antagelser og begrænsninger i projektledelse

i dag vil vi diskutere projektantagelser og begrænsninger ved at se på et eksempel i den virkelige verden.

Forestil dig, at du vil shoppe i et indkøbscenter, der tager en time at nå i bil.

du antog, at du ville forlade dit hjem omkring 6:00 pm og nå indkøbscenteret ved 7:00 pm.

dette er et eksempel på en antagelse, noget du mener er sandt.

hvad med begrænsninger?

i shoppingeksemplet kan du tænke på to. Den første begrænsning er penge. Hvis du har 500 USD i hånden, er det alt, hvad du kan bruge på denne shoppingtur. Den anden begrænsning er indkøbscentrets lukketid; lad os sige, at det er klokken 10:30. Det betyder, at du ikke kan fortsætte din shopping efter det.

tilsvarende har projekter også antagelser og begrænsninger. Du skal forstå og styre disse faktorer, hvis du vil gennemføre dit projekt med succes.

lad os dykke ind.

Projektantagelser og Projektbegrænsninger

projektantagelser og-begrænsninger identificeres i starten af projektet. Gennem hele projektets livscyklus vil de blive forfinet og analyseret igen. Projektantagelser og begrænsninger er nøglen til mange processer i PMBOK-guiden.

et væsentligt aspekt af dit projekt, antagelser og begrænsninger styres ikke som krav eller risici. Dokumentation af dem hjælper dog med at beskytte dig mod fremtidig forværring. Du skal skitsere dit projekts antagelser og begrænsninger i erklæringen om projektomfang.

Projektantagelser

en antagelse er, hvad du mener er sandt. Dette er forventede begivenheder eller omstændigheder, der forventes i løbet af dit projekts livscyklus. Du tager antagelser baseret på din oplevelse eller de tilgængelige oplysninger.

antagelser ender muligvis ikke med at være sande. Faktisk kan de undertiden være falske og kan påvirke dit projekt negativt og tilføje risiko for projektet.

lad os for eksempel genoverveje det tidligere eksempel. Du antog, at det ville tage en time for dig at nå destinationen. Hvad sker der, hvis du sidder fast i trafikken og ikke kan nå indkøbscentret til tiden?

din antagelse viste sig at være falsk. Nu er din shopping i fare, fordi du ikke har så meget tid som planlagt.

dette kan også ske med dit projekt.

for eksempel antog du, at du kunne få det nødvendige udstyr, når du havde brug for det. Du kunne dog ikke få det, da Tiden kom på grund af mangel eller forsyningskædeproblemer.

nu er du i en vanskelig situation.

antagelser spiller en væsentlig rolle i udviklingen af en risikostyringsplan. Derfor skal du som projektleder analysere hver antagelse og forudsige dens indvirkning.

eksempler på Projektantagelser

• du får alle de ressourcer, du har brug for.
• i regntiden vil billig arbejdskraft være tilgængelig.
• alle relevante interessenter kommer til næste møde.
• dine teammedlemmer har alle de nødvendige færdigheder.
• alt udstyr er i god stand.
• leverandøren leverer forbrugsstoffer til tiden.

du kan se, hvordan hvis nogen af antagelserne ovenfor viser sig anderledes, vil dit projekt blive radikalt påvirket.

Projektbegrænsninger

Projektbegrænsninger er begrænsninger, der pålægges projektet, f.eks. budgettet, tidsplanen eller ressourcerne.

PMBOK-guiden anerkender seks projektbegrænsninger: omfang, kvalitet, tidsplan, budget, ressourcer og risiko. Ud af disse seks er omfang, tidsplan og budget kendt som de tredobbelte begrænsninger.

disse begrænsninger er defineret i starten af dit projekt, og du skal arbejde inden for deres grænser.

en begrænsning kan være af to typer:

1. Forretningsbegrænsninger
2. tekniske begrænsninger

Forretningsbegrænsninger

forretningsbegrænsninger afhænger af din organisations tilstand. De er begrænsninger på højt niveau og defineres ofte, når projektet starter, som tid, budget og ressourcer.

ændringer af disse begrænsninger er sjældne, og projektledelsesteamet skal arbejde inden for dem.

tekniske begrænsninger

tekniske begrænsninger begrænser dine designvalg. De er faste, og enhver ændring af de tekniske specifikationer kan påvirke din projektplanlægning.

lad os for eksempel sige, at du bygger en rørledning. Ifølge designet skal rørledningen modstå en vis mængde pres; dette er din tekniske begrænsning, en fast virkelighed.

hvert projekt har begrænsninger. Derfor skal du identificere dem alle og udvikle din plan i overensstemmelse hermed. Begrænsninger er uden for din kontrol, pålagt af kunder, organisationer eller statslige regler.

Projektbegrænsninger eksempel

et par eksempler på begrænsninger er:

• du skal nå den første milepæl inden for en måned.
• du skal arbejde med de tilgængelige ressourcer.
• du vil kun have to site ingeniører.

antagelser Vs begrænsninger

følgende er et par forskelle mellem antagelser og begrænsninger:

• antagelser menes at være sande, mens begrænsninger er sande i naturen.
• antagelser er gode for projektet, mens begrænsninger for det meste ikke er gunstige for projektmålet.
• hvis antagelser bliver falske, er det dårlige nyheder for projektet. Men hvis begrænsninger er falske, er det positivt.

forudsætninger og begrænsninger spiller en afgørende rolle i planlægningsprocessen som grundlaget for din projektstyringsplan.

enhver antagelse er en potentiel risiko for dit projekt, fordi hvis en antagelse er forkert, er du i problemer. Din risikostyringsplan afhænger stærkt af antagelser og begrænsninger. Manglende identifikation af nogen af dem kan påvirke dit projekt.

Resume

forudsætninger og begrænsninger er en vigtig del af dit projekt. De skal identificeres, kontrolleres og overvåges løbende.

en antagelse er en betingelse, du synes er sand, og en begrænsning er en fast begrænsning på dit projekt. Antagelser skal analyseres realistisk, mens begrænsninger skal identificeres tydeligt i hele projektets livscyklus. Håndtering af antagelser og begrænsninger er nødvendige for at fuldføre dit projekt med minimal obstruktion.

projektantagelser og projektbegrænsninger er væsentlige emner fra et PMP-certificeringseksamen synspunkt. Du kan se spørgsmål om dette.