Központosított nyilvántartó rendszer / magyarázat / előnyök

mi a központosított nyilvántartó rendszer?

a gazdálkodó szervezet összes részlegének nyilvántartását egy helyen, azaz központosított nyilvántartó rendszerben vezetik. A központosított iktatási nyilvántartásokat egy közös indexterv vezérli. Ehhez külön osztály jön létre, azaz iktatási osztály néven ismert. A szervezet összes fájlját ez a részleg megőrzi. A szervezet funkcionális osztályai mentesülnek a nyilvántartások vezetésének fejfájásától. Minden fájl, iktató berendezés és iktató személyzet a bejelentési osztályon található.

a központosított bejelentés előnyei

a központosított bejelentés fő előnyei a következők.

1. Nincs párhuzamos bejelentési megállapodások. Ezért a karbantartás költsége nagyon alacsony.

2. A tárhely jobb kihasználása.

3. A dokumentumok és nyilvántartások egyszerű elhelyezése lehetséges. Időt és emberi erőforrásokat takarít meg.

4. A rendelkezésre álló tárhely teljes kihasználása.

5. A töltőberendezések megkettőzése a lehető legnagyobb mértékben elkerülhető, és csak néhány iratszekrényt igényel.

6. Lehetővé teszi a nyilvántartó rendszer és módszer egységességét és szabványosítását.

7. Biztosítja a szükséges dokumentumok könnyű elhelyezését és kézbesítését.

8. Ez a rendszer képzett és képzett személyzetet alkalmaz, ami nagyobb pontosságot eredményez a nyilvántartások benyújtásában.

9. Ez a rendszer biztosítja a nagyobb teljesítményt és a hatékony működést minden munkában az egész irodában.

10. A felügyelet és ellenőrzés jobban alkalmazható a nyilvántartások továbbítására, visszakeresésére és megőrzésére.

11. A feljegyzések és dokumentumok tárgyi alapon kerülnek benyújtásra.

12. Ez a rendszer biztosítja a nyomon követési tevékenységek hatékony működését.

13. A rendszer folyamatos működését nem akadályozhatja az irodai személyzet hiánya.

14. A vonatkozó dokumentumok különböző helyeken történő felosztása elkerülhető.

15. Nincs nehéz fájl felhasználók és a bejelentés osztály munkatársai.

16. A fájlok integritása fenntartható, és az értékes nyilvántartások elvesztése megakadályozható, mivel egyedül a felhatalmazott személyzet jogosult hozzáférni a fájlokhoz.

17. Megkönnyíti a nyilvántartások megőrzésének ütemezésének hatékonyabb adminisztrációját.

18. A funkcionális osztályvezetőket mindkettőtől mentika nyilvántartások karbantartása. Teljes idejüket és figyelmüket a megyei tevékenységekre fordíthatják.