Jak prezentovat modely obchodních procesů zúčastněným stranám

přerušil někdy člen publika uprostřed prezentace o analýze procesů, aby se zeptal: “můžete nám ukázat procesní modely v jednoduchém snímku PowerPoint?”- nebo, ” nechci se dívat na zelené a fialové krabice, jen mi ukaž tok!”

možná jste pak cítili, že jste promarnili některé své úsilí při modelování procesu s příliš velkým detailem nebo špatným způsobem. V rozpacích a demoralizovaných jste se museli divit, jak jinak by mohly být tyto modely prezentovány. No, nejste sami!

Toto je běžné dilema, když je potřeba prezentovat procesní modely různým divákům. Umění i věda představují správnou úroveň podrobností procesu správné skupině zúčastněných stran, zejména pokud nejsou obeznámeni s jazykem modelování procesů.

efektivní prezentace je ještě důležitější v rozsáhlejších a komplexnějších pracích na zlepšování procesů a v nových automatizovaných implementacích obchodních modelů. Možná budete muset použít více typů modelů k popisu stejných obchodních procesů různým divákům.

proto je velmi důležité pochopit, kdo jsou zúčastněné strany a co by rádi viděli před vaším publikem s nimi.

tento článek navrhuje přístup k efektivní prezentaci modelů obchodních procesů založených na třech klíčových prvcích: porozumět, organizovat a komunikovat.

rozumíte

rozumíte potřebám zúčastněných stran?

splňují detaily procesních modelů jejich očekávání?

pro efektivní komunikaci je nezbytné pochopit, kdo jsou zúčastněné strany a proč mají zájem. Různé úrovně a klíčové zúčastněné strany mohou být následující:

1. podniková / manažerská úroveň (vrcholoví manažeři, programový management)

2. úroveň procesů / projektů (vlastníci procesů, provozní manažeři, manažeři rizik / kvality, procesní analytici, odborníci na předmět, členové týmu)

3. úroveň implementace procesu / projektu (HR manažeři, change agenti, programátoři, vývojáři, uživatelé procesů).

požadovaná úroveň detailů modelu závisí na zúčastněných stranách.

Vrcholový management bude preferovat hrubé detailní popisy procesů usnadňující rychlé a správné obchodní rozhodnutí. Uživatelé procesu oceňují jemné detailní specifikace pracovních postupů.

proto je běžné, že organizace udržují několik modelů pro jeden obchodní proces.

organizovat

jak spravujete velké množství informací o modelování procesů a zajišťujete, aby je vaše publikum mohlo číst a porozumět jim?

existují dvě věci, které to mohou usnadnit: začněte s procesní architekturou, a zahrnout legendu na každém procesním diagramu.

uspořádání modelů podnikových procesů pomocí hierarchické architektury procesů umožňuje bezproblémovou navigaci mezi úrovněmi detailů během prezentace.

ve výše uvedeném příkladu úrovně 1-5 poskytují strategickou, taktickou a operační perspektivu podrobností procesu. “Co” (úrovně 1-3) poskytuje hrubý přehled o podnikatelském prostředí organizace, zatímco “jak” (úrovně 4 a 5) poskytuje jemné popisy kroků procesu.

bude vaše publikum schopno pochopit, co je v modelu?

pochopí to, když tam nejste?

vždy je vhodné použít legendu diagramu, která vysvětluje symboly a konvence modelování. To je důležité zejména pro ty, kteří nejsou obeznámeni s procesním modelováním.

sdělte

jaký formát je nejlepší použít pro prezentaci procesního modelu?

je třeba zvážit tři věci: prezentační médium, jazyk a grafickou prezentaci.

1. vyberte prezentační médium, které nejlépe ukáže požadovanou úroveň detailů. Nástroj pro modelování procesů může umožnit více úrovní prezentace. Snímky aplikace PowerPoint mohou být vhodné pro hrubé detaily procesu a informace o řízení projektu. Pro jemné detaily procesu může být relevantní pro tisk modelů na velkoformátový papír.

2. používejte jednoduchý jazyk. Pokud publikum není obeznámeno s terminologií, vyhněte se technickému žargonu. Pamatujte, že to, co je jednoduchý jazyk pro někoho, kdo má značné zkušenosti s modelováním, může být nepochopitelný žargon pro jiného s malou expozicí procesnímu modelování.

3. vyberte grafiku podle příležitosti. Většina modelovacích nástrojů vytváří rozumnou grafiku, ale nevyhnutelně vypadají jako procesní modely. Pro některé publikum může být vhodnější mít grafiku ve stylu scénáře, jak je uvedeno níže. Tento diagram byl úspěšně použit k prezentaci a diskusi o navrženém otevření účtu procesu v bance s klíčovým zlepšením procesu zvýrazněným dole (i .e. organizační, systémové a mediální přestávky).

závěr

prezentace procesního modelu je stejně kritická jako jakákoli jiná prezentace projektu, zejména pro zúčastněné strany, které nikdy neviděly modely v nástroji pro modelování procesů. K dosažení cíle prezentace modelu obchodního procesu je třeba vyvinout pečlivý přístup, aby bylo možné porozumět očekáváním zúčastněných stran a splnit je.

organizace modelů obchodních procesů v procesní architektuře umožňuje snadnou navigaci mezi hrubými a jemnými detaily procesu a celkovým průběhem procesu.

bezplatná modelovací legenda usnadňuje čtení a porozumění procesní dokumentaci.

kreativní využití různých prezentačních médií modelu obchodních procesů zvyšuje vizuální kvalitu modelu pro zúčastněné strany.

toto jsou klíčové konstrukční otázky:

• jaké detaily modelu procesu (hrubé nebo jemné) chcete zobrazit?

• jaký je nejlepší způsob, jak ukázat tyto detaily, aby co nejlépe efekt pro konkrétní publikum?