Centralizovaný systém evidence / vysvětlení / výhody

co je centralizovaný systém evidence?

záznamy všech oddělení obchodní organizace jsou udržovány na jednom místě, tj. Centrální evidence je řízena společným indexovým plánem. Pro které je vytvořeno samostatné oddělení, tj. známé jako oddělení archivace. Všechny soubory organizace jsou uchovávány tímto oddělením. Funkční oddělení organizace jsou osvobozena od bolesti hlavy při vedení záznamů. Všechny soubory, evidenční zařízení a pracovníci v evidenci jsou umístěny v evidenčním oddělení.

výhody centralizovaného podání

hlavní výhody centralizovaného podání jsou následující.

1. Nedochází k duplicitě archivačních ujednání. Proto jsou náklady na údržbu podání velmi nízké.

2. Je zde lepší využití úložného prostoru.

3. Snadné umístění dokumentů a záznamů je možné. Šetří čas a lidské zdroje.

4. K dispozici je plné využití úložného prostoru.

5. Duplikace plnicího zařízení je zabráněno na maximum a vyžaduje jen několik kartotéky.

6. Umožňuje jednotnost a standardizaci systému a způsobu podání.

7. Zajišťuje snadné umístění a doručení požadovaných dokumentů.

8. Tento systém využívá vyškolený a kvalifikovaný personál, což vede k větší přesnosti při podávání záznamů.

9. Tento systém zajišťuje vyšší výkon a efektivní provoz každé práce v celé kanceláři.

10. Dohled a kontrolu lze lépe využít při přenosu záznamů, jejich získávání a uchovávání.

11. Záznamy a dokumenty se podávají na základě předmětu.

12. Tento systém zajišťuje efektivní provoz navazujících činností.

13. Nepřetržitý provoz tohoto systému nemůže být narušen absencí zaměstnanců kanceláře.

14. Je zabráněno rozdělení příslušných dokumentů na různých místech.

15. Není problém podat uživatele a pracovníky oddělení evidence.

16. Integrita souborů může být zachována a ztráta cenných záznamů může být zabráněno, protože oprávněný personál sám povolen přístup k souborům.

17. Je usnadněno efektivnější podávání harmonogramu uchovávání záznamů.

18. Funkční vedoucí oddělení jsou zachráněni před obtěžováním vedení záznamů. Mohou věnovat svůj plný čas a pozornost činnostem oddělení.