Centraliseret arkiveringssystem | forklaring / fordele

Hvad er centraliseret arkiveringssystem?

optegnelserne over alle afdelinger i forretningsorganisationen opretholdes et sted, dvs.centraliseret arkiveringssystem. De centraliserede arkiveringsregistre styres af en fælles indeksplan. For hvilken der oprettes en separat afdeling, dvs. kendt som arkiveringsafdeling. Alle organisationens filer bevares af denne afdeling. De funktionelle afdelinger i en organisation er lettet over hovedpinen ved at føre poster. Alle filer, arkiveringsudstyr og arkiveringspersonale er placeret i arkiveringsafdelingen.

fordele ved centraliseret arkivering

de vigtigste fordele ved centraliseret arkivering er som følger.

1. Der er ingen overlapning af arkiveringsordninger. Derfor er omkostningerne ved arkiveringsvedligeholdelse meget lave.

2. Der er bedre udnyttelse af lagerplads.

3. Nem placering af dokumenter og optegnelser er mulig. Det sparer tid og menneskelige ressourcer.

4. Der er fuld udnyttelse af lagerplads til rådighed.

5. Duplikering af påfyldningsudstyr undgås maksimalt og kræves kun få arkivskabe.

6. Det muliggør ensartethed og standardisering af arkiveringssystemet og-metoden.

7. Det sikrer nem placering og levering af nødvendige dokumenter.

8. Dette system bruger uddannet og kvalificeret personale, hvilket fører til større nøjagtighed i arkivering af poster.

9. Dette system sikrer større output og effektiv drift af ethvert arbejde på hele kontoret.

10. Tilsyn og kontrol kan anvendes på en bedre måde på overførsel af poster, deres hentning og opbevaring.

11. Optegnelser og dokumenter arkiveres på fagmæssigt grundlag.

12. Dette system sikrer effektiv drift af opfølgningsaktiviteter.

13. Den kontinuerlige drift af dette system kan ikke hæmmes af fraværet af kontorpersonale.

14. Opdelingen af relevante dokumenter på forskellige steder undgås.

15. Der er ingen problemer med at fil brugere og arkivering afdeling personale.

16. Integritet af filer kan opretholdes, og tab af værdifulde poster kan forhindres, da det autoriserede personale alene har tilladelse til at få adgang til filerne.

17. Mere effektiv administration af opbevaring af optegnelser tidsplan lettes.

18. De funktionelle afdelingschefer gemmes fra botningen af vedligeholdelse af optegnelser. De kan bruge deres fulde tid og opmærksomhed på afdelingsaktiviteterne.