Sistema de arquivamento centralizado / explicação / vantagens

o que é sistema de arquivamento centralizado?

os registros de todos os departamentos da organização empresarial são mantidos em um só lugar, ou seja, Sistema de arquivamento centralizado. Os registros de arquivamento centralizados são controlados por um plano de índice comum. Para o qual, um departamento separado é criado, ou seja, conhecido como departamento de arquivamento. Todos os arquivos da organização são preservados por este departamento. Os departamentos funcionais de uma organização são aliviados da dor de cabeça de manter registros. Todos os arquivos, Equipamentos de arquivamento e pessoal de arquivamento estão localizados no departamento de arquivamento.

vantagens do arquivamento centralizado

as principais vantagens do arquivamento centralizado são as seguintes.

1. Não há duplicação de acordos de arquivamento. Portanto, o custo de manutenção de arquivamento é muito baixo.

2. Há uma melhor utilização do espaço de armazenamento.

3. Fácil localização de documentos e registros são possíveis. Economiza tempo e recursos humanos.

4. Há uma utilização completa do espaço de armazenamento disponível.

5. A duplicação do equipamento de enchimento é evitada no máximo e requer apenas alguns armários de arquivo.

6. Permite uniformidade e padronização do sistema e método de arquivamento.

7. Garante fácil localização e entrega dos documentos necessários.

8. Este sistema utiliza pessoal treinado e qualificado que conduz à maior precisão na apresentação de registros.

9. Este sistema garante maior produção e operação eficiente de todos os trabalhos em todo o escritório.

10. Supervisão e controle podem ser empregados de uma maneira melhor na transferência de registros, sua recuperação e retenção.

11. Registros e documentos são arquivados com base no assunto.

12. Este sistema garante uma operação eficiente das atividades de acompanhamento.

13. A operação contínua deste sistema não pode ser dificultada pela ausência de qualquer equipe de escritório.

14. A divisão de documentos relevantes em locais diferentes é evitada.

15. Não há dificuldade em Arquivar usuários e funcionários do Departamento de arquivamento.

16. A integridade dos arquivos pode ser mantida e a perda de registros valiosos pode ser evitada, pois somente a equipe autorizada tem permissão para acessar os arquivos.

17. A administração mais eficaz do cronograma de retenção de registros é facilitada.

18. As cabeças departamentais funcionais são salvas da botheração de manutenção de registros. Eles podem dedicar seu tempo integral e atenção às atividades departamentais.