jak ověřit fakturu? Postup kontroly faktur krok za krokem ke schválení faktur

úzkost z placení faktury vás pokaždé špatně dostane?

nebojte se! Nejsi jediný. Dokonce i globální společnosti to procházejí.

koneckonců, pokud je něco horšího, než zapomenout na opalovací krém na plážový den, musí to být faktura zaplacená nesprávně.

abychom se ujistili, že nikdy nebudete muset studovat zákony chybných plateb, pochopíme, jak ověřit fakturu.

pochopení procesu Ověření faktury

ověření faktury zajišťuje, zda prodejce účtuje zákazníkům za to, co zákazníci využili. To se provádí křížovou kontrolou přijatých faktur proti objednávce a potvrzení o doručení. Faktura se platí pouze v případě, že se údaje na faktuře shodují s podpůrnými dokumenty.

Obecně platí, že společnosti mají vyhrazené účty splatné manažery, kteří jsou oprávněni ověřit a schválit platbu na faktuře.

hlavním důvodem ověření faktury je zamezení podvodným platbám.

proces schvalování faktur se v jednotlivých společnostech liší v závislosti na velikosti, typu a pracovním postupu společnosti.

pokud se tedy zajímáte o to, jaký typ ověření faktury byste měli praktikovat, promluvme si o všech významných typech ověření faktury.

různé typy ověření faktury

proces kontroly faktury závisí na povaze obchodu. Většina podniků však praktikuje následující tři běžné metody kontroly faktur.

pojďme se podívat na tři z nich.

• faktury na základě objednávek: Při ověření faktury založené na objednávce (PO)je faktura porovnána s umístěným PO. Obecně to provádí orgán, který objednávku zadal, aby se zabránilo mezerám v komunikaci. Tato metoda nepočítá Počet nebo částečné dodávky. Počítá pouze celkové množství a částku faktury.
• faktury založené na příjmu zboží: ověření faktury založené na příjmu zboží je považováno za vhodnou možnost, pokud je dodání zboží provedeno po částech. Proto je jednotlivé zboží fakturováno zvlášť.
• faktury bez odkazu na objednávku: Někdy, když PO Není k dispozici k odkazu, společnosti ověřují fakturu přímo manažerovi závazků, manželskému účetnímu nebo účetnímu G/L.

Nyní, když znáte výhody schválení faktury, musíte být dychtiví vidět proces. Ty ne?

v pořádku, pojďme skočit přímo dovnitř.

Proces ověření faktury

prvním krokem při zpracování faktury je kontrola čísla faktury, jakmile obdržíte fakturu. Číslo faktury musí být uzavřeno s číslem PO nebo číslem příjmu zboží.

Nyní, když je číslo faktury správné, zahájíme proces ověření faktury.

1. kontrola přesnosti faktury

   kontrola přesnosti faktury je nejdůležitějším krokem ověření faktury. Kontrola přesnosti začíná tím, že se ujistíte, že faktura, která má být zpracována, je určena pro vaši společnost nebo ne. Mnohokrát může prodejce poslat klientům fakturu na nesprávnou adresu.

   kromě toho to zahrnuje kontrolu sazeb služeb nebo produktů podle smlouvy. Měli byste také zkontrolovat, zda je výpočet použité daně z obratu, slev a částky faktury správný.

2. potvrďte datum faktury

   kontrola data faktury je způsob, jak zkontrolovat, zda je faktura platná. Má obrovský význam ve faktuře. To může způsobit, že ztratíte nebo vyhrajete právní bitvy o transakcích. Proto byste měli vždy zkontrolovat datum faktury. Kromě toho vám pomůže vyhnout se dvojím platbám. Pokud je datum nesprávné, bylo by mnohem těžší najít fakturu pro audit transakce v budoucnu.

   kromě toho může dojít k chybě při výpočtu daně jen kvůli nesprávně datované faktuře.

3. potvrďte doručení u projektového manažera

   potvrzení doručení u projektového manažera vás chrání před podvodnými platbami. Jedním z osvědčených postupů je zajistit, že jste obdrželi služby/produkty, za které platíte.

   před zeleným rozsvícením dodávky musí manažer zkontrolovat popsané množství a kvalitu řádkových položek na faktuře s údaji o skutečné dodávce.

   někdy, pokud není dodávka provedena včas, může zákazník zaplatit prodejci méně a ušetřit peníze společnosti. A to by mohlo být možné pouze potvrzením dodávky s autoritou.

