cum se verifică o factură? Un proces de verificare a facturilor pas cu pas pentru a aproba facturile

anxietatea de a plăti o factură în mod greșit vă aduce de fiecare dată?

nu vă faceți griji! Nu ești singurul. Chiar și companiile globale trec prin ea.

la urma urmei, dacă există ceva mai rău decât să uiți de protecția solară într-o zi de plajă, trebuie să fie o factură plătită greșit.

prin urmare, pentru a vă asigura că nu trebuie să studiați niciodată legile plăților greșite, să înțelegem cum să verificăm o factură.

înțelegerea procesului de verificare a facturii

verificarea facturii se asigură dacă vânzătorul percepe clienții pentru ceea ce au beneficiat clienții. Se face prin verificarea încrucișată a facturilor primite cu comanda de achiziție și chitanța de livrare. O factură este plătită numai dacă detaliile facturii corespund documentelor justificative.

în general, companiile au manageri de conturi dedicate care sunt autorizați să verifice și să aprobe o plată a facturii.

principalul motiv pentru verificarea facturii este evitarea oricăror plăți frauduloase.

procesul de aprobare a facturii variază de la companie la companie, în funcție de dimensiunea, tipul și fluxul de lucru al companiei.

deci, dacă vă întrebați ce tip de verificare a facturii ar trebui să practicați, atunci să vorbim despre toate tipurile semnificative de verificare a facturii.

diferite tipuri de verificare Factură

procesul de verificare Factură depinde de natura comerțului. Cu toate acestea, majoritatea întreprinderilor practică următoarele trei metode comune de verificare a facturilor.

să aruncăm o privire asupra celor trei.

• facturi bazate pe comenzi de cumpărare: În verificarea facturii pe bază de comandă de achiziție (PO), factura este potrivită cu PO plasat. În general, se face de către autoritatea care a plasat comanda pentru a evita lacunele de comunicare. Această metodă nu numără numărul sau livrările parțiale. Contează doar cantitatea totală și suma facturii.
• facturi bazate pe primirea mărfurilor: verificarea facturii bazată pe primirea mărfurilor este considerată o opțiune potrivită atunci când livrarea mărfurilor se face în părți. Prin urmare, bunurile individuale sunt facturate separat.
• facturi fără referință la comandă: Uneori, atunci când PO nu este disponibil pentru a se referi, companiile verifică factura direct către managerul de conturi plătibil, contabilul marital sau contabilul G/L.

acum, că știți beneficiile aprobării facturii, trebuie să fiți dornici să vedeți procesul. Nu ești?

bine atunci, hai să intrăm.

procesul de verificare a facturii

primul pas în procesarea facturii este să verificați numărul facturii imediat ce primiți factura. Numărul facturii trebuie să se potrivească cu numărul PO sau numărul de primire a mărfurilor.

acum că numărul facturii este corect, să începem procesul de verificare a facturii.

1. verificați precizia facturii

   verificarea preciziei facturii este cel mai vital pas al verificării facturii. Verificarea preciziei începe cu asigurarea faptului că factura care urmează să fie procesată este destinată companiei dvs. sau nu. De multe ori, vânzătorul ar putea trimite clienților o factură la adresa greșită.

   mai mult, aceasta include verificarea tarifelor serviciilor sau produselor conform Acordului. De asemenea, trebuie să verificați dacă calculul impozitului pe vânzări aplicat, al reducerilor și al sumei facturii este corect.

2. confirmați data facturii

   verificarea datelor facturii este modul în care puteți verifica dacă o factură este validă. Are o semnificație masivă într-o factură. Te poate face să pierzi sau să câștigi bătălii legale despre tranzacții. Prin urmare, trebuie să verificați întotdeauna data facturii. În afară de asta, vă ajută să evitați plățile duble. Dacă Data este greșită, ar fi mult mai greu să găsiți factura pentru auditarea tranzacției în viitor.

   în plus, este posibil să primiți o eroare în timpul calculării taxei doar din cauza unei facturi datate greșit.

3. confirmați livrarea cu managerul de proiect

   confirmarea livrării cu managerul de Proiect vă ține departe de plățile frauduloase. Asigurarea faptului că ați primit serviciile/produsele pentru care plătiți este una dintre cele mai bune practici.

   înainte de greenlighting livrarea, managerul trebuie să verifice cantitatea și calitatea descrise de elementele rând în factura cu cele ale livrării efective.

   uneori, dacă livrarea nu se face la timp, clientul poate plăti mai puțin vânzătorului și poate economisi banii companiei. Și acest lucru ar putea fi posibil numai prin confirmarea livrării cu autoritate.

