkliste For Fakturabekreftelse

• Kontroller At Fakturaen Er Ubetalt

  Før du sender inn fakturaer som gjør betalingen, må du bekrefte at fakturaen er ubetalt. Den mest nøyaktige måten å finne det ut er å kjøre en faktura nummer sjekk i” betalt fakturaer ” logger.

• Bekreft Fakturaen Med Dokumentasjon

  Når du vet at fakturaen ennå ikke er betalt. Du bør kryss-bekrefte det med alle saksdokumenter tilgjengelig relevant for kjøpet. Det inkluderer for eksempel PO, tilbud og levering kvitteringer.

• Avklare Avvik

  Faktureringsfeil er ikke et sjeldent fenomen. Og anta at du finner noen uoverensstemmelser i fakturaen er verifisert. I så fall bør du aldri forsømme det og avklare det med leverandørgjeld & kundefordringer kontorist, prosjektleder eller riktig myndighet. Likevel, hvis du står overfor problemer, bør du kontakte leverandøren for å løse dem.

Voila!

Du er ferdig! Hvis du har fulgt trinnene ovenfor, har du bekreftet en faktura.

Nå,

Hvor lang tid tok det?

tok det lengre tid enn du trodde?

vanligvis er tiden det tar å behandle en faktura for en liten bedrift med begrensede ressurser, omtrent 17 dager i gjennomsnitt.

Så, hvis du ønsker å treffe top gear, laste Ned InvoiceOwl app nå!

Lag Profesjonelle Fakturaer Online Enkelt Og Holde På Toppen Av Din Økonomi

InvoiceOwl er en funksjonsrik fakturering app som hjelper små bedrifter, frilansere og entreprenører til å lage fakturaer på farten og få betalt raskere!

Kom I GANG gratis

Konklusjon

Ok!

Var det ikke så enkelt?

i denne bloggen snakket vi om de enkleste trinnene for å unngå å gjøre fakturabetalingsfeil. Og fordelene med fakturabekreftelse må ha oppmuntret deg til å øve det allerede.

men hvis du vil unngå alle manuelle faktureringsoppgaver, generer du faktura nå og eliminerer rom for menneskelige feil fra hele faktureringsprosessen.

vi håper denne bloggen har ryddet nesten alle dine spørsmål angående fakturabekreftelsesprosessen. For å få innovative ideer, trender og tips relatert til fakturering på ett sted, sjekk ut andre blogger av oss.