4. zkontrolujte informace o dodavateli

   Kontrola informací o dodavateli je další nejjednodušší metodou, jak se vyhnout podvodným platbám. Měli byste zkontrolovat podrobnosti dodavatele na faktuře s minulými fakturami v procesu splatných účtů.

   zkontrolujte název firmy, logo, kontaktní číslo, poštovní adresu a e-mailové ID. Tato křížová kontrola vás nejen varuje před podvody, ale také vám pomůže aktualizovat systémová data. A pokud se jedná o nového dodavatele, musíte před pokračováním ověřit kontaktní údaje.

   kromě toho, pokud chcete ušetřit čas a vyhnout se selhání platby, měli byste také zkontrolovat platební podmínky, jako je číslo účtu, daňové identifikační číslo a preferovaný způsob platby uvedený na faktuře.

5. označte datum splatnosti faktury

   zaznamenání data splatnosti faktury vám pomůže vyřešit prioritu platby faktury a zlepšit cash flow. Jiné, než je, zaznamenání lhůty platby má pro vaši organizaci také ekonomické výhody. To vám ušetří od placení poplatků za pozdní platby a pomůže vám využít slevy early bird, jak je uvedeno v platebních podmínkách.

6. Naplánujte platbu

   jakmile jsou všechny výše uvedené kontroly provedeny, musí být platba naplánována a schválena správcem závazků nejméně několik dní před. To vám dává okno pro zastavení platby, pokud se vyskytnou nějaké problémy s platbou.

   jak bylo uvedeno, ověření faktury je zásadní proces a vyžaduje veškerou vaši pozornost. Každý krok procesu má však téměř nulové limity tolerance, protože může způsobit katastrofy finančního účetnictví.

moudré by tedy bylo spustit schválené faktury prostřednictvím konečného kontrolního seznamu před odesláním faktur k provedení transakce.

zde je rychlý, ale nezbytný kontrolní seznam ověření faktury pro odsouhlasení faktury.

kontrolní seznam ověření faktury

• ujistěte se, že faktura je Nezaplacená

  než odešlete faktury provádějící platbu, měli byste potvrdit, že faktura je nezaplacená. Nejpřesnějším způsobem, jak to zjistit, je spustit kontrolu čísla faktury v protokolech” placené faktury”.

• ověřte fakturu s dokumentací

  , jakmile víte, že faktura je dosud nezaplacena. Měli byste to křížově ověřit se všemi dostupnými podpůrnými dokumenty týkajícími se nákupu. Zahrnuje například potvrzení o PO, kotaci a doručení.

• objasněte nesrovnalosti

  fakturační chyby nejsou vzácným jevem. A předpokládejme, že zjistíte nějaké nesrovnalosti na faktuře je ověřena. V takovém případě byste to nikdy neměli zanedbávat a vyjasňovat s účty splatnými & úředník pohledávek, projektový manažer nebo příslušný orgán. Přesto, pokud čelíte jakýmkoli problémům, měli byste se obrátit na dodavatele a vyřešit je.

Voila!

jste hotovi! Pokud jste postupovali podle výše uvedených kroků, úspěšně jste ověřili fakturu.

nyní,

jak dlouho to trvalo?

trvalo to déle, než jste si představovali?

Obecně platí, že čas potřebný ke zpracování faktury pro malé firmy s omezenými zdroji je zhruba 17days v průměru.

takže, pokud chcete zasáhnout top gear, stáhněte si aplikaci InvoiceOwl nyní!

vytvořit profesionální faktury on-line snadno a udržet na vrcholu své finance

InvoiceOwl je rys-bohatý fakturace aplikace, která pomáhá malým podnikům, na volné noze, a dodavatelé vytvářet faktury na cestách a dostat zaplaceno rychleji!

Začínáme zdarma

závěr

v pořádku!

nebylo to tak jednoduché?

v tomto blogu jsme hovořili o nejjednodušších krocích, jak se vyhnout chybám při platbě faktur. A výhody ověření faktury vás musely povzbudit, abyste ji již praktikovali.

ale pokud se chcete vyhnout všem manuálním fakturačním úkolům, Vygenerujte fakturu nyní a odstraňte prostor pro lidské chyby z celého procesu fakturace.

doufáme, že tento blog vymazal téměř všechny vaše dotazy týkající se procesu ověření faktury. Chcete-li získat inovativní nápady, trendy, a tipy týkající se fakturace na jednom místě, Podívejte se na další blogy u nás.