4. verificați informațiile furnizorului

   verificarea informațiilor furnizorului este o altă metodă cea mai ușoară pentru a evita plățile frauduloase. Ar trebui să verificați detaliile furnizorului de pe factură cu facturile anterioare din procesul de plată a conturilor.

   verificați numele companiei, sigla, numărul de contact, adresa poștală și ID-ul de e-mail. Această verificare încrucișată nu numai că vă avertizează cu privire la fraudă, dar vă ajută să vă mențineți datele de sistem actualizate. Și dacă este un furnizor nou, trebuie să verificați detaliile de contact înainte de a continua.

   mai mult, dacă doriți să economisiți timp și să evitați eșecurile de plată, ar trebui să verificați și termenii de plată, cum ar fi numărul contului, numărul de identificare fiscală și metoda de plată preferată menționată pe factură.

5. marcați data scadenței facturii

   notarea datei scadente a facturii vă ajută să sortați prioritatea de plată a facturii și să îmbunătățiți fluxul de numerar. În afară de asta, menționarea termenului de plată are beneficii economice și pentru organizația dvs. Vă scutește de plata taxelor de întârziere și vă ajută să beneficiați de reducerile early bird, așa cum se menționează în condițiile de plată.

6. programați plata

   după efectuarea tuturor verificărilor de mai sus, plata trebuie programată și aprobată de managerul de Conturi plătibile cu cel puțin câteva zile înainte. Acest lucru vă oferă o fereastră pentru a opri plata dacă există probleme cu plata.

   după cum sa discutat, verificarea facturii este un proces crucial și necesită toată atenția dumneavoastră. Cu toate acestea, fiecare pas al procesului are limite de toleranță aproape zero, deoarece poate provoca dezastre contabile financiare.

astfel, un lucru înțelept ar fi să rulați facturile aprobate printr-o listă de verificare finală înainte de a trimite facturi pentru a efectua tranzacția.

deci, aici este o listă de verificare rapidă, dar esențială pentru verificarea facturilor pentru reconcilierea facturilor.

Lista de verificare a verificării facturilor

• asigurați-vă că factura este neplătită

  înainte de a trimite facturi care efectuează plata, trebuie să confirmați că factura este neplătită. Cea mai precisă modalitate de a afla acest lucru este să executați o verificare a numărului facturii în jurnalele dvs. “facturi plătite”.

• Verificați factura cu documentația

  după ce știți că factura este încă neplătită. Ar trebui să o verificați încrucișat cu toate documentele justificative disponibile relevante pentru achiziție. De exemplu, include PO, cotația și chitanțele de livrare.

• clarificarea discrepanțelor

  greșelile de facturare nu sunt un fenomen rar. Și să presupunem că veți găsi orice discrepanțe în factura este verificată. În acest caz, nu ar trebui să o neglijați niciodată și să o clarificați cu conturile de plătit & grefierul de creanțe, managerul de proiect sau autoritatea corespunzătoare. Totuși, dacă vă confruntați cu probleme, trebuie să contactați vânzătorul pentru a le rezolva.

Voila!

ai terminat! Dacă ați urmat pașii de mai sus, ați verificat cu succes o factură.

acum,

cât a durat?

a durat mai mult decât v-ați imaginat?

în general, timpul necesar pentru procesarea unei facturi pentru o afacere mică cu resurse limitate este de aproximativ 17 zile în medie.

deci, dacă doriți să lovit Top gear, descărcați aplicația InvoiceOwl acum!

Creați facturi profesionale on-line cu ușurință și să păstreze pe partea de sus a finanțelor dumneavoastră

InvoiceOwl este o aplicație de facturare feature-bogat, care ajută întreprinderile mici, freelanceri, și contractori pentru a crea facturi pe drum și plătit mai repede!

începeți gratuit

concluzie

bine!

nu a fost atât de simplu?

în acest blog, am vorbit despre cei mai simpli pași pentru a evita greșelile de plată a facturilor. Iar beneficiile verificării facturii trebuie să vă fi încurajat să o practicați deja.

dar, dacă doriți să evitați toate sarcinile de facturare manuală, generați factura acum și eliminați spațiul pentru erorile umane din întregul proces de facturare.

sperăm că acest blog a șters aproape toate întrebările dvs. cu privire la procesul de verificare a facturii. Pentru a obține idei inovatoare, tendințe și sfaturi legate de facturare într-o singură locație, consultați alte bloguri ale noastre.